Gør dig selv til en Microsoft Excel-mester med disse 10 tips og tricks

I dagens hurtige digitale tidsalder er det næsten et krav, at vi arbejder mere effektivt og bruger teknologi til at løse komplicerede problemer. Og intet computerprogram gør det bedre end Microsoft Excel.

Først introduceret i midten af 1980’erne anser mange forretningseksperter Excel for at være et af de bedste stykker software, der nogensinde er udviklet – i 2013 kaldte PCMag det “det første og eneste valg til at manipulere numeriske data”. Og da store dele af den moderne digitale økonomi nu er afhængig af programmet, er det at beherske dets finurligheder en sikker måde at øge produktiviteten, forbedre effektiviteten og imponere kolleger og medarbejdere.

Givet dets fremtrædende rolle i softwareverdenen er der utallige måder at turboforbedre din Microsoft Excel-oplevelse på, hvoraf nogle er bagt direkte ind i programmets grænseflade, og andre er tilgængelige som add-ins og plug-ins. Og da ingen nogensinde har sagt, at Excel er let, har vi samlet vores foretrukne strategier til at forbedre ydeevnen.

1.) Naviger i Excel som en professionel.

Sikkert, en mus og en trackpad er standardinventar på de fleste moderne skriveborde. Men hvis du virkelig vil give din brug af Microsoft Excel et ekstra boost, skal du lære tastaturgenveje. Hvis du f.eks. holder Ctrl nede, mens du trykker på pil op, pil ned, pil venstre eller pil højre, markerer du alle celler hele vejen til slutningen af arket. Du kan bladre i regneark ved at holde Ctrl nede, mens du trykker på enten Page Down (side ned) eller Page Up (side op). Forvandl et talområde til valuta, komplet med dollartegn og to decimaler, ved at trykke på Ctrl + Shift + $ på samme tid. Du kan også omdanne et tal til en dato (dag, måned og år) ved at trykke på Ctrl + Shift + #.

2.) Anvend lignende formatering på flere ark på samme tid.

Denne vigtige opgave er en leg med Excels funktion til grupperede regneark. Klik på fanerne for de ark, du vil gruppere sammen, mens du trykker på Ctrl, så bliver de alle sammen hvide; mens arkene er grupperet, vises enhver formatering, der er indtastet på ét ark, også i de andre. Når du har formateret grupperede ark, skal du sørge for at klikke på faner for at ophæve grupperingen, før du indtaster eller fjerner data.

3.) Indsæt Excel-data i Microsoft Word eller PowerPoint.

Hvis du nogensinde har prøvet dette før, griner du måske. Men det er muligt at overføre data fra et regneark til et tekstdokument. Du skal blot være opmærksom på at klikke på udklipsholderen, der vises, efter du har indsat, for at beslutte, om du vil beholde den oprindelige Excel-formatering, eller om du vil have de indsatte data til at matche formatet i dit eksisterende Word- eller PowerPoint-dokument.

4.) Du skal blot vælge kolonner og rækker.

Hvis dine data er i en tabel, og du har brug for at henvise til en hel kolonne i en ny formel, skal du klikke på kolonnens navn. (Pro-tip: Sørg for, at din markør ligner en pil nedad, før du klikker på kolonnens navn). Andre praktiske genveje til valg er Shift + mellemrumstast, som markerer en hel række, og Ctrl + mellemrumstast, som markerer en hel kolonne.

5). Indsæt rækker og kolonner med lethed.

Et godt Excel-regneark er altid klar til at vokse. Det kan gøres hurtigt at tilføje rækker og kolonner på en række forskellige måder: Klik på Indsæt > Rækkereller kolonner; højreklik på rækker eller kolonner og vælg Indsæt; eller tryk på Ctrl og + eller Ctrl + Shift og +

6). Lav kolonner om til rækker (eller omvendt).

Hvis du har data organiseret i kolonner, som skal omdannes til rækker (eller omvendt), skal du ikke bekymre dig. Kopier den oprindelige blok af celler, højreklik derefter på destinationscellen, og vælg Indsæt specielt og derefter Transponér.

7.) Brug enkle beregninger for at spare tid og energi.

Excels formler kan være legendariske for deres kompleksitet, men enkle beregninger kan ofte give dig det mest umiddelbare løft i produktiviteten. Brug +-tasten til at lægge til, brug –tasten til at trække fra, brug *-tasten til at gange, og brug /

8.) Tilføj en oversigtsrække til en tabel.

Du kan tilføje en oversigtsrække til en tabel i båndet Design (med Windows) eller båndet Tabel (på Mac) ved at markere Samlet række. Du kan derefter vælge mellem en række forskellige oversigtsstatistikker: ikke kun samlet sum, men også samlet antal, gennemsnit, standardafvigelse m.m. Hvis du placerer oplysningerne i en total- eller oversigtsrække, betyder det, at de er knyttet til din tabel, men at de forbliver i den nederste række, uanset hvordan du derefter vælger at sortere dine tabeldata. Dette kan fungere som en stor tidsbesparelse, hvis du laver mange dataudforskninger.

9.) Brug AutoFill.

Dette fungerer godt til gentagne opgaver: Udfyldning af datoer, tidspunkter eller andre værdier, der følger en sekvens. Start med den første indtastning, og flyt derefter markøren over den nederste højre del af den sidste celle, hvorved der kommer et udfyldningshåndtag frem. Når det ændres til et plus (+)-tegn, skal du klikke og vælge alle de celler, du skal udfylde med det valgte mønster. Du kan endda gå opad i en kolonne eller til venstre og højre i en række.

10.) Skjul data i beskyttede regneark.

Hvis du ønsker at dele nogle data med andre brugere, men ikke alle dataene, kan du overveje at skjule dem. Den nemme måde er at højreklikke og vælge funktionen Skjul. Men du kan være endnu mere sikker ved at bruge funktionen Formatér celler ved at klikke på Hjem > Skrifttype > Åbn formatér celler > Nummerfanen > Brugerdefineret > Type. På den måde kan dine data forblive helt sikre.

Hvad enten du er en erfaren Excel-profil på jagt efter nye brugervenlighedstricks eller en ny bruger, der forsøger at finde en mening med det hele, bør disse tips forbedre din programoplevelse. Vil du vide mere om Microsoft Office-produktivitetspakken? Er du nysgerrig efter at vide, om dit kontor er klar til en opgradering, der gør dit teknologiliv mere produktivt og effektivt? Kontakt CMIT Solutions i dag. Vi er her for at få hardware og software til at arbejde for din virksomhed, ikke imod den.