Le rôle du bureau du registraire est de créer, maintenir, certifier et protéger les dossiers de l’Université sur les cours, les diplômes et les étudiants. Parmi les fonctions essentielles du bureau figurent :
- Maintenir l’inventaire officiel des cours
- Publier les catalogues, les horaires des cours, les horaires des examens finaux, et le calendrier académique
- Coordonner l’utilisation des salles de classe
- Inscrire les étudiants aux cours et gérer le processus d’ajout et de retrait
- Assurer l’exactitude et la confidentialité des dossiers académiques des étudiants
- Collecter les notes et déterminer le statut scolaire des étudiants
- Délivrer les diplômes, les relevés de notes, et les certifications du statut d’inscription
- Déterminer et certifier les progrès académiques des étudiants
- Certifier les étudiants athlètes pour les compétitions de la NCAA et l’éligibilité des étudiants vétérans pour les services aux vétérans
- Identifier, adopter, développer et déployer des services technologiques liés aux fonctions principales du bureau, les besoins de l’Université en matière de services aux étudiants et la communauté de l’enseignement supérieur aux États-Unis
Une description détaillée des éléments inclus dans le dossier académique et sur le relevé de notes figure à l’annexe C, sous-chapitre 9-200, Directory Information and Student Records. De plus amples renseignements sur le bureau du registraire, y compris les coordonnées de chaque section, sont donnés sur le site Web du bureau. Le site Web du bureau du registraire permet également d’accéder facilement à l’horaire des cours, aux catalogues en ligne et aux calendriers universitaires. Certains services fournis par le bureau du registraire sont accessibles via le Texas One Stop, comme les sites sécurisés où les étudiants peuvent s’inscrire à des cours, mettre à jour leurs informations personnelles, demander et consulter des vérifications de diplômes, demander des services pour les anciens combattants et commander des transcriptions.