Løsning
På grund af frustrationerne over e-mail og kalenderplads samt begrænsede samarbejdsmuligheder bad CIO et team om at se på hostede muligheder for de studerende, herunder Google Workspace, Microsoft Live og Zimbra. De analyserede omkostninger og fordele og oprettede derefter fokusgrupper af studerende for at indsnævre deres muligheder. Efter pilottest af de forskellige værktøjer og efter at have modtaget personlige demonstrationer og feedback fra de studerende besluttede universitetet at vælge Google. Muligheden for at integrere med forskellig software og hardware spillede en vigtig rolle for NC State’s beslutning. “På det tidspunkt fungerede Microsoft-løsningen faktisk kun med Internet Explorer,” siger Sarah Noell, leder af Google Service Team og assisterende direktør i Office of Information Technology. “Vi har et stigende antal Mac-computere på campus.
For de studerende, hvoraf mange allerede brugte Google, var det virkelig en selvfølge.” I mellemtiden bad CIO’en en anden forskningsgruppe på campus om at evaluere Google Workspace for fakultetet og personalet. Deres hovedkriterium var en løsning, der kun ville kræve få ændringer i processerne. At gå fra en on-premise-løsning til en cloud-baseret løsning kræver ganske vist nogle ændringer, men opfattelsen af ændringerne var større end virkeligheden. De fleste fakultetsmedlemmer tog godt imod flytningen til Google, da de havde set den blive brugt med stor succes af de studerende. Mens nogle medarbejdere i begyndelsen var tilbageholdende, er deres klager stort set forsvundet, efter at de rent faktisk er begyndt at bruge Google Workspace, husker Noell. Noells team administrerer nu 180.000 Google-konti, hvoraf ca. 75.000 er aktive. NC State-uddannede har mulighed for at beholde deres konti på ubestemt tid, og mange har inaktive konti.