Alle har hørt udtrykket “Hvis man ikke planlægger, planlægger man at fejle”. Intet sted er dette udsagn mere sandt end inden for PR-konsulentvirksomhed. En god PR-plan vil gøre forskellen mellem en effektiv kampagne og en fiasko. Følgende er et eksempel på en meget grundlæggende, men effektiv plan.
Public Relations Plan for Center City Mission Center
Problem, der skal løses
Der er brug for midler til nødvendige forsyninger, reparationer af bygningen, betaling af lånet på bygningen og en løn til en direktør. Der er også brug for flere frivillige for at udvide programmets rækkevidde.
Aktuel situation
Center City Mission er et trosbaseret, almennyttigt og ikke-statsligt finansieret center, der når ud til beboerne på østsiden af Boston. Centret tilbyder hjælp inden for områder med træning i livsfærdigheder, f.eks. jobfærdigheder, jobsøgning og jobsamtale, personlig budgetlægning og lektiehjælp til børn. Center City har hjulpet ca. 130 familier siden starten i 2000, men uden en øget frivilligbase og yderligere finansiering er centerets udadvendte kapacitet begrænset.
Beskrivelse af målgrupper
1. Fonde
2. Kirker og foreninger
3. Individuelle donorer
4. Sundhedsplejersker
Målsætning
1. At øge finansieringen ved at
a. 40 000 USD/år – direktør
b. 10 000 USD/år – afbetaling af realkreditlån på 75 000 USD
c. 15 000 USD – reparationer af bygninger
d. $10.000 – computere og andre forsyninger
2. Madbankdonationer
3. 25 yderligere frivillige
4. Rekruttering af sundhedsplejersker til grundlæggende gratis lægehjælp
Objekt for hver enkelt borger
1. Stiftelser
a. Opnå tilskud
2. Kirker og brancheforeninger
a. Regelmæssige månedlige finansielle donationer
b. Engangsdonationer
c. Regelmæssige donationer af fødevarer og basisvarer
d. Månedlige fødevaredonationer
3. Individuelle donorer
a. Regelmæssige månedlige finansielle donationer
b. Engangsdonationer af finansiel art
c. Rekruttering af frivillige
4. Sundhedsplejersker
a. Rekruttere frivillige til månedlig grundlæggende lægehjælp
Aktionsplan for hver enkelt borger
1. Stiftelser
a. Indsendelse af ansøgninger om tilskud til 25 fonde i 2009
2. Kirker og brancheforeninger
a. Udvikle et hold af talere til at tale til mindst to kirker i hovedstadsområdet Boston og en sammenslutning om måneden
i. Opfordre til regelmæssige månedlige donationer samt engangsdonationer
ii. Indsamling af regelmæssige månedlige maddonationer samt engangsdonationer
iii. Indsamling af frivillige
b. Send regelmæssige nyhedsbreve for at fremhæve centrets effektivitet
3. Individuelle donorer
a. Afholde årlige fundraising-arrangementer
b. Afholde årlig værdsættelsesmiddag for donorer og frivillige
c. Send regelmæssigt nyhedsbrev med takkebreve fra familier, der er blevet hjulpet
4. Sundhedsplejersker
a. Afholde regelmæssige morgenmøder for udbydere af sundhedspleje for at præsentere Center City og rekruttere frivillige til en månedlig gratis sundhedsklinik
Kommunikationsplan Offentligheden
1. Fonde
2. Kirker og foreninger
3. Individuelle donorer
4. Sundhedsplejeudbydere
Kommunikationsstrategier
1. Fonde
a. Indsend 25 ansøgninger om tilskud
2. Kirker og foreninger
a. Ring til præster/forstandere for at forklare Center City og tilbyde talere
3. Individuelle donorer
a. Henvendelse til kirker og foreninger
b. Afhold årlige fundraising-arrangementer
c. Sende nyhedsbreve med beskrivelse af resultaterne af Center Citys indsats
4. Sundhedsplejeudbydere
a. Tal med den lokale AMA for at få vejledning om, hvordan man henvender sig til sundhedsplejersker
Mediestrategier
1. Kontakt lokale journalister for at få artikler i de lokale aviser
2. Pressemeddelelser om indsamlinger
3. Undersøg om du kan være gæst i lokale radiotalkshows.
Budget
Alt i denne PR-plan vil blive gennemført ved hjælp af donationer og frivillige kræfter.
Planens evaluering
1. Indsamlede midler senest i april 2010
2. Årlige midler afsat senest i oktober 2009
3. Antal frivillige, der har forpligtet sig til at arbejde frivilligt senest i april 2010
4. Antal sundhedsplejersker, der har forpligtet sig til at arbejde frivilligt
5. Stigning i fødevarebanken. Dette er vanskeligt at kvantificere.
Planimplementering
1. Færdiggøre ansøgninger om tilskud
2. Udarbejde liste over kirker i hovedstadsområdet i Boston
3. Udarbejde liste over foreninger i hovedstadsområdet i Boston
4. Udarbejde udsendelser til kirker og foreninger
5. Opfølgning af udsendelser med telefonopkald
6. Udarbejdelse af gruppepræsentation
7. Udarbejdelse af brochurer og trykning af dem
8. Kontakt til Boston-afdelingen af American Medical Association
Feedback og justering af planen
1. Overvågning af præsentationer
a. Få feedback fra talerne
b. Få feedback fra præster/direktører
2. Foretag justeringer efter behov
En effektiv PR-plan
Som du kan se, er PR-planen meget enkel og grundlæggende. Den er dog kun begyndelsen, et kort til at nå dit mål. Du vil bygge videre på denne plan for at udvikle din tidslinje og detaljerne for hver enkelt aktivitet. Du kan derefter bruge planen til at følge aktiviteterne og evaluere resultaterne. Dette vil give dig en god begyndelse til en plan for succes.
Strategiske Public Relations