Solution
En raison des frustrations liées à l’espace de messagerie et à l’agenda, ainsi qu’aux capacités de collaboration limitées, le DSI a demandé à une équipe d’examiner les options hébergées pour les étudiants, notamment Google Workspace, Microsoft Live et Zimbra. L’équipe a analysé les coûts et les avantages, puis a créé des groupes de discussion composés d’étudiants pour affiner ses choix. Après avoir testé les différents outils et bénéficié de démonstrations en personne et des commentaires des étudiants, l’université a opté pour Google. La capacité d’intégration avec différents logiciels et matériels a joué un rôle important dans la décision de NC State. « À l’époque, la solution Microsoft ne fonctionnait vraiment qu’avec Internet Explorer », explique Sarah Noell, responsable de l’équipe de service Google et directrice adjointe du bureau des technologies de l’information. « Nous avons un nombre croissant de Mac sur le campus.
Pour les étudiants, dont beaucoup utilisaient déjà Google, c’était vraiment une évidence. » Pendant ce temps, le DSI a demandé à un autre groupe de recherche du campus d’évaluer Google Workspace pour le corps enseignant et le personnel. Leur principal critère était une solution qui nécessiterait peu de changements dans les processus. Le passage d’une solution sur site à une solution en nuage exige effectivement quelques modifications, mais la perception du changement était plus grande que la réalité. La plupart des membres du corps professoral ont accueilli favorablement le passage à Google, après l’avoir vu utilisé avec tant de succès par les étudiants. Si certains membres du personnel étaient initialement réticents, leurs plaintes ont pratiquement disparu depuis qu’ils ont commencé à utiliser Google Workspace, se souvient M. Noell. Aujourd’hui, l’équipe de M. Noell gère 180 000 comptes Google, dont environ 75 000 sont actifs. Les diplômés de l’État de Caroline du Nord peuvent conserver leurs comptes indéfiniment, et beaucoup ont des comptes inactifs.