Forståelse af det virtuelle organisationsdiagram
Forandringer er spændende. Forandring kan være skræmmende. Lad os se det i øjnene, forandring er en masse arbejde. I takt med at organisationer fortsætter med at vokse og tilføjer nye medarbejdere, fortsætter det organisatoriske landskab med at ændre sig. Vi har alle sammen oplevet det. En person forlader os, en stilling bliver tilføjet, eller en person bliver forfremmet og efterlader dig med en ny organisatorisk struktur. Vi forsøger alle sammen at finde ud af, hvad omkostningerne ved ansættelsen var, eller hvilket omkostningssted det kommer fra.
Når forandringer sker, betyder det for mange organisationer, at de skal reorganisere deres interne struktur eller starte helt forfra. Mange virksomheder administrerer deres organisations omkostninger og teamopsætning gennem komplekse regneark og dokumenter, som kun få medarbejdere kan forstå ved et enkelt blik. Som rapporten State of Workforce Management 2018 viser, oplever 42 % af organisationer inden for sundhed og human service en omsætning på over 20 %, hvilket skaber konstante ændringer i organisationsstrukturen. For at holde styr på disse ændringer skal organisationer finde en enklere måde.
En organisations struktur bør være gennemsigtig, hvilket betyder, at alle medarbejdere i en arbejdsstyrke bør kunne se og forstå, hvordan deres organisation er opbygget. Dette hjælper medarbejderne med at forstå den interne kommandokæde og hjælper lederne med at se alle medarbejdere i deres team og træffe administrative foranstaltninger, når det er nødvendigt. Når medarbejdere forlader en organisation, en ledig stilling bliver besat, eller en medarbejder skifter til en ny stilling, bør organisationens struktur opdateres automatisk uden manuel indsats eller indgriben. Heldigvis er der nu et værktøj til rådighed for organisationer inden for sundheds- og socialsektoren, som fremmer gennemsigtighed og automatisering af organisationens struktur, og som er udviklet specifikt med deres behov og udfordringer i tankerne. Dette værktøj er kendt som et virtuelt organisationsdiagram.
Hvad er et virtuelt organisationsdiagram?
Et virtuelt organisationsdiagram er en visuel repræsentation af en organisations interne hierarki og kortlægger en arbejdsstyrke efter afdeling. Virtuelle organisationsdiagrammer er afgørende for automatisering af arbejdsgange og er med til at sikre, at ingen opgaver, projekter eller data går tabt. Dette er især nyttigt i organisationer med hundredvis af medarbejdere, hvor det kan være et fuldtidsjob at holde styr på den skiftende organisation manuelt. Det sparer ikke kun tid for HR, men det frigør dem også til at fokusere på opgaver, der bidrager mere til organisationens succes, såsom at rekruttere og fastholde de bedste talenter.
Det virtuelle organisationsdiagram giver ledere mulighed for at opstille deres organisation, som de ønsker, så de kan bestemme, hvor mange stillinger der skal være i hver afdeling. Lederne kan også gå et skridt videre og knytte specifikke attributter til hver stilling, f.eks. løninterval, omkostningscenter, finansieringskilde og placering. Ud over at øge organisationens interne synlighed hjælper denne fremgangsmåde også lederne med at få bedre styr på de omkostninger, der er forbundet med hver enkelt stilling. Dette reducerer risikoen for at ansætte medarbejdere uden for budgettet betydeligt.
Hvor kan du finde et virtuelt organisationsdiagram?
Mange af de store aktører og leverandører inden for HR-softwaresektoren leveres ikke komplet med et virtuelt organisationsdiagram. Dette skyldes sandsynligvis, at deres software er generisk og er til massebrug uanset organisationens størrelse. Sofistikerede, specialiserede leverandører som DATIS, der fokuserer på specifikke brancher, tilbyder imidlertid et fuldt interaktivt og brugbart virtuelt organisationsdiagram uden ekstra omkostninger. For ledere, der i øjeblikket er i valgprocessen for leverandører, og som ser værdi i mere intern gennemsigtighed og automatisering, bør spørge om et virtuelt organisationsdiagram under softwaredemonstrationer.
Moderne virtuelle organisationsdiagrammer er webbaserede og kan tilgås fra hvor som helst og når som helst, normalt via en onlineportal. Mange sundheds- og sundhedsorganisationer har medarbejdere, der arbejder eksternt eller på farten, og ved at give disse medarbejdere mulighed for at se deres organisationsstruktur kan man øge medarbejdernes engagement og holde disse medarbejdere orienteret. Mens alle medarbejdere i en organisation har adgang til det virtuelle organisationsdiagram, har ledere, administratorer og chefer særlige tilladelser, som giver dem mere detaljerede beskrivelser af de forskellige stillinger, der udgør deres organisation.
Hvad kan du gøre nu?
Med 98 % af organisationer inden for sundheds- og socialsektoren, der forudsiger, at de vil investere i flere digitale værktøjer og løsninger i 2018, er det sandsynligt, at du allerede har undersøgt nogle leverandører eller endda planlagt demoer. Tag et øjeblik i dag til at gennemgå dine processer. I er sikkert gået over til forskellige teknologier i løbet af det sidste år, men er I helt gået væk fra manuel indtastning af oplysninger i regneark og papirbaserede løsninger? Tænk på, hvor meget tid der bruges på at opdatere den organisatoriske struktur, når den ændrer sig, og hvilke fordele du vil opleve ved at automatisere denne proces. Forestil dig, at du kan strukturere din arbejdsstyrke med få klik med musen, og at arbejdsgange automatisk omdirigeres til den rette medarbejder, når kommandokæden er brudt.
For mere information om det virtuelle organisationsdiagram kan du downloade databladet DATIS Organizational Chart.
Denne DATIS-blog blev skrevet af Rob Bennett, DATIS, den 22. februar 2018 og må ikke genudsendes uden tilladelse.