Dette kapitel fokuserer på forslaget – den slags dokument, der får dig eller din organisation godkendt eller ansat til at udføre et projekt.
I et kursus i teknisk skrivning er forslagsopgaven en mulighed for dig til at præsentere en idé for en specifik, navngiven målgruppe om en idé, du har til at forbedre et bestemt aspekt af den pågældende virksomhed, organisation, center eller anden forretning. Uanset hvilket emne du vælger, skal du være i stand til at foretage grundig videnskabelig forskning, som du vil integrere i din endelige rapport.
For at begynde at planlægge et forslag skal du huske den grundlæggende definition: Et forslag er et tilbud eller bud på at gennemføre et projekt for nogen. Forslag kan indeholde andre elementer – teknisk baggrund, anbefalinger, resultater af undersøgelser, oplysninger om gennemførlighed osv. Men det, der gør et forslag til et forslag, er, at det beder publikum om at godkende, finansiere eller give tilladelse til at udføre det foreslåede projekt.
Et forslag bør indeholde oplysninger, der gør det muligt for publikum af forslaget at beslutte, om de vil godkende projektet, godkende eller ansætte dig til at udføre arbejdet eller begge dele. For at skrive et vellykket forslag skal du sætte dig i din målgruppes sted – modtageren af forslaget – og tænke over, hvilke oplysninger denne person har brug for for at føle sig sikker på at få dig til at udføre projektet.
Det er let at blive forvirret over forslag, eller i det mindste den type forslag, som du skal skrive i denne klasse. Forestil dig, at du har en fantastisk idé om at installere en ny teknologi, hvor du arbejder, og du skriver et dokument, der forklarer, hvordan den fungerer, viser fordelene og derefter opfordrer ledelsen til at installere den. Er det et forslag? I sig selv ville det ikke være et fuldstændigt forslag. Det ville være mere som en feasibility-rapport, der undersøger fordelene ved et projekt og derefter anbefaler for eller imod det. Men det eneste, der skal til for at gøre dette dokument til et forslag, er at tilføje elementer, der beder ledelsen om godkendelse af, at du går videre med projektet. I denne klasse er et af disse elementer desuden videnskabelig forskning. Det er klart, at nogle forslagsskrivere skal sælge de projekter, de foreslår, men i alle tilfælde skal forslagene sælge skribenten (eller skribentens organisation) som den, der skal gennemføre projektet.
Typer af forslag
Tænk på de situationer, hvor forslag forekommer. En virksomhed kan sende en offentlig bekendtgørelse ud og anmode om forslag til et bestemt projekt. Denne offentlige bekendtgørelse – kaldet en anmodning om forslag (RFP) – kan udsendes via websteder, e-mails, sociale medier, aviser eller fagblade. Virksomheder eller enkeltpersoner, der er interesserede i projektet, skriver derefter forslag, hvori de opsummerer deres kvalifikationer, projekttidsplaner og omkostninger og diskuterer deres tilgang til projektet. Modtageren af alle disse forslag vil derefter evaluere dem, udvælge den bedste kandidat og derefter udarbejde en kontrakt.
Men forslag kommer også meget mindre formelt til stand. Forestil dig, at du er interesseret i at gennemføre et projekt på dit arbejde (f.eks. at undersøge fordelene ved at indføre en ny teknologi for at øge produktiviteten). Forestil dig, at du mødtes med din chef og forsøgte at overbevise hende om dette. Hun svarer måske ved at sige: “Skriv et forslag til mig, og jeg vil præsentere det for den øverste ledelse”. Dette ligner mere den slags forslag, som du vil skrive i et kursus i teknisk skrivning.
De fleste forslag kan inddeles i flere kategorier:
- Internt, eksternt: Et forslag til en person inden for din organisation (en virksomhed, et offentligt organ osv.) er et internt forslag. Med interne forslag behøver du måske ikke at medtage visse afsnit (f.eks. kvalifikationer) eller så mange oplysninger i dem. Et eksternt forslag er et forslag, der er skrevet fra en separat, uafhængig organisation eller person til en anden organisation eller person. Det typiske eksempel er en uafhængig konsulent, der foreslår at udføre et projekt for et andet firma. Der er stor sandsynlighed for, at du vil skrive en af disse to typer forslag til denne klasse, og det kan være opfordret eller uopfordret, som forklaret nedenfor.
- Opfordret, uopfordret: Et opfordret forslag er et forslag, hvor modtageren har anmodet om forslaget. Typisk sender en virksomhed anmodninger om forslag (RFP’er) ud med posten eller offentliggør dem i en nyhedskilde. Men forslag kan også blive indhentet på et meget lokalt plan: Du kan f.eks. forklare din chef, hvor godt det ville være at installere en ny teknologi på kontoret; din chef bliver måske interesseret og beder dig om at skrive et forslag, hvor du tilbyder at foretage en formel undersøgelse af idéen. Uopfordrede forslag er forslag, hvor modtageren ikke har anmodet om forslag. I forbindelse med uopfordrede forslag skal du nogle gange overbevise modtageren om, at der findes et problem eller behov, før du kan begynde på hoveddelen af forslaget. De fleste af de tekniske skriveprojekter, vi har set i denne klasse, har været uopfordrede forslag.
Typiske scenarier for forslaget
Mange af jer har måske aldrig tænkt meget over at producere en teknisk rapport baseret på et levedygtigt forslag. Der er flere eksempler på emner på opgavearket; her er nogle yderligere idéer:
- Forestil dig, at en virksomhed har et problem eller ønsker at foretage en eller anden form for forbedring. Virksomheden sender en anmodning om tilbud ud; du modtager et og svarer med et forslag. Du tilbyder at komme ind, undersøge, interviewe, lave anbefalinger – og præsentere det hele i form af en rapport.
- En organisation ønsker et seminar med din ekspertise. Du skriver et forslag om at afholde seminaret – med i pakken er en vejledning eller håndbog, som de personer, der deltager i seminaret, vil få udleveret.
- En organisation er netop begyndt at bruge et nyt online datasystem, men brugermanualen er teknisk kompliceret og svær at læse. Du modtager en anmodning om forslag fra dette agentur om at skrive en forenklet vejledning eller en opstartsguide.
- Forestil dig, at en nonprofitorganisation, der fokuserer på et bestemt emne, ønsker en konsulent til at skrive en håndbog eller en vejledning til sine medlemmer. Dette dokument skal præsentere oplysninger om emnet på en måde, som medlemmerne kan forstå.
Det er ikke alle forskningsemner, der er egnede til teknisk skrivning. Emner, der er baseret på værdier og overbevisninger, falder ikke ind under kategorien teknisk skriftlighed. Historiske og litterære emner kvalificerer sig ikke. Spørg altid din instruktør om eventuelle emneideer, du har, før du går i gang med dit projekt.
Hold dig desuden for øje, at du skal integrere videnskabelig forskning i din endelige rapport, vælg et emne, som du let kan finde sådant materiale til. Selv om interviews og andre førstehåndskilder ofte er værdifulde for en rapport, vil en rapport, der er stærkt afhængig af disse kilder, ikke opfylde resultaterne af dette kursus.
Fælles afsnit i forslag
Det følgende giver en gennemgang af de afsnit, du almindeligvis vil finde i forslag, der afleveres i denne klasse i memo-format. Du skal ikke gå ud fra, at hver enkelt af dem skal være med i det faktiske forslag, du skriver, og heller ikke, at de skal være i den rækkefølge, de er præsenteret her. Se opgavearket og overvej andre former for oplysninger, der er unikke for dit emne, og som bør indgå i netop dit forslag.
Når du læser dette kapitel om forslag, skal du se på det eksempel på et forslagsmemo, der er delt i den aktuelle uges enhedsmappe. Igen skal du huske, at ikke alle de afsnit, der er diskuteret her, vil dukke op i eksemplerne, men de fleste vil gøre det.
Introduktion. Planlæg indledningen til dit forslag omhyggeligt. Sørg for, at den gør alle de følgende ting (men ikke nødvendigvis i denne rækkefølge), der gælder for netop dit forslag:
- Angiv, at indholdet af notatet er et forslag til et specifikt projekt.
- Udarbejd mindst én kort motiverende udtalelse, der vil tilskynde modtageren til at læse videre og overveje at godkende projektet (især hvis det er et uopfordret eller konkurrencepræget forslag).
- Giv en oversigt over forslagets indhold.
Baggrund for problemet, muligheden eller situationen. I baggrundsafsnittet, der ofte forekommer lige efter indledningen, diskuteres det, hvad der har skabt behovet for projektet – hvilket problem, hvilken mulighed der er for at forbedre tingene, hvad den grundlæggende situation er. F.eks. kan ledelsen af en kæde af daginstitutioner have behov for at sikre, at alle ansatte kan HLR på grund af nye statslige krav om det, eller en ejer af fyrretræsområder i det østlige Oregon kan ønske at få jorden til at producere salgbart træ uden at ødelægge miljøet.
Selv om forslagets navngivne målgruppe måske kender problemet meget godt, er det nyttigt at skrive baggrundsafsnittet for at demonstrere dit særlige syn på problemet. Hvis forslaget er uopfordret, er et baggrundsafsnit næsten et krav – du skal sandsynligvis overbevise publikum om, at problemet eller muligheden eksisterer, og at det bør behandles.
Fordele og gennemførlighed af det foreslåede projekt. De fleste forslag diskuterer kort fordelene eller fordelene ved at gennemføre det foreslåede projekt. Dette fungerer som en slags argument for at godkende projektet. Nogle forslag diskuterer også sandsynligheden for, at projektet bliver en succes. I et uopfordret forslag er dette afsnit særlig vigtigt – du forsøger at “sælge” projektet til publikum.
Beskrivelse af det foreslåede arbejde (projektets resultater). De fleste forslag skal beskrive det færdige produkt af det foreslåede projekt. I et kursus i teknisk skrivning betyder det, at du skal beskrive det skriftlige dokument, du foreslår at skrive, dets målgruppe og formål; du skal give en skitse; og du skal diskutere ting som længde, grafik, indbinding osv. I det scenarie, du definerer, kan der være tale om andet arbejde som f.eks. afholdelse af træningsseminarer eller levering af en løbende service. På dette tidlige tidspunkt ved du måske ikke alt, hvad der skal til for at gennemføre dit projekt, men du bør i det mindste have en idé om nogle af de nødvendige trin.
Metode, fremgangsmåde, teori. I nogle forslag skal du forklare, hvordan du vil gå til værks for at gennemføre det foreslåede arbejde. Dette fungerer som et yderligere overbevisende element; det viser publikum, at du har en sund og gennemtænkt tilgang til projektet. Det tjener også til at vise, at du har den viden om området, der skal til for at gennemføre projektet.
Skema. De fleste forslag indeholder et afsnit, der ikke blot viser den forventede afslutningsdato, men også de vigtigste milepæle for projektet. Hvis du laver et stort projekt, der strækker sig over mange måneder, vil tidslinjen også vise datoer, hvor du vil aflevere statusrapporter. Hvis du ikke kan angive specifikke datoer, skal du angive tidsrum for hver fase af projektet.
Omkostninger, nødvendige ressourcer. De fleste forslag indeholder også et afsnit med oplysninger om omkostningerne ved projektet, uanset om de er interne eller eksterne. I forbindelse med eksterne projekter skal du måske oplyse dine timelønninger, forventede timer, udgifter til udstyr og materialer osv. og derefter beregne de samlede omkostninger for det samlede projekt. Interne projekter er naturligvis ikke gratis, så du bør stadig angive projektomkostningerne: timer, du skal bruge til at gennemføre projektet, udstyr og forsyninger, du skal bruge, hjælp fra andre personer i organisationen osv.
Konklusioner. Det sidste afsnit eller den sidste del af forslaget bør bringe læserne tilbage til et fokus på de positive aspekter af projektet. I det sidste afsnit kan du opfordre dem til at kontakte dig for at finde ud af detaljerne i projektet, minde dem om fordelene ved at gennemføre projektet og måske komme med et sidste argument for, at du eller din organisation er det rigtige valg for projektet.
Særlige projektspecifikke afsnit. Husk, at de foregående afsnit er typiske eller almindelige i skriftlige forslag, men ikke absolutte krav. Spørg altid dig selv, hvad din målgruppe ellers kunne have brug for for at forstå projektet, behovet for det, de fordele, der følger af det, din rolle i det og dine kvalifikationer til at udføre det. Hvad har de ellers brug for at se for at godkende projektet og for at godkende dig til at udføre det?
Særlige krav til opgaven
Afhængigt af skrivesituationen skal dit forslag måske også indeholde andre specialiserede elementer. Nogle af disse er beskrevet nedenfor. Bemærk: Nogle af disse elementer vil faktisk være påkrævet i dit statusnotat til dette kursus; men i en reel teknisk skrivesituation vil din vejleder måske bede dig om at medtage noget af følgende i dit forslag:
Audience: Beskriv målgruppen for den endelige rapport (som kan være en anden end målgruppen for forslaget). Du skal måske diskutere, hvem rapporten er beregnet til, deres titler og job, deres tekniske baggrund og deres evne til at forstå rapporten.
Informationskilder: Du skal opregne informationskilder; sørg for, at du er sikker på, at der er tilstrækkelige oplysninger til dit emne; opregne citater for specifikke bøger, artikler, opslagsværker og andre typer kilder, som du mener vil bidrage til din rapport.
Grafik: Optegn de grafiske elementer, som du mener, at din rapport vil have brug for, efter deres type og deres indhold. (Hvis du ikke kan komme i tanke om nogen, som din rapport vil have brug for, har du måske ikke et godt emne – lav en brainstorming med din underviser). I denne klasse skal du oprette og medtage grafik i din endelige rapport.
Outline: Medtag en oversigt over de emner og underemner, som du mener, at du vil dække i din rapport.
Forslag og målgruppe
Husk, at i et kursus i teknisk skrivning tjener forslagsopgaven flere formål: (1) den giver dig noget erfaring med at skrive et forslag; (2) den sætter dig i gang med at planlægge din rapport; (3) den giver din underviser en chance for at arbejde sammen med dig om dit projekt for at sikre, at du har et brugbart emne. Af den anden og tredje grund skal du medtage specifikke elementer i dit forslag (som anført i dit opgaveark), hvoraf nogle måske ikke virker hensigtsmæssige i et forslag fra den virkelige verden.
I dette kursus i teknisk skrivning er forslaget begyndelsen på en flere uger lang forsknings- og skriveproces, der går gennem mange faser, indtil det når frem til slutpunktet: den tekniske rapport. Du indsender kun forslaget én gang i løbet af denne proces. Derefter skal du skrive og indsende forskellige typer dokumenter: en statusrapport, en skitse, en kommenteret bibliografi, et grafisk udkast, et udkast til en rapport og en endelig rapport. Vær omhyggelig med kun at bruge udtrykket “forslag”, hvis du specifikt henviser til den indledende fase af dit projekt.
Et andet punkt, du skal huske på, vedrører målgruppen for forslag i forhold til målgruppen for rapporter, der kommer senere i skriveprocessen. Målgruppen for dit forslag er den person, der kan godkende, støtte og eventuelt finansiere din forskning og dit forfatterskab. Den endelige rapport, som du udarbejder, kan være rettet mod en anden målgruppe. Tag et eksempel på et forslag, der er skrevet til en chef i et solenergiselskab, og som foreslår, at der udarbejdes en politikmanual for installatører af solcellepaneler i boliger. Forslagets målgruppe kan være en leder, hvis viden om de tekniske detaljer kan være meget bred. På den anden side er den endelige rapports målgruppe teknikerne, som måske har en mere specialiseret viden end lederen. Indholdet og sproget til disse to forskellige målgrupper skal tilpasses til den pågældende skrivesituation. (Læs mere om dette i kapitlet om målgruppeanalyse.)
Tjekliste til revision af forslag
Hold følgende i tankerne, når du gennemgår og reviderer dit forslag:
- Brug det rigtige format. Husk, at du i denne klasse skriver forslaget i memoformat.
- Skriv et klart resumé af (eller en indledning til) dit forslags emne.
- Identificer præcis, hvad du foreslår at gøre.
- Sørg for, at en rapport – et skriftligt dokument – på en eller anden måde er involveret i det projekt, som du foreslår at udføre. Husk, at vi i dette kursus i teknisk skrivning både øver os i at skrive et forslag, som man gør i den virkelige verden, og i at gennemføre et forskningsprojekt på universitetsniveau.
- Sørg for, at afsnittene i dit forslag er i en logisk, naturlig rækkefølge, og at du bruger underoverskrifter og punktopstillinger (og andre formateringsstile) korrekt.
- Rette forslaget til din navngivne målgruppe – ikke til din underviser.