Comment gérer efficacement votre inventaire informatique

Visibilité, transparence, conscience, clarté et prévision. Ce sont les principales caractéristiques des administrateurs informatiques qui gèrent avec succès leur parc informatique en employant la discipline de la gestion des actifs informatiques (ITAM).

Il y a encore quelques années, le processus de gestion des actifs était essentiellement une tâche secondaire pour la plupart des départements informatiques. Mais, de nos jours, il est devenu une partie essentielle de la gestion des services informatiques. En fait, l’ITAM a été classé comme le cinquième aspect le plus adopté de l’ITSM.

En outre, la gestion des actifs informatiques a un impact direct sur les quatre principaux processus ITSM ; incidents, connaissances, changements et problèmes.

Cet article couvrira de nombreuses pratiques et conseils pour améliorer la gestion des actifs informatiques, tels que :

• L’ITSM dans l’environnement commercial moderne

• Que rechercher dans les outils de gestion des actifs informatiques

• Que penser de l’utilisation de feuilles de calcul pour l’ITSM ?

• Bonnes pratiques pour la gestion des actifs matériels

• Comment ajouter des données de registre d’actifs informatiques existantes dans la base de données d’un outil

• Mise en place d’un processus de suivi des actifs informatiques pour les nouveaux éléments

• Comment optimiser les actifs informatiques en utilisant la gestion des actifs matériels

• Bonnes pratiques pour la gestion des actifs logiciels

• . pratiques pour la gestion des actifs logiciels

L’IT Asset Management dans l’environnement commercial moderne

L’IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers) décrit l’IT Asset Management comme un ensemble de pratiques commerciales qui intègre les actifs informatiques à travers les unités commerciales au sein d’une organisation. Son but est de joindre les responsabilités financières, d’inventaire, contractuelles et de gestion des risques pour gérer le cycle de vie global des actifs.

Les pratiques organisationnelles et les tendances industrielles de la dernière décennie ont augmenté le besoin d’une meilleure gestion des actifs. Il s’agit notamment de :

• La montée du Shadow IT, où des cadres non informatiques adoptent de nouvelles solutions sans passer par le processus formel
• Le besoin continu de transformer les plateformes informatiques, les migrations vers le cloud, et la virtualisation
• L’incertitude autour des coûts des licences logicielles causée par la virtualisation et la migration vers le cloud
• La pression croissante pour réduire les coûts tout en maintenant les performances
• L’augmentation du nombre d’audits logiciels

Même en 2011, les clients qui ont réussi à exécuter l’ITAM en tant que discipline ont généralement réalisé une réduction des coûts de 30 pour cent au cours de la première année. Ainsi que cinq pour cent au cours des cinq années suivantes.

En revanche, les organisations qui n’ont pas adopté l’ITAM ou qui l’ont mal adopté dépenseraient 20 pour cent de leur coût total en licences de logiciels et en maintenance matérielle pour des actifs qui ne sont plus utilisés.

La gestion des actifs informatiques fait généralement la différence entre la gestion des actifs logiciels (SAM) et la gestion des actifs matériels (HAM). SAM et HAM sont les deux faces d’une même pièce. Ils doivent être gérés de manière légèrement différente car chacun a des exigences spécifiques, mais ils sont néanmoins liés.

Au début, la HAM venait en premier et le SAM en second, car il fallait une infrastructure physique pour que les logiciels y résident.

Cependant, la gestion des actifs matériels est coûteuse et difficile à maintenir, ce qui rend difficile la réalisation de gros investissements dans l’infrastructure physique informatique pour les petites entreprises.

De nos jours, les grandes entreprises telles que SAP, IBM et Microsoft supportent les investissements dans l’infrastructure matérielle et les coûts opérationnels. Elles offrent la puissance de calcul et le stockage à leurs clients en tant que services.

Le développement sans serveur va encore plus loin, permettant à un seul ordinateur avec une connexion Internet d’exécuter de manière transparente des fonctions complexes.

Ainsi, nous commençons à voir une répartition différente entre le matériel et les logiciels d’une organisation à l’autre. Les petites entreprises ont besoin de moins d’investissements en matériel, tandis que les grandes organisations qui fournissent une infrastructure en tant que service, doivent déployer plus de ressources pour répondre à la demande.

Il faut ici se rappeler que la plupart des entreprises ont déjà fait des investissements dans l’infrastructure informatique et ne font qu’étendre leurs capacités informatiques en adoptant une solution de cloud. C’est là que la complexité devient un problème et que la gestion des actifs devient cruciale.

Près de 70 % des entreprises qui ont virtualisé leurs actifs logiciels ont échoué à des audits de fournisseurs et ont fini par se voir facturer des factures importantes. Les audits logiciels constituent une lourde charge pour les ressources informatiques, les équipes ITAM devant consacrer 50 à 70 % de leur temps à traiter les audits.

La réduction des coûts est le principal moteur et la raison la plus évidente de l’adoption de l’ITAM. Mais, il existe bien d’autres avantages que la réduction des coûts :

• Augmenter l’efficacité des achats
• Améliorer la conformité
• Augmenter la sécurité des actifs et de la propriété intellectuelle
• Réduire les risques financiers, contractuels, et de réputation
• Meilleure position pour négocier de nouveaux contrats

Que rechercher dans les outils de gestion des actifs informatiques

Heureusement, parallèlement aux systèmes informatiques et de réseaux de plus en plus complexes, nous avons également développé des outils qui peuvent nous aider à optimiser et à améliorer la collection d’actifs d’une organisation.

Les capacités essentielles d’un outil de gestion des actifs informatiques sont les suivantes :

• Capacités d’importation de données faciles
• Référentiel pour gérer les actifs logiciels et matériels
• Relation clairement définie entre les actifs informatiques, les utilisateurs et les informations d’utilisation
• Intégration avec les systèmes informatiques et commerciaux adjacents

Les fonctions suivantes pour les outils de gestion des actifs informatiques peuvent également être très utiles :

• Gestion des audits
• Suivi de la conformité
• Gestion de la configuration
• Gestion des contrats/licences
• Suivi des coûts
• Gestion des stocks

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• Gestion de la maintenance
• Gestion des achats
• Gestion des demandes
• Gestion des fournisseurs

Et si on utilisait des feuilles de calcul pour l’ITAM ?

Bien qu’ils puissent sembler rudimentaires et recevoir moins de budget marketing par rapport aux outils ITAM dédiés, les tableurs ont beaucoup de fonctionnalités. Cela les rend adaptés aux parcs informatiques de petite et moyenne taille.

Pour tirer le meilleur parti des logiciels de tableur, envisagez d’utiliser les fonctionnalités suivantes :

• Formatage conditionnel

  Ceci peut être utilisé pour mettre en évidence les actifs sortant du support, les mises à jour ou autres.

• Rapports

  L’utilisation de graphiques ou de tableaux Pivot de Microsoft Excel peut produire des rapports complexes.

• Macros

  Automatiser le traitement des données et se connecter à des sources externes.

• Exportation et importation de données

  Connecter à des bases de données SQL pour alimenter ou tirer des informations.

En outre, la plupart des logiciels de tableur sont gratuits et la plupart des systèmes informatiques possèdent déjà une version de Microsoft Excel. Il n’y a donc pas besoin d’investissement supplémentaire.

Bonnes pratiques pour la gestion des actifs matériels

Le matériel informatique est un terme générique qui comprend la plupart des articles que l’on peut trouver dans un environnement informatique. Les exemples incluent les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les moniteurs, les routeurs, les commutateurs, les hubs et les téléphones.

Les informations stockées contre chaque actif matériel doivent au moins garantir que l’actif peut être identifié de manière unique.

Afin d’optimiser les actifs matériels, les administrateurs informatiques doivent conserver des informations supplémentaires en ce qui concerne la garantie, les contrats de support, la maintenance et d’autres variables. La gestion des actifs matériels doit également inclure des données pour soutenir la SAM.

Voici des informations de base pour le matériel :

• Nom de l’actif pour créer un identifiant unique en utilisant des informations telles que la marque, le modèle, l’emplacement
• Vendeur de l’actif
• Types d’appareils tels que l’ordinateur portable, le routeur ou le téléphone mobile
• Numéro de série
• Statuts de l’actif tels que Déployé, En stockage, Retiré et Éliminé
• Rôles de l’actif tels que Production, En attente, et Test
• L’entité organisationnelle propriétaire de chaque actif
• L’emplacement du dispositif
• Les informations de configuration
• Les logiciels installés sur l’actif
• La date d’achat
• La date de mise en service
• La date d’expiration de la garantie / du support contractuel

Lors de l’alimentation de la base de données d’un outil ITAM ou d’une feuille de calcul, les administrateurs informatiques doivent également ajouter des informations sur les actifs informatiques actuels. Ainsi que de mettre en place un processus pour ajouter de nouveaux actifs lorsqu’ils sont acquis à l’avenir.

Comment ajouter les données du registre des actifs informatiques existants dans la base de données d’un outil

Ci-après sont décrites trois façons dont les administrateurs informatiques peuvent alimenter la base de données d’un outil avec des informations sur leurs systèmes informatiques actuels.

1. Importer tout traceur existant dans l’outil

   Si vous avez développé votre entreprise et qu’une simple feuille de calcul était suffisante pour garder la trace de votre matériel, vous pouvez utiliser votre feuille de calcul pour alimenter toutes les informations dans l’outil HAM.

2. Découvrez votre réseau pour les appareils connectés

   Il existe de nombreux outils de découverte qui sont capables de scanner l’intégralité de votre réseau et de renvoyer de nombreuses informations sur vos actifs matériels.

3. Utiliser les informations de commande des fournisseurs

   Les détails de commande émis par les fournisseurs vous donneront des informations sur tous les actifs de votre patrimoine.

Mettre en place un processus de suivi des actifs informatiques pour les nouveaux éléments

Lorsqu’elles ajoutent de nouveaux actifs informatiques dans leur patrimoine, les organisations passent par un cycle de vie matériel spécifique. Le cycle de vie décrit les étapes par lesquelles l’appareil progresse tout au long de sa vie.

Typiquement, un cycle de vie du matériel comporte les éléments suivants :

• Architecture et conception du réseau
• Demande d’actif
• Approbation et approvisionnement
• Déploiement
• Utilisation, maintenance et mises à niveau
• Déclassement

Dans un cycle de vie tel que celui décrit ci-dessus, le processus de suivi des actifs commence dès l’étape numéro un. Après avoir effectué une analyse et présenté un bon de commande ou une analyse de rentabilité pour l’achat de plus d’actifs, le service informatique devrait déjà avoir une image claire de quel appareil ira où et quel logiciel il devra exécuter.

À l’étape numéro quatre, le processus de gestion des actifs peut être consolidé lorsque toutes les données sont disponibles.

Comment optimiser les actifs informatiques à l’aide de la gestion des actifs matériels

Les avantages de l’utilisation d’un outil de gestion des actifs matériels vont au-delà du simple stockage des informations sur les appareils. Les outils modernes vous permettent de configurer votre tableau de bord et d’accéder à des informations précieuses telles que :

• Générer des rapports

  Voir la disponibilité, l’utilisation, les éléments qui ne sont pas actuellement installés, les appareils à mettre hors service.

• Utiliser la surveillance du réseau informatique pour soulever des alarmes

  Soulever des problèmes lorsque le logiciel sort de la garantie ou atteint sa fin de vie.

• Automatiser les flux de travail de déploiement

  Créer des modèles de configuration pour les périphériques en fonction de leurs fonctions.

• Gérer les mises à jour de logiciels et de sécurité

  Planifier des créneaux horaires dédiés aux mises à jour pour minimiser les temps d’arrêt.

Bonnes pratiques pour la gestion des actifs logiciels

Gérer les actifs logiciels est devenu une nécessité après la mise en œuvre généralisée du cloud computing et l’inclusion silencieuse du Shadow IT.

La gestion des actifs logiciels offre trois avantages :

1. Gouvernance

   Assurer que seules les applications approuvées sont introduites dans l’environnement informatique local et que les licences logicielles sont pleinement et correctement utilisées.

2. Gestion

   La SAM offre de multiples fonctions pour la programmation des mises à jour, la prévision des coûts, l’ajout de nouveaux actifs et le déclassement des anciens.

3. Agilité de l’entreprise

   La disponibilité des informations accélère considérablement le processus de changement dans les grandes organisations.

Les licences sont sans doute la dimension la plus importante en ce qui concerne la gestion des actifs logiciels, car une mauvaise gestion des licences peut coûter des millions aux organisations.

Il existe de nombreux types de licences, chacune ayant des accords contractuels et des exigences différentes. En voici quelques-uns :

• Identity-locked

  Une licence est attribuée à un utilisateur spécifique et n’est pas commutable (par exemple Microsoft Windows).

• Node-locked

  Une licence qui ne peut être utilisée que par un utilisateur à la fois, mais que plusieurs utilisateurs peuvent utiliser à des moments ultérieurs.

• Floating

  Une licence qui est disponible pour un grand nombre d’utilisateurs. Lors de la connexion, un système de licence a attribué à l’utilisateur demandeur une licence qui est réclamée à la fin de la session.

• Licence de site

  Utilisation illimitée sur le site d’installation de la licence.

• Open Source

  Utilisation illimitée dans le cadre du contrat de licence.

• Timed

  La licence n’est disponible que pendant une période déterminée.

• Physically Restricted

  Licences attachées au matériel.

Choisir un outil SAM

Les outils de gestion des actifs logiciels sont conçus pour offrir au personnel informatique autant de contrôle et de visibilité sur leur parc informatique. Si chaque outil est différent, la plupart d’entre eux incluent des fonctionnalités telles que :

• Gestion des licences logicielles
• Configuration des logiciels
• Gestion de l’inventaire
• Utilisation des logiciels
• Contrat et achat
• Compliance. ad governance
• Gestion du cycle de vie des logiciels
• Déploiement des logiciels
• Rapport

Lors de l’évaluation des capacités critiques des outils de gestion des actifs logiciels, nous recommandons de rechercher les caractéristiques qui rapprochent les données relatives aux droits et à la consommation des logiciels afin de réduire les risques de conformité, d’optimiser les coûts et d’améliorer les performances de l’entreprise. Nous recommandons aux responsables de l’infrastructure et des opérations de rechercher les éléments suivants :

• Saisie manuelle des habilitations logicielles
• Automatisation des habilitations logicielles
• Consommation de logiciels d’extrémité
• Consommation de logiciels de centre de données
• Consommation de cloud

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• Consommation de logiciels spécialisés
• Reconcilier les informations externes
• Optimiser les droits/consommation
• Partager les informations

Comment gérer les actifs logiciels lorsque les employés rejoignent, quittent ou déménagent au sein de l’entreprise

Lorsqu’il y a un changement organisationnel, l’employé en question devra disposer d’un ensemble de biens informatiques mis à jour.

Il faut mettre en place un workflow qui doit couvrir les points suivants : l’affectation des actifs existants, l’acquisition de nouveaux actifs, la récupération des actifs lors du départ de l’entreprise, mais aussi la mise en place d’un processus pour les actifs perdus ou volés.

Ce flux de travail informatique devrait travailler en étroite collaboration avec le système RH, en communiquant entre les informations sur l’utilisateur et les niveaux de permission.

Comment gérer les actifs logiciels pour prévenir les audits

Les audits des fournisseurs sont des processus d’enquête sur la conformité d’une organisation pour l’utilisation du logiciel dans les conditions contractuelles.

Une mauvaise visibilité et une mauvaise gestion des licences disponibles peuvent conduire une organisation à ne pas être conforme, ce qui en fait une cible facile pour les fournisseurs qui vendent leur produit à un prix élevé et leur facturent des factures importantes.

Les grands fournisseurs de logiciels tels que Microsoft, Adobe, IBM, SAP et Oracle ont acquis une réputation d’audits logiciels agressifs qui perturbent les opérations informatiques d’une organisation.

En adoptant un outil de gestion des actifs logiciels, le risque de non-conformité est considérablement réduit car les administrateurs informatiques ont une vue d’ensemble de toutes les licences disponibles, de la façon dont elles sont distribuées, de qui les utilise et de leur date d’expiration.

Suivre le renouvellement des licences, acquérir des actifs supplémentaires lorsque la demande augmente et supprimer les licences dans les cas où elles ne sont pas utilisées aidera les organisations non seulement à se protéger contre les audits, mais aussi à optimiser leur parc informatique pour produire le plus de valeurs.

Gérer les actifs logiciels lors de la migration vers le cloud

La migration vers le cloud est un projet complexe et long qui peut laisser de nombreux trous dans les systèmes informatiques s’il n’est pas effectué correctement. La gestion des actifs logiciels joue un rôle énorme pour s’assurer que tous les utilisateurs ont accès aux mêmes services qu’avant et qu’il n’y a pas de divergences entre le système avant et après la migration.

Chaque fournisseur a des systèmes légèrement différents, il y a donc une différence entre le Hana Enterprise Cloud de SAP, IBM Cloud et même Adobe Experience Cloud.

Microsoft recommande aux responsables informatiques d’envisager des solutions SAM qui aident à :

• Aider à déterminer si l’on-premises, le cloud ou l’hybride est la meilleure structure pour l’entreprise.
• Amoindrir les risques associés au déplacement des actifs du centre de données pour les projets de consolidation, de cloud et de virtualisation.
• Délivrer une feuille de route de migration vers le cloud à long terme qui aide à définir les objectifs de migration.
• Évaluer si la migration vers le cloud facilitera la gestion des actifs logiciels.
• Avoir une compréhension approfondie des licences logicielles pour les déploiements dans le cloud et sur site.

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