Det følgende er et uddrag af Accounting Made Simple: Accounting Explained in 100 Pages or Less.
Når en virksomhed køber et aktiv, der sandsynligvis vil holde i mere end et år, regnes omkostningerne ved dette aktiv ikke som en umiddelbar udgift. Omkostningerne spredes i stedet ud over flere år i en proces, der kaldes afskrivning.
Linjeafskrivning
Den mest grundlæggende form for afskrivning er kendt som lineær afskrivning. Ved hjælp af denne metode fordeles omkostningerne ved aktivet ligeligt over aktivets forventede levetid.
Eksempel: Daniel bruger 5.000 USD på et nyt stykke udstyr til sin tømrerforretning. Han forventer, at udstyret vil holde i 5 år, hvorefter det sandsynligvis ikke vil være af væsentlig værdi. Hvert år vil 1.000 $ af udstyrets omkostninger blive regnet som en udgift.
Når Daniel først køber udstyret, vil han foretage følgende journalpostering:
| DR. Udstyr | 5.000 |
| CR. Kontanter | 5.000 |
Så ville Daniel hvert år foretage følgende postering for at registrere afskrivningsudgifterne for udstyret:
| Afskrivningsudgift | 1.000 | |
| Akkumulerede afskrivninger | 1.000 |
Akkumulerede afskrivninger er det, der er kendt som en “modkonto”, eller mere specifikt en “modkonto for aktiver”.” Kontrakonti bruges til at modregne andre konti. I dette tilfælde bruges akkumulerede afskrivninger til at modregne udstyr.
På et hvilket som helst tidspunkt giver nettoen af debetsaldoen i udstyr og kreditsaldoen i akkumulerede afskrivninger os nettosaldoen for udstyr – nogle gange omtalt som “bogført nettoværdi”. I eksemplet ovenfor vil vi efter det første års afskrivningsudgifter sige, at Udstyr har en bogført nettoværdi på 4.000. (5.000 oprindelige omkostninger minus 1.000 akkumulerede afskrivninger.)
Vi foretager kreditposteringerne til akkumulerede afskrivninger i stedet for direkte til udstyr, så vi:
- Har en registrering af, hvor meget aktivet oprindeligt kostede, og
- Har en registrering af, hvor mange afskrivninger der allerede er blevet foretaget på aktivet.
Eksempel (fortsat): I sidste ende, efter 5 år, vil de akkumulerede afskrivninger have en kreditsaldo på 5.000 (aktivets oprindelige kostpris). På dette tidspunkt – når aktivet har nul nettobogføringsværdi – vil Daniel foretage følgende postering for at “afskrive” aktivet:
| Akkumulerede afskrivninger | 5.000 | |
| Udstyr | 5.000 |
Når denne postering er foretaget, vil der ikke længere være nogen saldo i Udstyr eller Akkumulerede afskrivninger.
Salgsværdi
Hvad sker der, hvis en virksomhed planlægger at bruge et aktiv i nogle få år og derefter sælge det, før det bliver helt værdiløst? I disse tilfælde bruger vi det, der kaldes “restværdi”. Salgsværdien (undertiden kaldet restværdi) er den værdi, som aktivet forventes at have efter det planlagte antal års brug.
Eksempel: Lydia bruger 11.000 dollars på kontormøbler, som hun planlægger at bruge i de næste ti år, hvorefter hun mener, at de vil have en værdi på ca. 2.000 dollars. Møblets oprindelige omkostninger minus dets forventede genbrugsværdi kaldes dets afskrivningsberettigede omkostninger – i dette tilfælde 9.000 $.
Hvert år vil Lydia registrere 900 $ i afskrivninger på følgende måde:
| Afskrivningsudgifter | 900 |
| Akkumulerede afskrivninger | 900 |
Efter ti år vil de akkumulerede afskrivninger have en kreditsaldo på 9.000 $. Hvis Lydia på det tidspunkt rent faktisk sælger møblerne for 2.000 $, skal hun registrere tilgangen af kontanter og afskrive kontormøbler og akkumulerede afskrivninger på kontormøbler og akkumulerede afskrivninger:
| Akkumulerede afskrivninger | 9.000 | |
| Kontantbeholdning | 2.000 | |
| Kontorinventar | 11,000 |
Gevinst eller tab ved salg
Det er selvfølgelig ret usandsynligt, at nogen kan forudsige præcis, hvad et aktivs genbrugsværdi vil være flere år fra den dato, hun købte aktivet. Når et aktiv sælges, skal der bogføres en gevinst ved salget, hvis det modtagne kontantbeløb er større end aktivets bogførte nettoværdi. (Gevinster fungerer som indtægter, idet de har en kreditsaldo og øger ejernes egenkapital.)
Hvis aktivet derimod sælges for mindre end dets bogførte nettoværdi, skal der registreres et tab. (Tab fungerer som udgifter: De har debetsaldi, og de mindsker ejernes egenkapital.)
Det er aldrig for vanskeligt at afgøre, om der skal foretages en gevinst- eller en tabspost: Du skal blot finde ud af, om der er behov for en yderligere debet- eller kreditpost for at få balance i journalposten.
Eksempel (fortsat): Hvis Lydia efter ti år havde solgt møblerne for 3.000 dollars i stedet for 2.000 dollars, ville hun registrere transaktionen på følgende måde:
| Kontant | 3.000 | |
| Akkumulerede afskrivninger | 9.000 | |
| Kontorinventar | 11,000 | |
| Gevinst ved salg af inventar | 1.000 |
Eksempel (fortsat): Hvis Lydia derimod kun havde solgt møblerne for 500 dollars, ville hun foretage følgende postering:
| Kassebeholdning | 500 | |
| Akkumulerede afskrivninger | 9.000 | |
| Tab ved salg af møbler | 1.500 | |
| Kontormøbler | 11,000 |
Andre afskrivningsmetoder
Ud over den lineære afskrivning findes der en håndfuld andre (mere komplicerede) afskrivningsmetoder, som også er GAAP-godkendt. F.eks. består den dobbelte degressive metode i at multiplicere den resterende bogførte nettoværdi med en given procentdel hvert år. Den anvendte procentsats er lig med det dobbelte af den procentsats, der ville blive anvendt i det første år med lineær afskrivning.
Eksempel: Randy køber udstyr for 10.000 USD, som han planlægger at afskrive over fem år. Ved anvendelse af lineær afskrivning ville Randy afskrive 20 % af værdien (100 % ÷ fem år) i det første år. Derfor vil den dobbelte degressive metode anvende 40 % afskrivning hvert år (2 x 20 %). Afskrivningerne for hvert af de første fire år vil være som følger:
| År | Netto bogført værdi | Afskrivningsudgift | |||
| 1 | $10,000 | x40% = | $4,000 | ||
| 2 | $6,000 | x40% = | 2,400$ | ||
| 3 | 3 | 3,600$ | x40% = | 1,440 | |
| 4 | 2.160$ | x40% = | 864$ |
Eksempel (fortsat): Da udstyret afskrives over fem år, vil Randy bogføre 1.296 $ (dvs. 2.160 – 864) i afskrivningsomkostninger i det femte år for at reducere aktivets regnskabsmæssige nettoværdi til nul.
En anden GAAP-accepteret afskrivningsmetode er produktionsenhedsmetoden. Ved produktionsenhedsmetoden er den sats, hvormed et aktiv afskrives, ikke en funktion af tiden, men snarere en funktion af, hvor meget aktivet anvendes.
Eksempel: Bruce driver en virksomhed, der fremstiller læderjakker. Han bruger 50.000 USD på et stykke udstyr, som forventes at holde gennem produktionen af 5.000 jakker. Ved at anvende produktionsenhedsafskrivningsmetoden ville Bruce afskrive udstyret i hver periode på grundlag af, hvor mange jakker der blev produceret (med en afskrivningssats på 10 $ pr. jakke).
Hvis Bruce’s virksomhed i en given måned har brugt udstyret til at producere 150 jakker, vil følgende post blive anvendt til at registrere afskrivninger:
| Afskrivningsudgift | 1.500 | |
| Akkumulerede afskrivninger | 1.500 |
Immaterielle køb af aktiver
Begrebet væsentlighed spiller en stor rolle for, hvordan nogle aktiver bogføres. Tag f.eks. tilfældet med en papirkurv til 15 dollars. I betragtning af, at en papirkurv næsten med sikkerhed vil holde i mere end et år, bør den teoretisk set afskrives over den forventede levetid.
Men – med hensyn til virkningen på virksomhedens årsregnskab – er forskellen mellem at afskrive papirkurven og udgiftsføre hele udgiften med det samme klart ubetydelig. Fordelen ved den ekstra regnskabsmæssige nøjagtighed opvejes langt af det besvær, der er forbundet med at lave ubetydelige afskrivningsjournaliseringsposter år efter år. Som følge heraf bliver aktiver af denne art generelt udgiftsført straks ved købet i stedet for at blive afskrevet over flere år. Et sådant køb vil normalt blive bogført som følger:
| Kontorets administrationsomkostninger | 15.00 | |
| Kontant (eller Kreditor) | 15.00 |
Simpel oversigt
- Den lineære afskrivning er den enkleste afskrivningsmetode. Ved lineær afskrivning afskrives et aktivs omkostninger over dets forventede levetid, og der registreres et lige stort afskrivningsbeløb hver måned.
- Akkumulerede afskrivninger – en modkonto – bruges til at holde styr på, hvor meget der hidtil er blevet afskrevet på et aktiv.
- Et aktivs bogførte nettoværdi er lig med dets oprindelige kostpris minus de akkumulerede afskrivninger, der er registreret på aktivet.
- Hvis et aktiv sælges til en højere pris end dets bogførte nettoværdi, skal der registreres en gevinst. Hvis det sælges for mindre end den bogførte nettoværdi, skal der registreres et tab.
- Køb af materielle aktiver har tendens til at blive udgiftsført med det samme i stedet for at blive afskrevet.