En tant que kinésithérapeute en exercice, vous avez beaucoup de choses à faire – du traitement des patients et du suivi des données sur les résultats à la gestion d’une entreprise rentable et à la perception du paiement de vos services. Il n’est donc pas étonnant que vous ayez moins de temps que vous ne le souhaiteriez pour vous tenir au courant de tous les tenants et aboutissants de la facturation des PT. Ne vous inquiétez pas, je suis là pour vous aider. Voici 10 règles de facturation incontournables dans un format facile à lire. (Si vous souhaitez approfondir un sujet particulier, cliquez sur les liens dans le paragraphe correspondant. Ils vous mèneront à des articles détaillés qui vous apprendront tout ce que vous devez savoir sur ce sujet spécifique de la facturation PT.)
Une dernière chose avant de commencer : Ce condensé couvre spécifiquement les directives de Medicare. Bien que de nombreux tiers payeurs emploient des politiques de facturation similaires, je recommande fortement de vérifier les règles pour chaque assurance que votre clinique accepte.
Avec cette mise au point, plongeons dans le vif du sujet :
Temps facturable
Pour faire simple, le temps facturable est le temps passé à traiter un patient. Cependant, il y a quelques nuances à garder à l’esprit. Par exemple, vous ne pouvez pas facturer :
- le temps de préparation non qualifié,
- les unités chronométrées multiples dues à plusieurs thérapeutes,
- les périodes de repos ou autres temps de pause,
- la supervision, ou
- la documentation.
De plus, lorsque vous calculez votre temps facturable, vous ne devez jamais arrondir. Cependant, vous pouvez facturer les évaluations et les réévaluations – dans certains cas. La plupart des payeurs, y compris Medicare, autorisent les thérapeutes à facturer les évaluations initiales nécessaires pour établir des plans de soins. Et en ce qui concerne les réévaluations, les thérapeutes peuvent facturer le temps qu’ils passent à effectuer ces évaluations de milieu d’épisode – s’il y a eu un changement significatif dans les progrès du patient (voir le numéro 7 ci-dessous pour en savoir plus).
Pour une discussion détaillée du temps facturable, consultez ce billet.
Services individuels par rapport aux services de groupe
La manière dont vous facturez le temps que vous passez à traiter les patients peut différer selon que vous fournissez des services individuels ou de groupe. Un service individuel est un service de thérapie individuelle – un service qui implique un contact direct et individuel avec un patient. Alors qu’un service de groupe exige une présence constante, il n’implique pas un contact individuel avec chaque patient. Au contraire, selon CMS, il » consiste en un traitement simultané à deux patients ou plus qui peuvent ou non faire les mêmes activités. «
Pour en savoir plus sur les différences entre la facturation des services individuels et de groupe, lisez cet article.
Co-traitement
Maintenant, que se passe-t-il si plusieurs thérapeutes fournissent un traitement à un patient en même temps ? Les thérapeutes qui facturent au titre de Medicare Part B ne peuvent pas facturer séparément le même service ou des services différents fournis au même patient en même temps. Cependant, les thérapeutes qui facturent au titre de Medicare Part A peuvent facturer des séances de traitement complètes et séparées avec un patient – à condition que chaque thérapeute soit d’une discipline différente et fournisse des traitements différents au même patient en même temps.
Pour plus de clarté sur la facturation du co-traitement – et quelques exemples – consultez cette ressource.
Credentialing
Etre accrédité par une compagnie d’assurance vous permet de devenir un fournisseur du réseau, ce qui peut vous aider à atteindre – et à servir – un plus grand nombre de patients potentiels. Si vous n’avez pas encore obtenu d’accréditation auprès d’un payeur important dans votre région, vous pouvez envisager de changer cela. Certains payeurs – comme Medicare – ne permettent pas aux praticiens non accrédités de fournir ou de percevoir des paiements pour des services couverts.
Si vous avez des questions sur le processus d’accréditation, demandez l’avis d’un consultant ou d’un PT établi dans votre quartier. Il peut être en mesure de vous aider à remplir la paperasse ainsi que de vous fournir des conseils et des astuces pour assurer son acceptation.
Copays
Si l’assurance de votre patient exige qu’il paie un copay, vous pouvez percevoir ce paiement lorsque vous fournissez vos services. Dans la plupart des cas, ce n’est pas une bonne idée de renoncer aux copaiements ou aux franchises. Cependant, il existe d’autres moyens de fournir une aide financière aux patients qui en ont besoin. Pour en savoir plus sur ce que vos payeurs considèrent comme acceptable lorsqu’il s’agit d’aider les patients à couvrir le coût de vos services, lisez attentivement vos contrats d’assurance. Si vous arrivez toujours bredouille, contactez directement vos payeurs.
La règle des 8 minutes
La règle des 8 minutes (alias « la règle des huit ») détermine le nombre d’unités de service que les thérapeutes peuvent facturer à Medicare pour une date de service particulière. Selon cette règle, vous devez fournir un traitement direct pendant au moins huit minutes afin de recevoir un remboursement de Medicare pour un code basé sur le temps. Mais, bien que cela semble simple, il existe des scénarios délicats de la règle des 8 minutes qui pourraient vous faire trébucher.
Pour apprendre à gérer ces situations, consultez cette ressource.
Réévaluations
Vous ne devez facturer une réévaluation (97002) que si l’une des situations suivantes s’applique :
- Vous constatez une amélioration, un déclin ou un changement significatif de l’état ou du statut fonctionnel du patient qui n’était pas prévu dans le plan de soins (POC).
- Vous découvrez de nouveaux résultats cliniques au cours du traitement qui sont quelque peu liés à l’état initial du traitement (c’est-à-dire , un nouveau diagnostic à ajouter au POC).
- Le patient ne répond pas au traitement décrit dans le POC actuel, une modification du POC est donc nécessaire.
- Vous traitez un patient atteint d’une maladie chronique et vous ne le voyez pas très souvent.
- La loi sur la pratique de votre état exige des réévaluations à des intervalles de temps spécifiques.
En savoir plus sur la facturation des réévaluations ici.
Le plafond thérapeutique
Introduit dans le cadre de la loi sur le budget équilibré (BBA) de 1997, le plafond thérapeutique a été conçu comme une solution temporaire pour contrôler les coûts de Medicare. Cependant, malgré des efforts de longue date pour abroger le plafond, le Congrès a continué à le renouveler chaque année. Pour 2016, le plafond est de 1 960 dollars pour la physiothérapie et l’orthophonie combinées et de 1 960 dollars pour l’ergothérapie. Le plafond n’est pas réinitialisé pour chaque diagnostic. Ainsi, même si un patient sollicite une thérapie liée à plusieurs diagnostics au cours de la période de prestations, tous ces services seront pris en compte dans le calcul de son plafond. Néanmoins, pour s’assurer que le plafond n’empêche pas les patients de Medicare d’obtenir des soins médicalement nécessaires, le Congrès a également adopté chaque année une législation prévoyant des exceptions pour le dépassement du plafond. En 2016, il existe un processus d’exceptions à deux niveaux.
ABNs
Afin de fournir aux patients Medicare des services que vous estimez soit non couverts par Medicare, soit non médicalement nécessaires (par ex, les services dépassent le plafond thérapeutique), vous devez faire signer à votre patient un Advance Beneficiary Notice of Noncoverage (ABN), indiquant ainsi qu’il acceptera la responsabilité financière si – mais en réalité plutôt quand – Medicare refuse la demande.
Pour en savoir plus sur comment (et quand) administrer correctement un ABN, lisez cet article.
Modificateurs
Modificateur 59
Si vous fournissez deux services entièrement séparés et distincts au cours de la même période de traitement – plus précisément, des services qui sont généralement regroupés ensemble – vous devrez peut-être appliquer le modificateur 59 pour signaler que vous devriez recevoir un paiement pour les deux services. Téléchargez votre tableau de décision imprimable du modificateur 59 ici.
Modificateur KX
Le modificateur KX fait partie du processus d’exceptions automatiques du plafond thérapeutique. Si vous estimez qu’il est médicalement nécessaire pour un patient qui a déjà atteint le plafond thérapeutique de poursuivre le traitement – ce qui qualifie le patient pour une exception – vous joindrez le modificateur KX et documenterez clairement vos raisons de poursuivre la thérapie.
Modificateur GA
Si vous émettez un avis préalable de non-couverture du bénéficiaire (ABN) parce que vous estimez que certains services ne sont pas médicalement raisonnables et nécessaires, alors vous devez ajouter le modificateur GA à la demande de remboursement pour signifier que vous avez un ABN au dossier. (Veuillez noter que si vous utilisez le modificateur GA, vous ne devriez pas utiliser le modificateur KX.)
Parlant de modificateurs liés à l’ABN, il y en a trois autres que vous devriez connaître :
- GX : indique que vous avez émis un ABN volontaire pour un service non couvert.
- GY : indique que vous avez effectué un service non couvert, mais qu’un ABN n’est pas au dossier. (Dans ce cas, le patient est intrinsèquement responsable des frais parce que le service n’est pas couvert.)
- GZ : Indique que vous vous attendez à ce que le service soit refusé parce qu’il n’est pas médicalement nécessaire, mais que vous n’avez pas de NPA au dossier. (Dans ce cas, le patient n’est pas responsable du paiement.)
Vous pensez avoir maîtrisé les modificateurs ? Répondez à ce quiz pour tester vos connaissances.
Voilà : 10 règles incontournables de la facturation de la PT sous forme de condensé. Comment faites-vous pour rester au fait des règles de facturation de la PT ? Quelles ressources sont vos préférées ? Dites-le nous dans la section des commentaires ci-dessous.
A propos de l’auteur
Heidi Jannenga est cofondatrice et présidente de WebPT, la principale solution de dossier médical électronique pour les physiothérapeutes et trois fois Inc. 5000. Elle a plus de 15 ans d’expérience en tant que kinésithérapeute et directrice de clinique, et elle est un membre actif des sections sport et pratique privée de l’APTA ainsi que du conseil d’administration de PT-PAC.