Comprendre l’organigramme virtuel
Le changement est excitant. Le changement peut être effrayant. Regardons les choses en face, le changement représente beaucoup de travail. Alors que les organisations continuent de croître et d’ajouter de nouveaux employés, le paysage organisationnel continue de changer. Nous en avons tous fait l’expérience. Une personne part, un poste est ajouté ou une personne est promue, ce qui vous laisse avec une nouvelle structure organisationnelle. Nous essayons tous de comprendre quel était le coût de l’embauche ou de quel centre de coûts cela provient.
Lorsque le changement se produit, pour de nombreuses organisations, cela signifie réorganiser leur structure interne ou repartir complètement de zéro. De nombreuses entreprises gèrent les coûts et la mise en place des équipes de leur organisation au moyen de feuilles de calcul et de documents complexes que seuls quelques employés peuvent comprendre d’un coup d’œil. Comme le montre le rapport 2018 State of Workforce Management, 42 % des organisations de santé et de services à la personne connaissent un taux de rotation supérieur à 20 %, ce qui crée des modifications constantes de la structure organisationnelle. Pour rester à la hauteur de ces changements, les organisations doivent trouver un moyen plus simple.
La structure d’une organisation doit être transparente, ce qui signifie que tous les employés d’un effectif doivent pouvoir voir et comprendre comment leur organisation est mise en place. Cela aide les employés à comprendre la chaîne de commandement interne, et les managers à voir tous les employés de leur équipe, et à prendre des mesures administratives si nécessaire. Lorsque des employés quittent une organisation, qu’un poste vacant est pourvu ou qu’un employé est muté à un nouveau poste, la structure de l’organisation doit être mise à jour automatiquement, sans aucun effort ou intervention manuelle. Heureusement pour les organismes de santé et de services sociaux, il existe désormais un outil qui encourage la transparence et l’automatisation de la structure d’une organisation, conçu spécifiquement pour répondre à leurs besoins et à leurs défis. Cet outil est connu sous le nom d’organigramme virtuel.
Qu’est-ce qu’un organigramme virtuel ?
Un organigramme virtuel est une représentation visuelle de la hiérarchie interne d’une organisation, et cartographie un effectif par département. Les organigrammes virtuels jouent un rôle essentiel dans l’automatisation des flux de travail et permettent de s’assurer qu’aucune tâche, aucun projet ou aucune donnée ne passe à travers les mailles du filet. Cela est particulièrement utile dans les organisations comptant des centaines d’employés, où suivre manuellement l’évolution de l’organisation peut être un travail à plein temps. Non seulement cela fait gagner du temps aux RH, mais cela les libère pour qu’ils se concentrent sur des tâches qui contribuent davantage au succès de l’organisation, comme le recrutement et la rétention des meilleurs talents.
L’organigramme virtuel donne aux dirigeants le pouvoir de mettre en place leur organisation comme ils le souhaitent, en leur permettant de déterminer combien de postes seront dans chaque département. Les dirigeants peuvent également aller plus loin et lier des attributs spécifiques à chaque poste, tels que la fourchette de salaire, le centre de coûts, la source de financement et le lieu. En plus d’accroître la visibilité interne de l’organisation, cette approche permet aux cadres de mieux suivre les coûts associés à chaque poste. Cela réduit considérablement le risque d’embaucher tout employé non budgété.
Où trouver un organigramme virtuel?
Plusieurs des principaux acteurs et fournisseurs de l’espace logiciel RH ne sont pas livrés complets avec un organigramme virtuel. Cela est probablement dû au fait que leur logiciel est générique et qu’il est destiné à une utilisation de masse, quelle que soit la taille de l’organisation. En revanche, des fournisseurs spécialisés et sophistiqués comme DATIS, qui se concentrent sur des secteurs spécifiques, proposent un organigramme virtuel entièrement interactif et exploitable, sans frais supplémentaires. Pour les cadres actuellement dans le processus de sélection des fournisseurs qui voient de la valeur dans plus de transparence interne et d’automatisation devraient se renseigner sur un organigramme virtuel lors des démonstrations de logiciels.
Les organigrammes virtuels modernes sont basés sur le Web et peuvent être accessibles de n’importe où et à tout moment, généralement via un portail en ligne. De nombreuses organisations de santé et de services sociaux ont des employés qui travaillent à distance ou sur la route, permettre à ces employés de voir leur structure organisationnelle peut augmenter l’engagement des employés et garder ces employés dans la boucle. Alors que tous les employés d’une organisation ont accès à l’organigramme virtuel, les gestionnaires, les administrateurs et les cadres ont des autorisations spéciales qui leur fournissent des descriptions plus détaillées des différents postes qui composent leur organisation.
Que pouvez-vous faire maintenant ?
Avec 98 % des organisations de santé et de services à la personne qui prévoient d’investir dans davantage d’outils et de solutions numériques en 2018, il est probable que vous ayez déjà fait des recherches sur certains fournisseurs ou même programmé des démonstrations. Prenez un moment aujourd’hui pour passer en revue vos processus. Vous êtes probablement passé à différentes technologies au cours de l’année dernière, mais avez-vous complètement abandonné la saisie manuelle d’informations dans des feuilles de calcul et des solutions papier ? Pensez au temps passé à mettre à jour la structure organisationnelle au fur et à mesure qu’elle change, et aux avantages que vous tirerez de l’automatisation de ce processus. Imaginez que vous puissiez structurer vos effectifs en quelques clics de souris, et que les flux de travail soient automatiquement redirigés vers l’employé approprié lorsque la chaîne de commandement est rompue.
Pour plus d’informations sur l’organigramme virtuel, téléchargez la fiche technique de l’organigramme DATIS.
Ce blog DATIS a été rédigé par Rob Bennett, DATIS, le 22 février 2018 et ne peut être rediffusé sans autorisation.