Som praktiserende fysioterapeut har du meget at se til – alt fra behandling af patienter og sporing af resultatdata til at drive en rentabel virksomhed og opkræve betaling for dine tjenester. Så det er ikke underligt, at du har mindre tid, end du gerne vil have, til at holde dig ajour med alle ins og outs af PT-fakturering. Bare rolig; jeg har styr på det. Her er 10 regler for PT-fakturering, som du skal kende, i et letlæseligt oversigtsformat. (Hvis du vil dykke dybere ned i et bestemt emneområde, kan du klikke på linkene i det tilsvarende afsnit. De fører dig til detaljerede artikler, der lærer dig alt, hvad du har brug for at vide om det pågældende PT-faktureringsemne.)
En ting mere, før vi går i gang: Denne oversigt dækker specifikt Medicare-retningslinjerne. Mens mange tredjepartsbetalere anvender lignende faktureringspolitikker, vil jeg stærkt anbefale at kontrollere reglerne for hver forsikring, som din klinik accepterer.
Med det ude af vejen, lad os dykke ned i:
Fakturerbar tid
For at sige det enkelt, er fakturerbar tid den tid, der bruges på at behandle en patient. Der er dog nogle nuancer, som man skal holde sig for øje. Du kan f.eks. ikke fakturere for:
- ufaglært forberedelsestid,
- flere timede enheder på grund af flere terapeuter,
- hvileperioder eller andre pauser,
- supervision eller
- dokumentation.
Dertil kommer, at når du beregner din fakturerbare tid, bør du aldrig runde opad, når du beregner den fakturerbare tid. Du kan dog fakturere for evalueringer og reevalueringer – i nogle tilfælde. De fleste betalere, herunder Medicare, tillader terapeuter at fakturere for de indledende evalueringer, der er nødvendige for at etablere plejeplaner. Og hvad angår revurderinger, kan terapeuterne fakturere for den tid, de bruger på at foretage disse vurderinger midtvejs i en episode – hvis der er sket en væsentlig ændring i patientens fremskridt (se punkt 7 nedenfor for mere herom).
For en detaljeret diskussion af fakturerbar tid kan du læse dette indlæg.
En-til-en-tjenester vs. gruppetjenester
Den måde, hvorpå du fakturerer den tid, du bruger på at behandle patienter, kan være forskellig, afhængigt af om du leverer en-til-en- eller gruppetjenester. En en-til-en-tjeneste er en individuel terapitjeneste – en tjeneste, der indebærer direkte, en-til-en kontakt med en patient. Selv om en gruppetjeneste stadig kræver konstant tilstedeværelse, indebærer den ikke individuel kontakt med hver enkelt patient. Ifølge CMS “består den snarere af samtidig behandling af to eller flere patienter, som måske eller måske ikke laver de samme aktiviteter.”
Læs denne artikel for at få mere at vide om forskellene mellem fakturering af en-til-en- og gruppetjenester.
Co-behandling
Hvad sker der nu, hvis flere terapeuter yder behandling til en patient på samme tid? Terapeuter, der fakturerer under Medicare Part B, kan ikke fakturere separat for den samme eller forskellige ydelser, der leveres til den samme patient på samme tid. Terapeuter, der fakturerer under Medicare Part A, kan dog fakturere separate, komplette behandlingssessioner med en patient – så længe hver terapeut er af en anden disciplin og yder forskellige behandlinger til den samme patient på samme tid.
For klarhed om fakturering af sambehandling – og et par eksempler – se denne ressource.
Krediteringsbeviser
Det giver dig mulighed for at blive en udbyder i netværket, hvilket kan hjælpe dig med at nå ud til – og betjene – en større gruppe af potentielle patienter. Hvis du ikke allerede har opnået legitimation hos en større betaler i dit område, bør du måske overveje at ændre det. Nogle betalere – som Medicare – tillader ikke uautoriserede behandlere at yde eller opkræve betaling for ydelser, der er dækket.
Hvis du har spørgsmål om akkrediteringen, kan du søge råd hos en konsulent eller en etableret PT i dit nabolag. Han eller hun kan måske hjælpe dig med at udfylde papirarbejdet samt give dig tips og tricks til at sikre, at det bliver accepteret.
Copay
Hvis din patients forsikring kræver, at han eller hun skal betale en copay, kan du opkræve denne betaling, når du leverer dine tjenester. I de fleste tilfælde er det ikke en god idé at give afkald på egenbetalinger eller selvrisikobeløb. Der er dog andre måder, hvorpå du kan yde økonomisk hjælp til patienter, der har brug for det. Hvis du vil vide mere om, hvad dine betalere anser for acceptabelt, når det drejer sig om at hjælpe patienterne med at dække udgifterne til dine ydelser, skal du læse dine forsikringskontrakter grundigt igennem. Hvis du stadig står tomhændet, skal du kontakte dine betalere direkte.
8-minuttersreglen
8-minuttersreglen (også kendt som “reglen om otte”) bestemmer, hvor mange serviceenheder terapeuter kan fakturere til Medicare for en bestemt servicedato. I henhold til reglen skal du yde direkte behandling i mindst otte minutter for at få refusion fra Medicare for en tidsbaseret kode. Men selv om det lyder simpelt, er der nogle vanskelige scenarier i 8-minuttersreglen, som kan bringe dig i vanskeligheder.
For at lære, hvordan du håndterer disse situationer, kan du læse denne ressource.
Revalueringer
Du bør kun fakturere for en reevaluering (97002), hvis en af følgende situationer gør sig gældende:
- Du konstaterer en væsentlig forbedring, tilbagegang eller ændring i patientens tilstand eller funktionelle status, som ikke var forudset i plejeplanen (POC).
- Du afdækker nye kliniske fund i løbet af behandlingen, som har en vis tilknytning til den oprindelige behandlingstilstand (f.eks, en ny diagnose, der skal tilføjes til POC).
- Patienten reagerer ikke på den behandling, der er skitseret i den nuværende POC, så en ændring af POC er nødvendig.
- Du behandler en patient med en kronisk tilstand, og du ser ikke patienten særlig ofte.
- Din statslige praksislov kræver reevalueringer med bestemte tidsintervaller.
Læs mere om fakturering af reevalueringer her.
Terapiloftet
Terapiloftet, der blev indført som en del af Balanced Budget Act (BBA) fra 1997, var tænkt som en midlertidig løsning til at kontrollere Medicare-omkostningerne. Men på trods af langvarige bestræbelser på at ophæve loftet er kongressen fortsat med at forny det hvert år. For 2016 er loftet på 1 960 USD for fysio- og taleterapi kombineret og 1 960 USD for ergoterapi. Loftet nulstilles ikke for hver enkelt diagnose. Så selv hvis en patient søger terapi i forbindelse med flere diagnoser i løbet af ydelsesperioden, vil alle disse ydelser tælle med i den pågældende patients grænse. For at sikre, at loftet ikke forhindrer Medicare-patienter i at få medicinsk nødvendig behandling, har Kongressen også hvert år vedtaget lovgivning, der tillader undtagelser for overskridelse af loftet. I 2016 er der en todelt undtagelsesproces.
ABNs
For at kunne yde Medicare-patienter ydelser, som du mener, enten ikke er dækket af Medicare eller ikke er medicinsk nødvendige (f.eks, ydelserne går ud over terapiloftet), skal du få din patient til at underskrive en forhåndsbesked om ikke-dækning (Advance Beneficiary Notice of Noncoverage (ABN)) og dermed angive, at han eller hun vil påtage sig det økonomiske ansvar, hvis – men i virkeligheden snarere når – Medicare afviser kravet.
Læs denne artikel for at få mere at vide om, hvordan (og hvornår) du administrerer et ABN korrekt.
Modifikatorer
Modifikator 59
Hvis du leverer to helt separate og særskilte ydelser i den samme behandlingsperiode – nærmere bestemt ydelser, der typisk er bundtet sammen – skal du muligvis anvende modifikator 59 for at signalere, at du skal modtage betaling for begge ydelser. Download dit udskrivbare beslutningsskema for modifikator 59 her.
KX-modifikator
KX-modifikatoren er en del af den automatiske proces for undtagelser fra behandlingsloftet. Hvis du mener, at det er medicinsk nødvendigt for en patient, der allerede har nået terapiloftet, at fortsætte behandlingen – og dermed kvalificerer patienten til en undtagelse – skal du vedlægge KX-modifikatoren og klart dokumentere dine grunde til at fortsætte behandlingen.
GA Modifikator
Hvis du udsteder en forhåndsbesked om ikke-dækning (ABN), fordi du mener, at visse ydelser ikke er medicinsk rimelige og nødvendige, skal du tilføje GA-modifikatoren til kravet for at angive, at du har et ABN i sagen. (Bemærk, at hvis du bruger GA-modifikatoren, skal du ikke bruge KX-modifikatoren.)
Såsom vi taler om ABN-relaterede modifikatorer, er der yderligere tre, du bør kende til:
- GX: Angiver, at du har udstedt en frivillig ABN for en ikke-dækket ydelse.
- GY: Angiver, at du har udført en ikke-dækket ydelse, men at der ikke er en ABN i filen. (I dette tilfælde er patienten i sagens natur ansvarlig for udgifterne, fordi ydelsen ikke er dækket.)
- GZ: Angiver, at du forventer, at ydelsen vil blive afvist, fordi den ikke er medicinsk nødvendig, men at du ikke har en ABN i journalen. (I dette tilfælde er patienten ikke ansvarlig for betalingen.)
Tænker du, at du har styr på modifikatorer? Tag denne quiz for at teste dine kundskaber.
Der har du det: 10 regler for PT-fakturering, som du skal kende, i oversigtsform. Hvordan holder du dig orienteret om reglerne for PT-fakturering? Hvilke ressourcer er dine favoritter? Fortæl os det i kommentarfeltet nedenfor.
Om forfatteren
Heidi Jannenga er medstifter og formand for WebPT, den førende løsning til elektroniske patientjournaler for fysioterapeuter, og tre gange Inc. 5000-prismodtager. Hun har mere end 15 års erfaring som fysioterapeut og klinikchef, og hun er et aktivt medlem af APTA’s sports- og privatpraktiserende sektioner samt PT-PAC Board of Trustees.