Så hvad er forskellen mellem et ERP-system og et EPM-system? Hvilke forretningsproblemer løser de? Hvorfor har du brug for begge? Hvordan arbejder de sammen?
ERP – optimeret til transaktionsbehandling
Lad os starte med ERP-systemer. Selv om navnet får det til at lyde som et system, der er optimeret til planlægning, er et ERP-system i virkeligheden designet og optimeret til backoffice-transaktionsbehandling og støtte til driftsprocesser. Her er nogle af de vigtigste processer, der understøttes af et ERP-system:
- Indkøb
- Kreditorer
- Ordrebehandling og fakturering
- Opgørelse af debitorer og inkassostyring
- Fremdriftsstyring af anlægsaktiver
- Tasury og likviditetsstyring
- Generalregnskab
De fleste ERP-systemer er bygget og implementeret ved hjælp af et relationelt databaseadministrationssystem (RDBMS), som er optimeret til behandling af store transaktionsmængder. Dataene i et ERP-system opsummeres typisk i hovedbogsmodulet.
Så ud over at håndtere driftsrapportering på transaktionsdata understøtter ERP-systemer også en vis grundlæggende finansiel og ledelsesmæssig rapportering. Dette omfatter grundlæggende regnskaber, såsom balancen, resultatopgørelsen og pengestrømsopgørelsen. Det omfatter også ledelsesrapporter, f.eks. rapporter om faktiske afvigelser i forhold til budgetafvigelser pr. omkostningssted og afdeling.
De fleste ERP-systemer er imidlertid ikke i stand til at understøtte følgende EPM-processer:
- Konsolidering og rapportering af finansielle resultater fra flere ERP/GL-systemer
- Iterativ indsamling, udarbejdelse og forvaltning af finansielle og operationelle budgetter
- Orkestring og forvaltning af en rullende prognoseproces
- What-if-modellering af forskellige finansielle eller operationelle scenarier (M&As, omorganiseringer, nye produkter eller markedsadgang, langsigtet planlægning, cash flow-prognoser osv.)
- Multidimensionel analyse af finansielle og driftsmæssige resultater
Så du undrer dig måske – hvordan håndterer organisationer disse typer krav, hvis deres ERP-systemer ikke kan håndtere dem? Svaret: Mange organisationer supplerer deres ERP-systemer med en række Excel-regneark eller bruger EPM-applikationer til at understøtte disse krav.
EPM – optimeret til ledelsesprocesser
EPM-softwareløsninger er et supplement til ERP-systemer og erstatter typisk regneark, der bruges til at understøtte specifikke ledelsesprocesser:
- Budgettering, planlægning og prognoser
- Finansiel konsolidering og rapportering
- Ledelsesrapportering & analytics
- Enterprise modeling
Lad os se på, hvordan et EPM-system håndterer nogle af disse processer – begyndende med budgettering, planlægning og prognoser.
Planlægningsmodulet i et EPM-system er designet til at håndtere indsamling og sammenstilling af budgetter og prognosedata, med arbejdsgangs- og procesunderstøttelse, der anerkender processens iterative karakter. Skabeloner til indtastning af budgetdata kan oprettes og tilpasses de forskellige afdelingers behov, men linjeledere kan typisk ikke tilsidesætte forretningsregler og beregninger, der er defineret af finansafdelingen.
Og når lederne indtaster deres budgetdata og trykker på enter, går resultaterne direkte ind i en centraliseret database, hvor de bliver samlet. Disse funktioner gør det muligt for organisationer at fremskynde budgetteringsprocessen og samtidig forbedre nøjagtigheden af oplysningerne. Budgettet kan “seedes” med tidligere års faktiske resultater fra ERP-systemet, og når budgettet er færdiggjort, kan det indlæses i ERP-systemet, hvis det er nødvendigt.
Når det drejer sig om finansiel konsolidering og rapportering, er konsolideringsmodulerne i de fleste EPM-systemer designet til at indsamle og konsolidere finansielle resultater fra enkelte eller flere GL’er og andre datakilder. Disse systemer giver indbygget støtte til komplekse forhold som valutaomregning, elimineringer mellem selskaber og rapportering i henhold til flere regnskabsretningslinjer, f.eks. US GAAP eller IFRS. EPM-systemer tilbyder desuden fleksible rapporteringsværktøjer, som gør det muligt for finansbrugere nemt at oprette og producere en lang række finansielle rapporter og ledelsesrapporter uden it-understøttelse. Dette gør det muligt for organisationer at automatisere og fremskynde perioden ved regnskabsafslutning og rapporteringsprocessen og frigøre mere tid til analyse i økonomien.
Og når det gælder understøttelse af “hvad nu hvis”-analyser, er modelleringsmodulerne i de fleste EPM-systemer designet til at understøtte integrerede, flerdimensionale modeller, der gør det muligt for organisationer at forstå den finansielle indvirkning af operationelle beslutninger, der trækker data fra andre EPM-moduler eller fra ERP- og andre transaktionssystemer.
EPM og ERP – bedre samarbejde
Når du har forstået forskellene mellem ERP- og EPM-systemer, kan spørgsmålet være, hvilket system du skal implementere først? Det minder mig om spørgsmålet om hønen eller ægget – men dette spørgsmål er lettere at besvare. I de fleste organisationer kommer regnskabs-/ERP-systemet først. Medmindre du har planer om at betale regninger og føre regnskaberne manuelt, kan din virksomhed ikke fungere uden en eller anden form for automatiseret regnskabssystem til at køre lønninger, behandle fakturaer, foretage betalinger, fakturere kunder, spore inddrivelser og udarbejde periodiske regnskaber.
Spreadsheets kan i de tidlige faser være tilstrækkeligt som et middel til at oprette budgetter eller prognoser og foretage nogle grundlæggende rapporter og analyser. Men efterhånden som virksomheder vokser i størrelse og kompleksitet, bliver den manuelle tilgang til budgettering, planlægning, prognoser og rapportering ved hjælp af Excel og e-mail besværlig. Der opstår et behov for en EPM-løsning.
Den gode nyhed her er, at EPM-systemer ofte kan bruge Excel som front-end og er designet til at integrere med og indsamle data fra flere kilder – ERP, GL, HR, salg, marketing osv. I nogle tilfælde kan leverandøren endda levere certificerede konnektorer, der giver direkte integration med specifikke systemer, hvilket fremskynder integrationsprocessen og reducerer integrationsomkostningerne.
Og det gode ved de fleste EPM-systemer er, at da de er agnostiske i forhold til de underliggende transaktionssystemer, kan du opgradere eller udskifte dit underliggende ERP/GL-system uden at forstyrre dine ledelsesprocesser – dvs. planlægning og rapportering – i overgangsperioden. Så organisationer, der ønsker at opgradere disse systemer, og som ikke allerede har et EPM-system på plads, bør måske implementere et EPM-system, før de foretager ERP-opgraderingen, for at mindske forstyrrelserne. Så i dette tilfælde kommer hønen før ægget!
Kundeeksempler
Planful har arbejdet med over 600 virksomheder for at hjælpe dem med at erstatte regneark eller ældre applikationer, der bruges til planlægning, konsolidering, rapportering, analyse og modellering – med en cloud-baseret EPM-løsning, der fungerer problemfrit med deres ERP-systemer. Og uanset om ERP-systemet er implementeret på stedet eller i skyen, kan Planful implementeres hurtigt – typisk i løbet af få uger eller måneder.
Disse kunder er i stand til at:
- Reducer planlægnings- og prognosecyklusser med op til 50 %
- Forkort dagene til afslutning med op til 75 %
- Accelerer finans- og ledelsesrapportering med op til 80 %
- Leverer indsigt, der reducerer omkostningerne og forbedrer forretningsfokus
- Gør alt ovenstående til en lavere TCO end on-premises og andre cloud-leverandører
For at få mere at vide, downloade vores gratis white paper med titlen “Best Practices: ERP og Enterprise Performance Management.”