Der er ikke noget magisk eller mystisk ved forhandlinger eller ved, hvad der gør en mesterforhandler til en mesterforhandler. Der er 5 trin og praksisser, der konsekvent virker. Den model, der præsenteres her, identificerer de fem faser i enhver forhandling i en forenklet ramme, der hjælper dig med at analysere, absorbere og anvende de bedste forhandlingspraksisser (BNPS).
Denne model er bygget op ud fra forskellige klienterfaringer hos organisationer over hele verden siden 1993. Den er cirkulær, fordi den skildrer den flydende bevægelse i alle forhandlinger. Samarbejdsforhandlinger er en løbende proces, som opbygger tillid, tryghed og stærke relationer.
De 22 bedste forhandlingspraksisser (BNP’er) falder hovedsageligt ind under en forhandlingsfase – selv om nogle gælder i hele forhandlingscyklussen, og andre går over fra den ene fase til den næste.
| Fem faser i en forhandling | |
|---|---|
| Fase 1: Forberedelse |
Identificer potentiel værdi |
|
Fase 2: Informationsudveksling og validering |
Opdage og skabe værdi |
| Stadie 3: Forhandle |
Skab og fordel værdi |
| Stadie 4: Afslutte |
Fang værdi |
| Fase 5: Udfør |
Udvide værdien |
Fase 1 – Forberedelse
Der findes ingen god genvej til forberedelse. Det er den første fase i enhver forhandling, selv om folk ofte ikke giver den den tid, som den fortjener. De går ofte direkte til informationsudveksling eller endda direkte til forhandling.
Forberedelse starter med at fastslå, om der er tale om en potentiel samarbejdssituation, så du kan vælge den bedste strategi. Dernæst bruger du tid på at undersøge oplysninger, analysere data og indflydelse og identificere interesser og holdninger. Endelig skal du overveje det forhold, du ønsker at opbygge.
Fem nøgleelementer i forberedelsen af en forhandling
- Indledende punkter at overveje
Bør jeg forhandle?
Hvad jeg skal vide
Organiser oplysninger - Research dækker
Aktører og interessenter
Faktagrundlaget
Standarder og benchmarks - Analyse omfatter
Organisering af data
Forventning af, hvad der vil ske
Vurdering af styrker og risici - Identifikation af dine og deres
Interesser
Positioner: Mål, mest ønskede resultater, og mindst acceptable aftaler
Bedste alternativer til en forhandlet aftale
Koncessioner - Kend det forhold, du ønsker at opbygge
Planlæg at opbygge tillid
Forbered dig på følelsesmæssige reaktioner
Udvikl undersøgelser for at opdage “ved ikke” og teste antagelser
Fase 2 – Informationsudveksling
Fasen for informationsudveksling finder sted, når du begynder at engagere den anden side, deler oplysninger og udforsker muligheder, der tager hensyn til interesser – det, I hver især har brug for, i modsætning til holdninger – det, I hver især beder om senere i forhandlingsfasen. Vi vil senere komme nærmere ind på forskellen mellem interesser og holdninger, og hvor afgørende de er for vellykkede forhandlinger, men her er et kort eksempel:
Medarbejderens holdning: Hun har bedt om at blive tildelt projekt Beta.
Medarbejderens interesse: For at blive forfremmet skal hun lykkes med et projekt med stor synlighed.
Det er afgørende her at fokusere på at opbygge en relation og tillid, uden hvilken ingen af parterne vil føle sig trygge ved at dele interesser. En måde at opbygge forholdet på er at gøre sit “sociale hjemmearbejde” i denne fase ved at finde ud af og vise interesse for den anden parts forretningskultur, personlighed, eksterne interesser og værdier.
Fire kritiske vurderinger foretages i udvekslingsfasen:
- Troværdighed – Er vedkommende ærlig og pålidelig?
- Kompetence – Er vedkommende troværdig og dygtig?
- Sympati – Kan I arbejde godt sammen?
- Interesseoverensstemmelse – Er dine interesser i overensstemmelse med deres?
Mesterens værktøj i udvekslingsfasen er tillidsskabelse og forhandlerens prøve.
En definition af Probe:
… en teknik, der anvendes for at tilskynde respondenten til at give et mere detaljeret svar på et spørgsmål og uddybe sit tidligere svar. Eksempel: “Noget mere?” “Hvorfor synes du, at det er rimeligt?” “Hvordan kom du frem til den løsning?”
En Go/No-Go beslutningstidspunkt i udvekslingen
Hvis din vurdering i denne fase af forhandlingsprocessen er negativ, foretager du justeringer eller gennemfører dit bedste alternativ til en forhandlet aftale (BATNA).
Hvis din vurdering i denne fase af forhandlingsprocessen er positiv, går du videre. Med den opbyggede tillid udforsker du kreative løsninger, der tager hensyn til interesser og ser potentialet for at skabe reel værdi.
Dyk ned i forhandlingsfasen nu?
Du vil på dette tidspunkt være ivrig efter at dykke ned i forhandlingsfasen. Hold en pause for at skabe et afgørende værktøj, der vil vejlede og beskytte dig i de efterfølgende faser. Det er udviklingen af en fælles dagsorden.
Fase 3 – Forhandle
Forhandlinger er det sted, hvor “give-og-tage” sker. Hvis du tror, at succes er ensbetydende med kun at tage og ikke at give, vil du ikke opnå reel værdi. I forhandlingerne skal du gøre og forvalte dine indrømmelser. Når du giver og tager det, som tilfredsstiller begge parters interesser, vil du opbygge et varigt forhold og et frugtbart resultat. I forhandlingsfasen fortsætter du med at skabe værdi, og med handler kan du til sidst indhente værdi.
- For at få tillid skal du være generøs.
Der er to værktøjer, du skal bruge fra din forhandlerens værktøjskasse i forhandlingsfasen, nemlig sonden og kreativitet.
Forhandlinger er din “face-time” med den anden person, selv når du ikke er ansigt til ansigt.
Som i alle interpersonelle relationer kan følelser hjælpe eller hindre fremskridt. Specifikke forhandlerværktøjer og adfærdsmæssige færdigheder har stor betydning her. Finjusterede kommunikationsevner er afgørende på dette tidspunkt, hvor du udforsker muligheder for at skabe værdi og gennemfører handler for at indhente værdi. Du vil få størst succes, når løsningerne tilfredsstiller alles behov.
Fase 4 – Afslutte
Fase 4 er det punkt i processen, hvor du når frem til en aftale. Det er vigtigt at finde ud af, om den anden part har kapacitet til at gennemføre de ting, som de har sagt, at de vil gøre. Det er nu, man skal nedfælde de fælles interesser på skrift og udarbejde et omfattende resumé af aftalen. Nogle gange er man nødt til at overveje strategier her for at fastlåse et tilsagn. Sørg også for at blive enige om de næste skridt. Og glem aldrig at takke den anden part for deres vilje til at forhandle – også selv om der ikke er indgået en aftale.
Fase 5 – Udfør
Fase 5 er gennemførelsen af aftalen. Denne fase kan også ses som en forberedelse til den næste forhandlingsmulighed. Du skal sikre, at du følger op på de løfter, du har givet, for at styrke forholdet og opbygge tillid. I denne fase lærer du mere om den anden part i denne fase. Dette vil føre til nemmere forhandlinger næste gang. Og husk, at du under udførelsen sandsynligvis vil anvende den samlede forhandlingsproces og Best Negotiating Practices (BNP’er) på uventede begivenheder, mislykkede præstationer og de uundgåelige ændringer.