El elemento más importante de una empresa son sus empleados – después de todo, los empleados productivos son los que hacen que una empresa tenga éxito en primer lugar. Pero, según un reciente informe laboral de la Oficina de Estados Unidos, la productividad de los empleados ha ido disminuyendo en los últimos años.
Aquí se explica qué es realmente la productividad de los empleados, por qué es importante, cómo puede medirla, calcularla y, lo más importante, cómo puede aumentarla.
Cómo aumentar la productividad de los empleados en el lugar de trabajo
- Mejorar las condiciones del lugar de trabajo
- Optimizar el correo electrónico
- Optimizar las reuniones
- Permitir horarios flexibles
- Proporcionar una mejor formación a los empleados
- Detener la microgestión en la delegación de tareas
- Mejorar la comunicación en la oficina
- Fomentar el autocuidado
- ¿Qué es la productividad de los empleados?
- La importancia de la productividad de los empleados
- Cómo medir la productividad de los empleados
- Medir el número de ventas
- Medición de objetivos cumplidos
- Medir el beneficio
- Medir la cantidad de trabajo completado
- Medir la calidad del trabajo completado
- Medir el tiempo empleado
- ¿Cómo se calcula la productividad de los empleados?
- Cómo aumentar la productividad de los empleados en el lugar de trabajo
- Mejorar las condiciones del lugar de trabajo
- Optimice el envío de correos electrónicos
- Optimice las reuniones
- Permita horarios flexibles
- Provea una mejor formación a los empleados
- Detenga la microgestión en la delegación de tareas
- Mejore la comunicación en la oficina
- Aliente el autocuidado
- Conclusión
¿Qué es la productividad de los empleados?
La productividad del empleado, también conocida como productividad en el lugar de trabajo o productividad en el lugar de trabajo, es la medida de la producción de un empleado individual.
Por ejemplo, una empresa que produce botellas artísticas querrá saber cuántas botellas artísticas puede fabricar un empleado en un período de tiempo específico: este número es la producción individual del empleado.
Como tal, la productividad de los empleados no debe confundirse con la productividad de la mano de obra (productividad de la fuerza de trabajo), que es la producción económica global de un país o empresa por hora de trabajo.
La importancia de la productividad de los empleados
El propósito de cualquier empresa es tener éxito – y ya hemos establecido que la productividad de los empleados puede hacer o romper el éxito de una empresa. Dos factores determinan si los empleados tienen éxito en su trabajo:
- Productividad – la cantidad de trabajo completado
- Eficacia – la cantidad de esfuerzo puesto en ese trabajo
Algunas personas pueden pasar mucho tiempo terminando una pequeña cantidad de trabajo – estas personas son más eficaces que productivas.
Otras personas pueden terminar mucho trabajo en poco tiempo – estas personas son más productivas que efectivas.
Siempre debes aprovechar al máximo tanto tu productividad como tu efectividad – intenta poner el máximo esfuerzo en tu trabajo, y terminar todo el trabajo que puedas en el menor tiempo posible.
Hay varios beneficios de la alta productividad de los empleados que demuestran su importancia en su empresa – si los empleados son productivos, el negocio:
- se vuelve más rentable
- crece
- satisface la demanda de los consumidores
- se mantiene competitivo
En resumen, la alta productividad de los empleados asegura que una empresa siga siendo relevante en el mercado.
Cómo medir la productividad de los empleados
Para medir la productividad de los empleados, primero tendrá que hablar con sus empleados y definir un estándar con el que comparará los resultados individuales de los empleados. Puede medir la productividad de los empleados mediante:
Medir el número de ventas
Evidencia de que tiene una alta productividad: Alto número de ventas.
¿Cómo se mide? Determina el número de ventas al mes que debe realizar su empleado y luego compara sus resultados mensuales con este número.
Por ejemplo, decide que cada empleado debe realizar 100 llamadas al mes, hacer 20 contactos y 10 ventas. Si un empleado realiza 120 llamadas, pero sólo 5 ventas, no está alcanzando el estándar. Si un empleado está haciendo 80 llamadas, pero 15 ventas, está superando el estándar establecido.
Medición de objetivos cumplidos
Evidencia de que tiene una alta productividad: Alto número de objetivos cumplidos.
¿Cómo se mide? Determina el número de objetivos por mes que sus empleados deben alcanzar y luego compara sus resultados mensuales con este número.
Medir el beneficio
Evidencia de que tiene una alta productividad: Un beneficio elevado.
¿Cómo se mide? Defines el beneficio anual ideal para tu empresa. Si lo alcanzas o superas, has demostrado la productividad de tus empleados. Si te quedas corto, tus empleados no están alcanzando el porcentaje de productividad esperado.
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Medir la cantidad de trabajo completado
Evidencia de que tienes una alta productividad: Alto número de tareas completadas.
¿Cómo se mide? Determina el número de tareas por semana que deben completar tus empleados y luego compara sus resultados mensuales con este número.
Medir la calidad del trabajo completado
Evidencia de que tienes alta productividad: Todos los proyectos, sin importar su número, se completan con calidad.
¿Cómo se mide? Determina los parámetros que definen un proyecto terminado como de calidad y exitoso, y luego determina cuántos de tus proyectos terminados están a la altura de estos parámetros. Por ejemplo, cuando estás desarrollando una app, el proyecto se considera exitoso y de calidad si la app es funcional, si cumple con todos los requisitos del cliente y si el cliente está satisfecho.
Medir el tiempo empleado
Evidencia de que tienes una alta productividad: Menos tiempo de trabajo en un proyecto.
¿Cómo se mide? Establezca estimaciones del tiempo que tardarán los empleados en terminar todas las tareas relacionadas con su proyecto, y proporcione al cliente un plazo para el proyecto basado en esas estimaciones. Indique a sus empleados que hagan un seguimiento del tiempo que emplean en estas tareas. Si terminan antes de la fecha límite, su equipo fue productivo con su tiempo (y su horario).
¿Cómo se calcula la productividad de los empleados?
Para entender cómo puede aumentar la productividad de los empleados, primero debe calcular el estado actual de la productividad de los empleados.
Hay varias formas de hacerlo, pero el método más común suele consistir en comparar el rendimiento del empleado con el coste relativo que aporta a la empresa: el objetivo final es recibir más valor del empleado del que se le paga, pero, como hemos visto en la sección anterior de este post, hay más indicadores de alta productividad de los empleados.
También puedes calcular el porcentaje de productividad posible del empleado en tu empresa si sigues estos 4 pasos:
- Paso 1: Define un estándar
Medirás todos tus niveles de producción en función de este estándar.
- Paso 2: Determine cuánto tiempo tiene en una semana de trabajo
Si tiene una semana de trabajo de cinco días, con una norma diaria de 8 horas, tiene 40 horas, o 2400 minutos de tiempo cada semana.
- Paso 3: Reste todo el tiempo «improductivo» de su semana laboral
Esto incluye todas sus pausas para comer, descansos cortos, reuniones y actividades similares. Por ejemplo, si cada día dedicas unos 30 minutos a la pausa para comer, 30 minutos a las pausas cortas y 1 hora a las reuniones, son 10 horas o 500 minutos que debes restar del tiempo total de tu semana laboral. Eso deja unos 1.900 minutos limpios de tiempo en que eres productivo.
- Paso 4: Calcula el porcentaje
Cuando calcules tu porcentaje de productividad, recuerda 2 cosas importantes:
- Nunca se puede ser 100% productivo
- Su porcentaje de productividad es sólo la cifra ideal – los empleados tendrán que concentrarse y evitar las distracciones para alcanzar el porcentaje máximo de productividad de la empresa del 79%
Cómo aumentar la productividad de los empleados en el lugar de trabajo
Para aumentar la productividad de los empleados en el lugar de trabajo, debe poner en práctica los 8 pasos siguientes:
Mejorar las condiciones del lugar de trabajo
- Asegúrate de que hay mucha luz natural en la oficina. Los empleados que trabajan en una oficina con ventanas y suficiente luz natural duermen 46 minutos más por la noche: están más descansados y son más propensos a concentrarse cuando llegan al trabajo.
- Incluya vida vegetal en la oficina. Las oficinas verdes hacen que los empleados estén más cómodos y, por lo tanto, sean más productivos con su trabajo.
- No dejes los colores de las paredes en blanco. Los empleados cometen más errores cuando trabajan en oficinas con paredes blancas; en su lugar, opte por el rojo (ayuda en las tareas orientadas al detalle), el verde (ayuda a motivar), el azul (potencia la creatividad).
Optimice el envío de correos electrónicos
- Bloquee el tiempo sólo para los correos electrónicos. Indique a sus empleados que seleccionen una franja horaria cada día en la que se ocuparán de los correos electrónicos, y cúmplala: realice todas las comunicaciones por correo electrónico durante la hora posterior al almuerzo o la hora anterior a la salida del trabajo.
- Mantenga los correos electrónicos breves y precisos. Instruya a sus empleados para que sean educados, así como precisos con sus preguntas, y directos con sus respuestas cuando escriban un correo electrónico.
- Absténgase de enviar correos electrónicos a sus empleados en mitad de la noche. Estos correos electrónicos a altas horas de la noche pueden estresar a sus empleados, aumentar sus niveles de ansiedad y disminuir sus posibilidades de rendir bien en el trabajo mañana por la mañana.
Optimice las reuniones
- Envíe en su lugar un correo electrónico. El correo electrónico es un medio de comunicación más rápido y preciso, así que en lugar de celebrar innumerables reuniones, lance un correo electrónico en grupo durante la hora bloqueada dedicada a los correos electrónicos.
- Reduzca el número de reuniones por día/semana/mes. Celebre sólo las reuniones esenciales.
- Reduzca el número de plataformas de reunión. Algunos empleados pueden ser vitales para sus reuniones, pero otros que no lo son no deberían estar obligados a asistir siempre. En su lugar, la solución más productiva es que continúen con su línea de trabajo habitual.
- Reduzca el tiempo dedicado a cada reunión. Entre 15 y 20 minutos por reunión son suficientes para cubrir los puntos más importantes.
Permita horarios flexibles
- Flexibilice las horas de trabajo – En lugar de trabajar 8 horas continuas al día, deje que sus empleados trabajen en dos bloques de tiempo más pequeños que juntos equivalen a 8 horas. Por ejemplo, permítales fichar en el horario de trabajo desde las 7 de la mañana hasta la 1 de la tarde, ir al gimnasio/almuerzo largo, y luego terminar su jornada laboral de 3 a 5 de la tarde. Se sentirán más productivos y eficientes: tendrán un nuevo impulso de energía después de la larga y satisfactoria pausa de 2 horas, y evitarán el temido bajón de la tarde que los empleados suelen sentir antes de la hora de «cierre».
- Permita el trabajo a distancia – A pesar de algunos desafíos del trabajo a distancia, el 65% de los empleados creen que son más productivos cuando trabajan fuera de la oficina, y el 47% desearía que su empresa proporcionara este beneficio. Seleccione los puestos elegibles para trabajar a distancia, defina las horas de disponibilidad para los trabajadores remotos, defina el tiempo de respuesta específico e instruya a los empleados para que registren su tiempo para los informes de productividad.
Provea una mejor formación a los empleados
- Utilice software especializado. El software de gestión del aprendizaje, como Lynda o TalentLMS, ofrece varios cursos útiles que ayudan a los empleados a ampliar sus antiguas habilidades y a aprender algunas nuevas. También ofrecen análisis y estadísticas, para que puedas seguir el progreso de tus empleados.
- Proporciona formación práctica. Este tipo de formación permite a los empleados probar la eficacia de ciertas tareas de formación, dándoles la oportunidad de probarlas mientras las aprenden.
- Permita a los empleados aprender a su propio ritmo. Apresurarse en los temas complicados no permitirá que los nuevos conocimientos se afiancen, ni que los empleados pongan a prueba sus nuevas habilidades. Es mejor dejar a los empleados tiempo para procesar su formación o aprender a su propio ritmo.
Detenga la microgestión en la delegación de tareas
- En su lugar, gestione las expectativas y los requisitos. Si busca un resultado específico, tendrá que proporcionar directrices a sus empleados. También tendrá que hacer saber a sus empleados lo que espera de ellos, y no todos los requisitos de tareas bien intencionados conducirán a las expectativas de tareas correctas, así que si sus empleados se centran más en su objetivo que en los medios para llegar a él, tendrá menos de qué preocuparse y microgestionar.
- Una vez que delegue, salga de la habitación. Los empleados se sentirán más independientes, más relajados) y más confiados en sus habilidades si no hay un supervisor que se cierne constantemente sobre sus cabezas.
Mejore la comunicación en la oficina
- Construya el trabajo en equipo con un propósito. El trabajo en equipo productivo no se produce por accidente: tú y tu equipo tendréis que esforzaros para llegar a ser un equipo eficaz. Puede empezar organizando reuniones informales de vez en cuando: organice una fiesta en la oficina, inicie una excursión para los empleados, organice una partida de paintball para fomentar el equipo. Cuando lleguen los nuevos empleados, asegúrese de que se sientan bienvenidos en el lugar de trabajo e igualados con sus nuevos compañeros.
- Encuentre el medio de comunicación ideal. Su empresa puede utilizar una herramienta de comunicación, el correo electrónico y los teléfonos para comunicarse, pero tendrá que aprender cómo responde mejor cada empleado. Algunos pueden responder más rápido a los mensajes de Slack, otros a los mensajes de correo electrónico, y otros son rápidos en responder a sus teléfonos.
Aliente el autocuidado
- Aliente el uso de los beneficios del seguro médico. Asegúrese de que los empleados son conscientes de todos los beneficios de salud que ofrece la empresa, y luego asegúrese de alentarlos a tomar los exámenes físicos completos disponibles, vacunas y otros beneficios.
- Ofrezca cursos de autocuidado beneficiosos. Puede inscribir a sus empleados en cursos de alivio del estrés o de gestión del tiempo, para que aprendan a aliviar el estrés diario, a gestionar mejor su tiempo o a aprender cualquier otra técnica útil de autocuidado.
- Reconozca los logros de los empleados. Parece práctico dirigirse a sus empleados sólo cuando necesita señalar errores en su trabajo, pero esta no es una práctica productiva. A los empleados les gusta saber que se aprecia su duro trabajo: el 79% de los profesionales abandona su empleo debido a la falta de reconocimiento en el lugar de trabajo. Un gesto así ayuda a elevar su confianza, así que tómate el tiempo de destacar los logros y puntos fuertes de la gente cuando puedas.
Clockify pro tip
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Conclusión
Una vez que hayas comprendido la importancia de la productividad de los empleados para el éxito de tu empresa, necesitarás implementar los pasos adecuados para medir, calcular y, lo más importante, aumentar este valioso recurso empresarial.
Para ello, tendrá que prestar la misma atención a lo que es beneficioso para su empresa y a lo que es beneficioso para sus empleados: asegúrese de mejorar las condiciones del lugar de trabajo, optimizar el envío de correos electrónicos y las reuniones, permitir horarios flexibles a los empleados, proporcionar una formación óptima a los empleados, abstenerse de microgestionar todo, mejorar la comunicación en la oficina, así como fomentar el autocuidado de los empleados.