Hvordan du effektivt administrerer din it-beholdning

Synlighed, gennemsigtighed, bevidsthed, klarhed og prognoser. Dette er de vigtigste karakteristika for it-administratorer, der med succes forvalter deres it-ejendom ved at anvende disciplinen IT Asset Management (ITAM).

For kun få år siden var processen med Asset Management i det væsentlige en sideopgave for de fleste it-afdelinger. Men i dag er det blevet en vigtig del af IT-service management. Faktisk er ITAM blevet rangeret som det femte mest adopterede aspekt af ITSM.

Dertil kommer, at forvaltningen af it-aktiver har en direkte indvirkning på de fire vigtigste ITSM-processer; hændelser, viden, ændringer og problemer.

Denne artikel vil dække adskillige praksisser og tips til forbedring af forvaltningen af it-aktiver, såsom:

• ITAM i det moderne forretningsmiljø

• Hvad skal man kigge efter i værktøjer til forvaltning af it-aktiver

• Hvad med at bruge regneark til ITAM?

• Bedste praksis for forvaltning af hardwareaktiver

• Sådan tilføjer du eksisterende data fra it-aktivregisteret til et værktøjs database

• Opsætning af en proces til sporing af it-aktiver for nye elementer

• Sådan optimerer du it-aktiver ved hjælp af Hardware Asset Management

• Bedste praksis for forvaltning af softwareaktiver

ITAM i det moderne forretningsmiljø

IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers) beskriver IT Asset Management som et sæt forretningsmetoder, der omfatter it-aktiver på tværs af forretningsenheder i en organisation. Formålet er at forene det finansielle, lagermæssige, kontraktmæssige og risikostyringsmæssige ansvar for at forvalte aktivernes samlede livscyklus.

Organisationspraksis og branchetendenser fra det seneste årti har øget behovet for bedre forvaltning af aktiver. Disse omfatter:

• Stigningen af skygge-IT, hvor ikke-IT-chefer indfører nye løsninger uden at gå gennem den formelle proces
• Det kontinuerlige behov for at transformere IT-platforme, cloud-migreringer, og virtualisering
• Usikkerhed omkring omkostninger til softwarelicenser som følge af virtualisering og migration til skyen
• Det stigende pres for at reducere omkostningerne og samtidig bevare ydeevnen
• Stigningen i antallet af softwarerevisioner

Selv tilbage i 2011 har kunder, der med succes har eksekveret ITAM som en disciplin, typisk opnået en omkostningsbesparelse på 30 procent det første år. Samt fem procent i de efterfølgende fem år.

På den anden side rapporteres det, at organisationer, der ikke har indført ITAM, eller som har indført det dårligt, bruger 20 procent af deres samlede omkostninger på softwarelicenser og vedligeholdelse af hardware til aktiver, der ikke længere bruges.

IT asset management skelner typisk mellem software asset management (SAM) og hardware asset management (HAM). SAM og HAM er to sider af samme sag. De skal forvaltes lidt forskelligt, da de hver især har specifikke krav, men de er ikke desto mindre indbyrdes forbundne.

I de tidlige dage kom HAM først og SAM derefter, da der skulle være en fysisk infrastruktur, som softwaren skulle ligge på.

Harware Asset Management er imidlertid dyrt og svært at vedligeholde, hvilket gør store investeringer i fysisk IT-infrastruktur for mindre virksomheder vanskelige at opnå.

I dag bærer store virksomheder som SAP, IBM og Microsoft investeringsomkostningerne i hardwareinfrastruktur og driftsomkostningerne. De tilbyder computerkraft og lagerplads til deres kunder som tjenester.

Serverløs udvikling tager dette et skridt videre, så én computer med en internetforbindelse problemfrit kan køre komplekse funktioner.

Som sådan begynder vi at se en anden fordeling mellem hardware og software fra organisation til organisation. Mindre virksomheder har brug for færre investeringer i hardware, mens store organisationer, der tilbyder Infrastructure as a Service, skal indsætte flere ressourcer for at imødekomme efterspørgslen.

Her skal vi huske, at de fleste virksomheder allerede har foretaget investeringer i it-infrastruktur og kun udvider deres it-kapaciteter ved at indføre en cloud-løsning. Det er her, at kompleksiteten bliver et problem, og asset management bliver afgørende.

Næsten 70 procent af de virksomheder, der har virtualiseret deres softwareaktiver, har ikke bestået leverandørrevisioner og er endt med at blive opkrævet store regninger. Softwarerevisioner er en stor belastning for it-ressourcerne, idet ITAM-teams må bruge 50 til 70 procent af deres tid på at håndtere revisioner.

Oplysningsreduktion er den vigtigste drivkraft og den mest indlysende grund til at indføre ITAM. Men der er mange andre fordele ud over omkostningsreduktion:

• Øget indkøbseffektivitet
• Forbedret overholdelse
• Øget sikkerhed for aktiver og intellektuel ejendom
• Reduktion af finansielle, kontraktmæssige, og omdømmerisiko
• Bedre position til at forhandle nye kontrakter

Hvad man skal kigge efter i værktøjer til forvaltning af it-aktiver

Gennem de stadig mere komplekse it- og netværkssystemer har vi heldigvis også udviklet værktøjer, der kan hjælpe os med at optimere og forbedre en organisations samling af aktiver.

De centrale funktioner i et IT Asset Management-værktøj er:

• Nemme dataimportfunktioner
• Repositorium til håndtering af software- og hardwareaktiver
• Entydigt defineret forhold mellem IT-aktiver, brugere og brugsoplysninger
• Integration med tilstødende IT- og forretningssystemer

Følgende funktioner til IT Asset Management-værktøjer kan også være meget nyttige:

• Audit Management
• Sporing af overholdelse
• Konfigurationsstyring
• Kontrakt-/licensstyring
• Opsporing af omkostninger
• Lagerstyring
• Inventarstyring
• Vedligeholdelsesstyring
• Indkøbsstyring
• Indkøbsstyring
• Leverandørstyring

Hvad med at bruge regneark til ITAM?

Selv om de måske virker rudimentære og får mindre markedsføringsbudget sammenlignet med dedikerede ITAM-værktøjer, så har regneark masser af funktionalitet. Det gør dem velegnede til små til mellemstore it-parker.

For at få mest muligt ud af regnearkssoftware kan du overveje at bruge følgende funktionaliteter:

• Konditionel formatering

  Dette kan bruges til at fremhæve aktiver, der går ud af support, opdateringer eller lignende.

• Rapportering

  Ved hjælp af Microsoft Excel-grafer eller Pivot-tabeller kan der udarbejdes komplekse rapporter.

• Makroer

  Automatiserer databehandling og opretter forbindelse til eksterne kilder.

• Dataeksport og -import

  Opret forbindelse til SQL-databaser for at tilføre eller trække oplysninger.

Dertil kommer, at de fleste regnearksprogrammer er gratis, og at de fleste it-systemer allerede har en version af Microsoft Excel. Så der er ikke behov for yderligere investeringer.

Bedste praksis for forvaltning af hardwareaktiver

Hardware er et paraplybegreb, som omfatter de fleste genstande, der kan findes i et it-miljø. Eksempler omfatter stationære computere, bærbare computere, skærme, routere, switche, hubs og telefoner.

De oplysninger, der gemmes i forbindelse med hvert hardwareaktiv, skal som minimum sikre, at aktivet kan identificeres entydigt.

For at optimere hardwareaktiverne skal it-administratorer opbevare yderligere oplysninger med hensyn til garanti, supportkontrakter, vedligeholdelse og andre variabler. Forvaltningen af hardwareaktiver skal også omfatte data til støtte for SAM.

Her er nogle centrale oplysninger om hardware:

• Assetnavn til at skabe en unik identifikator ved hjælp af oplysninger som f.eks. mærke, model, placering
• Assetleverandør
• Enhedstyper som f.eks. bærbar computer, router eller mobiltelefon
• Serienummer
• Assetstatus som f.eks. implementeret, på lager, udgået og bortskaffet
• Assetroller som f.eks. produktion, standby, og Test
• Den organisatoriske enhed, der ejer hvert aktiv
• Enhedens placering
• Konfigurationsoplysninger
• Software installeret på aktivet
• Købsdato
• Go-Live-dato
• Garanti/kontraktmæssig support Udløbsdato

Når der udfyldes en database eller et regneark i et ITAM-værktøj, skal it-administratorer også tilføje oplysninger om aktuelle it-aktiver. Samt at etablere en proces til at tilføje nye aktiver, når de bliver erhvervet i fremtiden.

Sådan tilføjer du eksisterende data fra it-aktivregisteret til et værktøjs database

Nedenfor beskrives tre måder, hvorpå it-administratorer kan udfylde et værktøjs database med oplysninger om deres nuværende it-systemer.

1. Importér eventuelle eksisterende sporingsværktøjer til værktøjet

   Hvis du har fået din virksomhed til at vokse, og et simpelt regneark var nok til at holde styr på din hardware, kan du bruge dit regneark til at indlæse alle oplysninger i HAM-værktøjet.

2. Opdag dit netværk for tilsluttede enheder

   Der findes masser af opdagelsesværktøjer, der er i stand til at scanne hele dit netværk og returnere masser af oplysninger om dine hardwareaktiver.

3. Brug leverandørens ordreoplysninger

   Ordredetaljer udstedt af leverandørerne vil give dig oplysninger om alle aktiverne i din ejendom.

Opsæt en proces til sporing af it-aktiver for nye elementer

Når organisationer tilføjer nye it-aktiver i deres ejendom, gennemgår de en bestemt hardwarelivscyklus. Livscyklussen skitserer de trin, som enheden gennemgår i løbet af sin levetid.

Typisk indebærer en hardwarelivscyklus følgende:

• Arkitektur og netværksdesign
• Anmodning om aktiv
• Godkendelse og indkøb
• Deployering
• Brug, vedligeholdelse og opgraderinger
• Dekommissionering

I en livscyklus som den, der er beskrevet ovenfor, starter processen for sporing af aktiver allerede i trin nummer et. Efter at have foretaget en analyse og fremsat en indkøbsordre eller business case for indkøb af flere aktiver, bør it-afdelingen allerede have et klart billede af, hvilken enhed der skal placeres hvor, og hvilken software den skal køre.

I trin nummer fire kan asset management-processen konsolideres, når alle data er tilgængelige.

Sådan optimerer du it-aktiver ved hjælp af Hardware Asset Management

Fordelene ved at bruge et værktøj til forvaltning af hardwareaktiver rækker ud over blot at lagre oplysninger om enheder. Moderne værktøjer giver dig mulighed for at konfigurere dit dashboard og få adgang til værdifulde oplysninger såsom:

• Generer rapporter

  Se tilgængelighed, brug, elementer, der ikke er installeret i øjeblikket, enheder, der skal tages ud af drift.

• Brug IT-netværksovervågning til at udløse alarmer

  Oplys problemer, når softwaren er ved at gå ud af garantien eller nærmer sig sin udtjente levetid.

• Automatiser implementeringsarbejdsgange

  Opret konfigurationsskabeloner for enheder afhængigt af deres funktioner.

• Håndter software- og sikkerhedsopdateringer

  Planlæg dedikerede tidsrum til opdateringer for at minimere nedetid.

Bedste praksis for håndtering af softwareaktiver

Håndtering af softwareaktiver er blevet en nødvendighed efter den udbredte implementering af cloud computing og den tavse inddragelse af skygge-IT.

Software Asset Management giver tre fordele:

1. Governance

   Sikring af, at kun godkendte applikationer indføres i det lokale computermiljø, og at softwarelicenserne udnyttes fuldt ud og på passende vis.

2. Management

   SAM giver flere funktioner til planlægning af opdateringer, prognose af omkostninger, tilføjelse af nye aktiver og nedlukning af gamle.

3. Enterprise agility

   Den tilgængelige information fremskynder dramatisk ændringsprocessen i store organisationer.

Licensering er vel nok den vigtigste dimension i forhold til software asset management, da dårlig håndtering af licenser kan koste organisationer millioner af kroner.

Der findes mange typer licenser, hver med forskellige kontraktmæssige aftaler og krav. Nogle af dem er:

• Identity-locked

  En licens er tildelt en bestemt bruger og er ikke-kommutabel (f.eks. Microsoft Windows).

• Node-locked

  En licens, som kun kan bruges af én bruger ad gangen, men som flere brugere kan bruge på efterfølgende tidspunkter.

• Floating

  En licens, som er tilgængelig for et stort antal brugere. Ved login tildelte et licenssystem den anmodende bruger en licens, som kræves tilbage ved slutningen af sessionen.

• Site License

  Ubegrænset brug på det sted, hvor licensen er installeret.

• Open Source

  Ubegrænset brug inden for licensaftalen.

• Timed

  Licensen er kun tilgængelig i en bestemt periode.

• Physically Restricted

  Licenser, der er knyttet til hardware.

Valg af SAM-værktøj

Værktøjer til forvaltning af softwareaktiver er designet til at give it-medarbejdere så meget kontrol og synlighed over deres it-ejendom som muligt. Selvom hvert værktøj er forskelligt, indeholder de fleste af dem funktionaliteter som f.eks:

• Software-licensstyring
• Software-konfiguration
• Lagerstyring
• Lagerstyring
• Softwareudnyttelse
• Kontrakt- og indkøb
• Opfyldelse ad governance
• Software livscyklusstyring
• Softwareudrulning
• Rapportering

Ved vurdering af de kritiske funktioner i værktøjer til forvaltning af softwareaktiver, anbefaler vi at kigge efter egenskaber, der afstemmer data om softwarerettigheder og forbrug for at reducere risikoen for overholdelse, optimere omkostningerne og forbedre forretningsresultaterne. Vi anbefaler infrastruktur- og driftsledere at kigge efter følgende:

• Softwaretilgodehavender manuel indtastning
• Softwaretilgodehavender automatisering
• Endpunktsoftwareforbrug
• Datacentersoftwareforbrug
• Cloud-forbrug
• Specialitetssoftwareforbrug
• Afstemning af eksterne oplysninger
• Optimering af rettigheder/forbrug
• Deling af oplysninger

Hvordan håndteres softwareaktiver, når medarbejdere tiltræder, forlader eller flytter inden for virksomheden

Hver gang der sker en organisatorisk ændring, skal den pågældende medarbejder have et opdateret sæt it-aktiver.

Der skal oprettes en arbejdsgang, som skal dække følgende: tildeling af eksisterende aktiver, anskaffelse af nye aktiver, genindvinding af aktiver ved fratræden fra virksomheden og også etablering af en proces for tabte eller stjålne aktiver.

Dette it-workflow skal arbejde tæt sammen med HR-systemet og kommunikere mellem oplysninger om brugeren og tilladelsesniveauer.

Sådan administrerer du softwareaktiver for at forhindre revisioner

Vendor audits er processer til at undersøge en organisations overholdelse af reglerne for brug af softwaren inden for de kontraktmæssige vilkår.

Mangelfuld synlighed og forvaltning af tilgængelige licenser kan føre til, at en organisation ikke overholder reglerne, hvilket gør den til et let mål for leverandører til at sælge deres produkter og opkræve store regninger.

Store softwareleverandører som Microsoft, Adobe, IBM, SAP og Oracle har fået et ry for aggressive softwareaudits, der forstyrrer en organisations it-drift.

Med et software asset management-værktøj reduceres risikoen for at blive uoverensstemmende drastisk, da it-administratorer har et overordnet overblik over alle tilgængelige licenser, hvordan de er fordelt, hvem der bruger dem, og hvornår de udløber.

Hold styr på licensfornyelser, anskaffelse af yderligere aktiver, når efterspørgslen stiger, og fjernelse af licenser i tilfælde, hvor de ikke bruges, vil hjælpe organisationer med ikke blot at beskytte sig mod at blive revideret, men også optimere deres it-ejendom for at producere mest værdi.

Håndtering af softwareaktiver ved migrering til skyen

Cloud-migration er et komplekst og langt projekt, der kan efterlade mange huller i it-systemerne, hvis det udføres forkert. Software asset management spiller en stor rolle for at sikre, at alle brugere har adgang til de samme tjenester som før, og at der ikke er uoverensstemmelser mellem systemet før og efter migreringen.

Hver leverandør har lidt forskellige systemer, så der er forskel på SAP’s Hana Enterprise Cloud, IBM Cloud og endda Adobe Experience Cloud.

Microsoft anbefaler it-ledere at overveje SAM-løsninger, der hjælper med følgende:

• Hjælp til at afgøre, om on-premises, cloud eller hybrid er den bedste struktur for virksomheden.
• Midling af risici i forbindelse med flytning af datacenteraktiver til konsoliderings-, cloud- og virtualiseringsprojekter.
• Levering af en langsigtet køreplan for cloud-migrering, der hjælper med at definere migreringsmål.
• Vurdering af, om migrering til cloud vil gøre det lettere at administrere softwareaktiver.
• Har en dybdegående forståelse af softwarelicensering for både cloud- og on-premises-implementeringer.