Generelt kan du bede en medarbejder om en lægeerklæring, når han/hun tager fri på grund af sygdom. Ud over din virksomheds sygefraværspolitik er der tre føderale love, der regulerer lægeerklæringer og arbejdsrelateret fravær: Health Insurance Portability and Accountability Act Privacy Rule (HIPAA); Americans with Disabilities Act (ADA); og Federal Medical Leave Act (FMLA). Det er vigtigt at vide, hvad der er tilladt i henhold til hver enkelt lov.
HIPPA
I henhold til HIPAA’s Privacy Rule kan en arbejdsgiver anmode om en lægeerklæring og andre helbredsoplysninger fra medarbejdere, hvis oplysningerne er nødvendige for at afgøre sygeorlov, arbejdsskadeerstatning, wellness-programmer eller sundhedsforsikring.
Hvis du imidlertid direkte beder din medarbejders sundhedsplejerske om oplysninger, kan de ikke give dig disse oplysninger uden medarbejderens samtykke – medmindre en anden lov tvinger dem til det.
ADA
I henhold til Equal Employment Opportunity Commission – som håndhæver ADA – kan arbejdsgivere have en politik, der kræver, at alle medarbejdere skal fremlægge lægeerklæringer for at dokumentere et handicap, anmode om rimelige tilpasninger eller bevise behovet for orlov.
I 2017 stadfæstede en forbundsdomstol en ADA-relateret sag, hvor medarbejderen blev opsagt, fordi han nægtede at fremlægge en lægeerklæring. I sagen, Gogos v. AMS Mechanical System Inc., sagsøgte medarbejderen (Gogos) AMS Mechanical System Inc. med den begrundelse, at han blev fyret på grund af et handicap – hvilket, hvis det var sandt, ville være i strid med ADA. Retten bekræftede, at der var “ubestridte” beviser for, at medarbejderen blev afskediget for at nægte, hvad retten opfattede som en rimelig og lovlig anmodning om en lægeerklæring.
FMLA
FMLA tillader arbejdsgivere at anmode om en lægeerklæring eller en lægeattest, når en medarbejder første gang anmoder om orlov i henhold til FMLA. Hvis medarbejderen er på forlænget orlov, kan der anmodes om en lægeerklæring hver 30. dag.
For en medarbejder på intermitterende FMLA-orlov kan der ikke kræves en lægeerklæring, hver gang han eller hun mangler arbejde. Den første lægeerklæring, som medarbejderen indsendte, og som angiver behovet for intermitterende FMLA-orlov, bør være nok. Arbejdsgiverne kan dog spørge, om fraværet er direkte relateret til årsagen til den intermitterende FMLA-orlov.
Sygefraværspolitik
Du kan gøre lægeerklæringer til en del af din virksomheds sygefraværspolitik, så længe du anvender denne praksis konsekvent over for alle medarbejdere. For at undgå at overtræde ADA kan du overveje kun at bekræfte, at en medarbejder er blevet set af en læge og bekræfter eventuelle arbejdsrelaterede begrænsninger. Søg ikke efter en diagnose af medarbejderens sygdom, medmindre det er tilladt i henhold til loven.
Sørg for at tjekke statslige og lokale love om betalt sygeorlov, som kan forbyde dig at anmode om en lægeerklæring, medmindre din medarbejder har været fraværende i en bestemt tidsramme.
Det kan være vanskeligt at vide, hvornår du skal bede om en lægeerklæring fra en syg medarbejder. Søg juridisk rådgivning, før du fastlægger din virksomheds politik for sygefravær, og for at kontrollere, at den føderale lovgivning er overholdt.