Plantilla de la matriz de prioridades

Acerca de la plantilla de la matriz de prioridades

¿Qué es una matriz de prioridades?

Una matriz de prioridades es una herramienta que se utiliza para priorizar el trabajo de forma categórica e informar la toma de decisiones &la gestión del tiempo. Es una herramienta útil porque el sencillo marco puede aplicarse a todo tipo de trabajo, ya sean procesos empresariales, basados en proyectos u operativos. Las matrices de prioridades parten de un formato sencillo, pero pueden personalizarse en función de las necesidades. La mayoría de las organizaciones priorizan por impacto (bajo, medio, alto), nivel de esfuerzo y urgencia.

Cuándo utilizar una matriz de prioridades

Una matriz de prioridades es una herramienta de gestión para las personas que necesitan algo más que una lista básica de tareas, y puede ser valiosa para la gestión de proyectos y la priorización de los mismos. La matriz 2×2 está diseñada para ayudarle a determinar qué tareas son críticas para que pueda centrarse primero en las necesidades más urgentes.

Una variedad de factores puede influir en la urgencia o la importancia de una tarea en su lista. Por ejemplo, si debe completar una tarea que afecta directamente a la satisfacción del cliente, esa tarea es probablemente de alta urgencia y alta prioridad. Sin embargo, si debe completar una tarea que podría hacer más felices a sus clientes en el futuro, esa tarea es probablemente de baja urgencia pero de alta prioridad.

Cómo hacer una matriz de prioridades

Revise su lista de tareas y clasifique cada una en un cuadrante. Aquí tienes cómo pensar en cada cuadrante:

• El cuadrante I es para los plazos más urgentes e importantes.

• El cuadrante II es para la elaboración de estrategias y el desarrollo a largo plazo, tareas que no son urgentes, pero que siguen siendo importantes.

• El cuadrante III es para las tareas urgentes pero no importantes, es para las distracciones que presionan el tiempo y que todavía deben hacerse inmediatamente.

• El cuadrante IV es para el tipo de tareas que producen poco valor, si es que lo hacen.

Analice sus actividades diarias o semanales y asigne los asuntos al cuadrante apropiado en la matriz de criterios antes de evaluar dónde necesita hacer cambios.

Cree su propia matriz de prioridades

La herramienta de pizarra blanca de Miro es el lienzo perfecto para crear y compartir su matriz de prioridades. Empieza seleccionando esta plantilla de matriz de prioridades.

1. Utiliza la plantilla de Miro

¡Abre esta plantilla de Miro para empezar! En el tablero, enumere las tareas que quiere que su equipo realice.

2. Piense en cada tarea

Hágase la siguiente pregunta para cada tarea: ¿Cuáles son las consecuencias de no realizar esta tarea?

3. Priorice las tareas

En base a esa información, clasifique cada elemento de la lista como de «alta prioridad» o «baja prioridad».

4. Asigne una urgencia a las tareas

Ahora divida aún más las tareas de cada categoría en dos subcategorías: «alta urgencia» y «baja urgencia». Ahora debería tener cuatro listas.

5. Asigne valores

Asigne valores entre 1 y 4 a cada opción, donde los números más bajos significan que la tarea es más prioritaria.

6. Coloque en la matriz

Coloque las opciones en su matriz. Una vez completada, comparta sus prioridades con las partes interesadas necesarias.