Planlæggere af særlige arrangementer – især dem i den almennyttige verden – ved, at det er en god idé at organisere et udendørs fundraisingarrangement. Disse typer arrangementer kræver ligesom andre idéer til indsamling af midler fra lokalsamfundet, at planlægningen af næste års arrangement begynder straks efter afslutningen af dette års fundraisingbegivenhed. Det er vigtigt at afrapportere arrangementet og drøfte, hvad der gik godt, og hvad der kan forbedres, mens arrangementet stadig er frisk i teamets bevidsthed. Ved at drøfte succeser og forbedringer sikrer man, at disse funktioner kan medtages eller forbedres til næste års arrangement. En sådan proaktiv planlægning skaber også værdi for sponsorerne. Og det er uundgåeligt, at alle vellykkede community walks håber at vokse og udvide sig fra år til år.
Det er vigtigt at holde fokus på det primære formål med at afholde sådanne arrangementer: indsamling af midler. For de eventplanlæggere, der tidligere har afholdt en community walk, er et af de vigtigste tidspunkter for planlægningen faktisk, at det sker efter endt walk. For at lære om de mange aspekter af planlægning og udførelse af en community fundraiser walk, vil vi få et kig bag kulisserne på Mors Dag-arrangementet, der blev afholdt af Y-ME Breast Cancer Organization i Chicago.
Y-ME Mother’s Day Breast Cancer Fundraiser Walk
Y-ME blev grundlagt af to brystkræftoverlevere i 1979. Den almennyttige organisation blev bedst kendt for sit flersprogede nationale brystkræft-hotlineprogram for brystkræftpatienter. Programmet blev berømt som landets eneste 24-timers gratis hotline, der udelukkende er bemandet af brystkræftoverlevende, som er uddannede peer counselors. Men organisationen organiserede også en årlig fundraiserwalk på Mors Dag, som støttede deres programmer og tjenester. Tilbage i 2007 indsamlede Y-ME mere end 7 millioner dollars med næsten 43.000 vandrere fra 12 byer. I 2008 deltog 15 byer. Desværre lukkede Y-ME sine døre i 2012, men arven fra deres årlige fundraiser er stadig et godt casestudie for planlæggere af nonprofit-arrangementer.
Meget af Y-ME’s fundraising-succes kan tilskrives en organiseret tilgang til planlægning og holde øje med de vigtigste mål først. Liz Klug, organisationens tidligere direktør for særlige arrangementer, havde dette at sige efter deres rekordår i 2007: “Vi har en plan for forskellige tidspunkter i løbet af planlægningsprocessen. Så vi vil tage skridt til at fremme de mest kritiske tidspunkter for at sikre, at vi får succes. I en by, hvor vi måske er vært for et arrangement for første gang, skal vi f.eks. fokusere på at sikre, at vi har et godt sted og en god beliggenhed, hvor folk vil have lyst til at komme igen. På et senere tidspunkt kan vi fokusere på, hvilke kaffebarer vi skal aflevere brochurer.” Lad os se på, hvordan Klug og Y-ME’s eventplanlægningsteam organiserede en så vellykket begivenhed.
Analyse af tallene
At arrangere en community walk eller en lignende begivenhed kræver, at man samler flere forskellige målsætninger, men i sidste ende gør foreningen eller velgørenhedsorganisationen, der er vært for begivenheden, det for at samle penge ind til deres sag. Derfor sker det første skridt i planlægningen af den næste begivenhed, når den nuværende begivenhed er slut, og det meste af dette arbejde drejer sig om “tallene”.”
“Vi kiggede nøje på tallene efter begivenhedens afslutning,” forklarer Klug, “Vi sammenlignede, hvordan vi klarede os i år i forhold til det foregående . Vi kiggede på deltagernes oplevelse. Vi evaluerede vores kategorier af sponsorater. Vi svarede på alle umiddelbare e-mails om arrangementerne.” Arrangementsplanlæggerne vil også straks tage skridt til at sikre, at alle dem, der er involveret i dette års arrangement, vil fortsætte næste år.
Klug gravede også ned i detaljerne. I sine evalueringer kiggede hun på alt fra antallet af frivillige, der deltog, til mængden af uddelte t-shirts. Derefter spurgte hun, om hun havde brug for mere eller mindre til næste år.
Planlægningstidslinje
For dem, der organiserer en indsamlingsvandring i lokalsamfundet, er det vigtigt at vide, hvilke trin der skal håndteres på forskellige tidspunkter. De fleste nonprofitorganisationer har ikke den luksus at have mange ansatte og frivillige udvalgsmedlemmer til at drive begivenhedens succes. Men planlæggerne erkender, at de skal sikre sig, at de arbejder tæt sammen med en bys borgmesterkontor og afdeling for offentlige arbejder for at få arrangementet på den offentlige kalender.
Klug foreslår, at det første skridt efter at have analyseret sidste års tal er at fokusere på rekruttering af virksomheder. Hvis arrangementet ikke er et nyt program, er det vigtigt at få virksomhedernes støtte til næste års arrangement umiddelbart efter afslutningen af dette års arrangement. “Vi fokuserede på fornyelse af sponsorater, da vi afleverede rapporten om afslutningen af arrangementet”, siger Klug. Hun tilbyder også følgende højdepunkter til planlæggere, der er interesserede i at organisere en fællesskabsvandring som en fundraisingbegivenhed:
- Identificer virksomhedssponsorer
- Udarbejdelse af vandreholdsprogrammer
- Determinering af eventaktiviteter
- Begynd rekruttering af vandrere
- Finalisere arrangementets logistik
- Holde arrangementet
- Holde et “tak”-arrangement
- Evaluere og påbegynde det efterfølgende arrangement
Y-ME ville også hyre et eksternt logistikfirma til at håndtere mange af sine logistiske krav. Men en af de mest nyttige var implementeringen af et online-registreringssystem.
Succes med online-registreringssystem
Y-ME lærte hurtigt om vigtigheden af at bruge internettet til online-registrering og har siden da været en stærk fortaler for brugen af teknologien til online-registrering og fundraising.
De investerede i et online-system til forvaltning af konstituentrelationer, der skulle fungere som deres hjemmeside for løbet i 2003. Denne type system fungerer som et personligt websted for frivillige, hvor de frivillige kan lave personlige opfordringer til donationer og anden deltagelse. Det opsamler oplysninger i en enkelt database og tjener som et redskab for lederne af vandrehold til at opmuntre deres medlemmer.
De online-deltagere steg fra 4.000 til 11.594. Online-donationer steg fra 5 000 til 19 650. Y-ME-holdet mente, at det bidrog til at nå et mål på 2,35 millioner dollars, og som en bonus reducerede teknologien de administrative omkostninger med ca. 20.000 dollars.
Sådan et system kan også fungere som et vigtigt kommunikationsværktøj, der gør det muligt for en organisation at følge op på og fortsætte med at involvere vælgerne efter selve løbsdagen.
Tidslinje for løbsdagen
Fællesskabsvandringer er oftest planlagt om morgenen. Afhængigt af kompleksiteten af skiltning og placering kan opsætningen af begivenheden normalt begynde så tidligt som en uge før begivenheden, og de fleste aktiviteter sker et par dage før gåturen.
Når Y-ME planlagde deres årlige fundraisingbegivenhed, ville holdet typisk forsøge at begrænse det område, hvor de afholdt gåturen, så det ikke krævede en betydelig mængde ressourcetid til at udføre visse driftsopgaver som f.eks. at lukke gader ned. Deres gåtur var generelt ikke konkurrencepræget, så det hjælper også, at de ikke behøvede at overveje de krav, der var nødvendige for et mere konkurrencepræget løbsmiljø.
Skemaet for selve løbsdagen flød normalt som følger:
- Event Planning Team Arrives (2.5 timer før løbet)
- Indcheckning af frivillige (2 timer før løbet)
- Indcheckning og opsætning af sponsorer (2 timer før løbet)
- Registrering begynder (1.5 timer før løbet)
- Startopstilling (30 minutter før løbet)
- Openingsceremonier (10 minutter før løbet)
- Løbet begynder
- Underholdningen på hovedscenen begynder (1 time efter at løbet begynder)
- Officielle bemærkninger fra hovedscenen (efter at løbet slutter; kl. 1.5 timer)
- Programmet slutter officielt (3 timer efter at løbet begynder)
- Event Breakdown Begins (efter at arrangementet officielt slutter)
Tips til planlægning af en Community Walk eller et løb
For de organisationer, der er interesserede i at afholde en Community Walk eller et løb for første gang, giver Klug flere forslag, der vil hjælpe med at sikre et vellykket arrangement.
- Start med varme spor, herunder frivillige med gode forbindelser, sponsorer eller et stort hold. Definer målbare resultater.
- Evaluer konkurrerende arrangementer i din by/lokalitet for at identificere deres bedste praksis og områder, der kan forbedres.
- Arbejd med byens borgmesterkontor og parkdistrikter for at drøfte de nødvendige tilladelser og din begivenheds logistik: tid, sted og antal deltagere. Sørg for at være forberedt til disse møder.
- Forstå dit budget og sørg for at holde dine driftsudgifter på 25-30 % for et nyt arrangement. Nogle velgørende organisationer vil stræbe efter 15-20 % af de samlede udgifter.
- Sikre sponsorer til at absorbere 100 % af driftsudgifterne til dit arrangement.