8 schnelle Wege zur Steigerung der Mitarbeiterproduktivität am Arbeitsplatz

Das wichtigste Element eines Unternehmens sind seine Mitarbeiter – schließlich sind es produktive Mitarbeiter, die ein Unternehmen überhaupt erst erfolgreich machen. Einem aktuellen Bericht des US-Arbeitsministeriums zufolge hat die Produktivität der Mitarbeiter in den letzten Jahren jedoch abgenommen.

Hier erfahren Sie, was Mitarbeiterproduktivität wirklich ist, warum sie wichtig ist, wie Sie sie messen und berechnen können und vor allem, wie Sie sie steigern können.

Wie Sie die Produktivität Ihrer Mitarbeiter am Arbeitsplatz steigern können

1. Verbessern Sie die Bedingungen am Arbeitsplatz
2. Optimieren Sie den E-Mail-Verkehr
3. Optimieren Sie Meetings
4. Erlauben Sie flexible Zeitpläne
5. Bessere Mitarbeiterschulung
6. Mikromanagement bei der Aufgabendelegation einstellen
7. Bürokommunikation verbessern
8. Selbstpflege fördernPflege

Was ist Mitarbeiterproduktivität?

Die Mitarbeiterproduktivität, auch bekannt als Produktivität am Arbeitsplatz oder Arbeitsplatzproduktivität, ist das Maß für die Leistung eines einzelnen Mitarbeiters.

Ein Unternehmen, das zum Beispiel Kunstflaschen herstellt, möchte wissen, wie viele Kunstflaschen ein Mitarbeiter in einem bestimmten Zeitraum herstellen kann – diese Zahl ist die Leistung des einzelnen Mitarbeiters.

Die Mitarbeiterproduktivität ist also nicht zu verwechseln mit der Arbeitsproduktivität, der gesamtwirtschaftlichen Leistung eines Landes oder Unternehmens pro Arbeitsstunde.

Die Bedeutung der Mitarbeiterproduktivität

Das Ziel eines jeden Unternehmens ist es, erfolgreich zu sein – und wir haben bereits festgestellt, dass die Produktivität der Mitarbeiter über den Erfolg eines Unternehmens entscheiden kann. Zwei Faktoren sind ausschlaggebend dafür, ob Mitarbeiter bei ihrer Arbeit erfolgreich sind:

1. Produktivität – die Menge der erledigten Arbeit
2. Effektivität – die Menge an Aufwand, die in diese Arbeit gesteckt wird

Es gibt Menschen, die viel Zeit damit verbringen, eine kleine Menge an Arbeit zu erledigen – diese Menschen sind eher effektiv als produktiv.

Andere Menschen erledigen viel Arbeit in wenig Zeit – diese Menschen sind eher produktiv als effektiv.

Sie sollten immer das Beste aus Ihrer Produktivität und Ihrer Effektivität machen – versuchen Sie, sich maximal anzustrengen und so viel Arbeit wie möglich in so kurzer Zeit wie möglich zu erledigen.

Eine hohe Mitarbeiterproduktivität hat mehrere Vorteile, die ihre Bedeutung für Ihr Unternehmen belegen – wenn die Mitarbeiter produktiv sind, wird das Unternehmen:

• rentabler
• wächst
• erfüllt die Nachfrage der Verbraucher
• bleibt wettbewerbsfähig

Im Grunde sorgt eine hohe Mitarbeiterproduktivität dafür, dass ein Unternehmen auf dem Markt relevant bleibt.

Wie misst man die Mitarbeiterproduktivität

Um die Mitarbeiterproduktivität zu messen, müssen Sie zunächst mit Ihren Mitarbeitern sprechen und einen Standard festlegen, mit dem Sie die Ergebnisse der einzelnen Mitarbeiter vergleichen können. Sie können die Mitarbeiterproduktivität messen, indem Sie:

die Anzahl der Verkäufe messen

den Beweis für eine hohe Produktivität erbringen: Hohe Anzahl von Verkäufen.

Wie messen Sie das? Sie bestimmen die Anzahl der Verkäufe, die Ihr Mitarbeiter pro Monat tätigen muss, und vergleichen dann seine monatlichen Ergebnisse mit dieser Zahl.

Sie beschließen beispielsweise, dass jeder Mitarbeiter 100 Anrufe pro Monat tätigen, 20 Kontakte knüpfen und 10 Verkäufe tätigen soll. Wenn ein Mitarbeiter 120 Anrufe tätigt, aber nur 5 Verkäufe tätigt, erreicht er oder sie die Norm nicht. Wenn ein Mitarbeiter 80 Anrufe tätigt, aber nur 15 Verkäufe tätigt, übertrifft er oder sie die gesetzte Norm.

Messung der Zielerfüllung

Nachweis für hohe Produktivität: Hohe Anzahl der erreichten Ziele.

Wie messen Sie das? Sie bestimmen die Anzahl der Ziele, die Ihre Mitarbeiter pro Monat erreichen müssen, und vergleichen dann ihre monatlichen Ergebnisse mit dieser Zahl.

Gewinnmessung

Beweis für hohe Produktivität: Hoher Gewinn.

Wie messen Sie ihn? Sie legen den idealen Jahresgewinn für Ihr Unternehmen fest. Wenn Sie ihn erreichen oder übertreffen, haben Sie Ihre Mitarbeiterproduktivität bewiesen. Wenn Sie ihn unterschreiten, erreichen Ihre Mitarbeiter nicht den erwarteten Produktivitätsanteil.

Messung der abgeschlossenen Arbeit

Beweis für hohe Produktivität: Hohe Anzahl der erledigten Aufgaben.

Wie messen Sie das? Sie bestimmen die Anzahl der Aufgaben, die Ihre Mitarbeiter pro Woche erledigen müssen, und vergleichen dann ihre monatlichen Ergebnisse mit dieser Zahl.

Messung der Qualität der erledigten Arbeit

Nachweis für eine hohe Produktivität: Alle Projekte, unabhängig von ihrer Anzahl, werden in guter Qualität abgeschlossen.

Wie messen Sie das? Sie legen die Parameter fest, die ein abgeschlossenes Projekt als qualitativ hochwertig und erfolgreich definieren, und dann ermitteln Sie, wie viele Ihrer abgeschlossenen Projekte diesen Parametern entsprechen. Wenn Sie beispielsweise eine App entwickeln, gilt das Projekt als erfolgreich und qualitativ hochwertig, wenn die App funktional ist, wenn sie alle Kundenanforderungen erfüllt und wenn der Kunde zufrieden ist.

Messung des Zeitaufwands

Nachweis für eine hohe Produktivität: Weniger Zeitaufwand für die Arbeit an einem Projekt.

Wie messen Sie das? Legen Sie Schätzungen für die Zeit fest, die Ihre Mitarbeiter für die Erledigung aller projektbezogenen Aufgaben benötigen, und geben Sie dem Kunden auf der Grundlage dieser Schätzungen eine Projektfrist vor. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, die Zeit, die sie für diese Aufgaben aufwenden, zu erfassen. Wenn Sie vor dem Abgabetermin fertig sind, war Ihr Team mit seiner Zeit (und seinem Zeitplan) produktiv.

Wie berechnet man die Mitarbeiterproduktivität?

Um zu verstehen, wie Sie die Mitarbeiterproduktivität steigern können, sollten Sie zunächst den aktuellen Stand der Mitarbeiterproduktivität berechnen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu tun, aber die gebräuchlichste Methode besteht darin, die Leistung des Mitarbeiters mit den relativen Kosten zu vergleichen, die er dem Unternehmen bringt – das ultimative Ziel ist es, von dem Mitarbeiter mehr Wert zu erhalten, als er bezahlt wird, aber wie wir im vorherigen Abschnitt dieses Beitrags gesehen haben, gibt es noch weitere Indikatoren für eine hohe Mitarbeiterproduktivität.

Sie können auch den Prozentsatz der möglichen Mitarbeiterproduktivität in Ihrem Unternehmen berechnen, wenn Sie die folgenden 4 Schritte befolgen:

• Schritt 1: Definieren Sie einen Standard

Sie werden alle Ihre Produktionsstufen an diesem Standard messen.

• Schritt 2: Bestimmen Sie, wie viel Zeit Ihnen in einer Arbeitswoche zur Verfügung steht

Wenn Sie eine Fünf-Tage-Woche haben, mit einer täglichen Norm von 8 Stunden, haben Sie 40 Stunden oder 2400 Minuten Zeit pro Woche.

• Schritt 3: Ziehen Sie alle „unproduktive“ Zeit von Ihrer Arbeitswoche ab

Dazu gehören alle Mittagspausen, kurze Pausen, Besprechungen und ähnliche Aktivitäten. Wenn Sie z. B. jeden Tag 30 Minuten für Ihre Mittagspause, 30 Minuten für kurze Pausen und 1 Stunde für Besprechungen aufwenden, sind das 10 Stunden oder 500 Minuten, die Sie von Ihrer gesamten Wochenarbeitszeit abziehen sollten. Damit verbleiben 1.900 Minuten, in denen Sie produktiv sind.

• Schritt 4: Berechnen Sie den Prozentsatz

Beim Berechnen Ihres Produktivitätsprozentsatzes sollten Sie 2 wichtige Dinge beachten:

• Sie können nie zu 100 % produktiv sein
• Ihr Produktivitätsprozentsatz ist nur der Idealwert – die Mitarbeiter müssen sich konzentrieren und Ablenkungen vermeiden, um den maximalen Produktivitätsprozentsatz des Unternehmens von 79 % zu erreichen

Wie Sie die Produktivität der Mitarbeiter am Arbeitsplatz steigern können

Um die Produktivität der Mitarbeiter am Arbeitsplatz zu steigern, sollten Sie die folgenden 8 Schritte durchführen:

Arbeitsplatzbedingungen verbessern

Wenn Sie Ihre Mitarbeiter produktiv machen wollen, müssen Sie dafür sorgen, dass sie unter optimalen Bedingungen arbeiten können.

• Stellen Sie sicher, dass es im Büro viel natürliches Licht gibt. Mitarbeiter, die in einem Büro mit Fenstern und ausreichend natürlichem Licht arbeiten, schlafen nachts 46 Minuten länger – sie sind ausgeruhter und können sich besser konzentrieren, wenn sie zur Arbeit kommen.

• Lassen Sie Pflanzen im Büro wachsen. In grünen Büros fühlen sich die Mitarbeiter wohler und arbeiten daher produktiver.

• Belassen Sie die Wandfarben nicht weiß. Mitarbeiter machen mehr Fehler, wenn sie in Büros mit weißen Wänden arbeiten – entscheiden Sie sich stattdessen für Rot (hilft bei detailorientierten Aufgaben), Grün (motiviert), Blau (fördert die Kreativität).

Optimieren Sie den E-Mail-Verkehr

Studien zufolge verbringen wir 13 Stunden pro Woche mit E-Mails – multiplizieren Sie das mit der Anzahl der Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen, und Sie erhalten genau die Stunden, die Sie produktiver verbringen könnten.

• Blockieren Sie Zeit nur für E-Mails. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, jeden Tag ein Zeitfenster zu wählen, in dem Sie E-Mails bearbeiten, und halten Sie sich an diese Zeit – erledigen Sie die gesamte E-Mail-Kommunikation in der einen Stunde nach dem Mittagessen oder in der einen Stunde, bevor Sie die Arbeit verlassen.

• Halten Sie E-Mails kurz und bündig. Weisen Sie Ihre Mitarbeiter an, höflich zu sein und ihre Fragen präzise und direkt zu beantworten, wenn sie eine E-Mail schreiben.

• Unterlassen Sie es, Ihren Mitarbeitern mitten in der Nacht E-Mails zu schicken. Solche nächtlichen E-Mails können Ihre Mitarbeiter stressen, ihren Angstpegel erhöhen und ihre Chancen verringern, am nächsten Morgen bei der Arbeit gut abzuschneiden.

Optimieren Sie Besprechungen

Mitarbeiter verbringen fast 87 Stunden pro Monat mit verschiedenen Besprechungen – das sind 37 Milliarden Dollar, die pro Jahr verloren gehen, da viele Besprechungen zu unproduktiven Diskussionen ausarten.

• Schreiben Sie stattdessen E-Mails. E-Mail ist ein schnelleres und präziseres Kommunikationsmittel. Anstatt also unzählige Besprechungen abzuhalten, sollten Sie während der für E-Mails reservierten Zeit eine Gruppen-E-Mail verschicken.

• Reduzieren Sie die Anzahl der Besprechungen pro Tag/Woche/Monat. Halten Sie nur die wichtigsten Besprechungen ab.

• Reduzieren Sie die Anzahl der Besprechungsplattformen. Einige Mitarbeiter mögen für Ihre Besprechungen unverzichtbar sein, aber andere, die es nicht sind, sollten nicht verpflichtet sein, jedes Mal teilzunehmen. Die produktivste Lösung besteht darin, sie ihrer gewohnten Arbeit nachgehen zu lassen.

• Reduzieren Sie die Zeit, die in jeder Sitzung verbracht wird. 15 bis 20 Minuten pro Besprechung reichen aus, um die wichtigsten Punkte zu besprechen.

Erlauben Sie flexible Zeitpläne

Die Produktivität verschiedener Menschen ist zu unterschiedlichen Zeiten am Tag am höchsten – ein strikter Zeitplan von 9 bis 5 Uhr oder harte Arbeit von den frühesten Morgenstunden an ist also nicht für jeden geeignet.

• Gestalten Sie die Arbeitszeiten flexibel – Lassen Sie Ihre Mitarbeiter nicht acht Stunden am Tag durchgehend arbeiten, sondern in zwei kleineren Zeitblöcken, die zusammen acht Stunden ergeben. Lassen Sie sie zum Beispiel von 7 Uhr morgens bis 13 Uhr nachmittags arbeiten, dann ins Fitnessstudio gehen/ein langes Mittagessen einnehmen und den Arbeitstag von 15 Uhr bis 17 Uhr beenden. Sie werden sich produktiver und effizienter fühlen – sie werden nach der langen, erfüllenden zweistündigen Pause einen neuen Energieschub bekommen und die gefürchtete Nachmittagsflaute vermeiden, zu der Arbeitnehmer vor dem „Feierabend“ neigen.

• Erlauben Sie Fernarbeit – Trotz einiger Herausforderungen bei der Fernarbeit glauben 65 % der Arbeitnehmer, dass sie produktiver sind, wenn sie außerhalb des Büros arbeiten, und 47 % wünschen sich, dass ihr Unternehmen diesen Vorteil bietet. Wählen Sie Positionen aus, die für Fernarbeit geeignet sind, legen Sie die Verfügbarkeitszeiten für Fernarbeiter fest, definieren Sie spezifische Reaktionszeiten und weisen Sie die Mitarbeiter an, ihre Zeit für Produktivitätsberichte zu protokollieren.

Bieten Sie bessere Mitarbeiterschulungen an

Schulung und Entwicklung tragen dazu bei, das Wissen der Mitarbeiter und damit auch ihre Arbeitsleistung zu verbessern.

• Verwenden Sie spezielle Software. Lernmanagement-Software wie Lynda oder TalentLMS bietet verschiedene nützliche Kurse, die den Mitarbeitern helfen, ihre alten Fähigkeiten zu erweitern und neue zu erlernen. Sie bieten auch Analysen und Statistiken, so dass Sie die Fortschritte Ihrer Mitarbeiter verfolgen können.

• Bieten Sie praktische Schulungen an. Bei dieser Art von Schulung können die Mitarbeiter die Wirksamkeit bestimmter Schulungsaufgaben testen, indem sie die Möglichkeit erhalten, sie auszuprobieren, während sie sie kennenlernen.

• Erlauben Sie den Mitarbeitern, in ihrem eigenen Tempo zu lernen. Wenn Sie komplizierte Themen im Eiltempo durchgehen, kann das neue Wissen nicht verinnerlicht werden, und die Mitarbeiter können ihre neu erworbenen Fähigkeiten nicht ausprobieren. Am besten ist es, den Mitarbeitern Zeit zu lassen, um ihre Ausbildung zu verarbeiten oder in ihrem eigenen Tempo zu lernen.

Hören Sie mit dem Mikromanagement bei der Aufgabendelegation auf

Die Aufgabendelegation ist an sich produktiv, aber Manager können oft nicht von den Aufgaben loslassen, die sie anderen übertragen haben – also überwachen sie jedes Detail, wodurch die Aufgabendelegation sinnlos wird. Außerdem fühlen sich 85 % der Mitarbeiter durch Mikromanagement demoralisiert – durch die ständige Überwachung verlieren sie das Vertrauen in ihre Fähigkeiten und erbringen unterdurchschnittliche Leistungen.

• Verwalten Sie stattdessen Erwartungen und Anforderungen. Wenn Sie ein bestimmtes Ergebnis anstreben, müssen Sie Ihren Mitarbeitern Leitlinien vorgeben. Sie müssen Ihre Mitarbeiter auch wissen lassen, was Sie von ihnen erwarten – und nicht alle gut gemeinten Aufgabenanforderungen führen zu den richtigen Aufgabenerwartungen. Wenn sich Ihre Mitarbeiter also mehr auf ihr Ziel konzentrieren als auf die Mittel, um dorthin zu gelangen, müssen Sie sich weniger Sorgen machen und Mikromanagement betreiben.

• Sobald Sie delegieren, verlassen Sie den Raum. Die Mitarbeiter fühlen sich unabhängiger, entspannter und haben mehr Vertrauen in ihre Fähigkeiten, wenn ihnen nicht ständig ein Vorgesetzter über den Kopf wächst.

Verbessern Sie die Bürokommunikation

In der Teamarbeit führt eine gute Zusammenarbeit zu optimaler Produktivität und Effizienz, und eine gute Zusammenarbeit entsteht durch gute Kommunikation und Feedback.

• Bauen Sie die Teamarbeit gezielt auf. Produktivitätssteigernde Teamarbeit entsteht nicht zufällig – Sie und Ihr Team müssen sich anstrengen, um ein effektives Team zu werden. Sie können damit beginnen, indem Sie von Zeit zu Zeit zwanglose Zusammenkünfte veranstalten – schmeißen Sie eine Büroparty, initiieren Sie einen Mitarbeiterausflug, organisieren Sie ein teambildendes Paintball-Spiel. Wenn neue Mitarbeiter ankommen, sorgen Sie dafür, dass sie sich am Arbeitsplatz willkommen fühlen und mit ihren neuen Kollegen auf Augenhöhe sind.

• Finden Sie das ideale Kommunikationsmittel. Ihr Unternehmen nutzt vielleicht ein Kommunikationstool, E-Mail und Telefon für die Kommunikation, aber Sie müssen herausfinden, wie jeder Mitarbeiter am besten antwortet. Einige antworten am schnellsten auf Slack-Nachrichten, andere auf E-Mail-Nachrichten, und wieder andere gehen prompt ans Telefon.

Förderung der Selbstfürsorge

Die Ermutigung der Mitarbeiter, sich um sich selbst zu kümmern, trägt wesentlich dazu bei, dass sie sich um ihre Aufgaben und Projekte kümmern.

• Fördern Sie die Inanspruchnahme von Krankenversicherungsleistungen. Vergewissern Sie sich, dass die Mitarbeiter über alle Gesundheitsleistungen, die das Unternehmen anbietet, informiert sind, und ermutigen Sie sie dann, die angebotenen Vorsorgeuntersuchungen, Impfungen und andere Leistungen in Anspruch zu nehmen.

• Bieten Sie nützliche Kurse zur Selbstfürsorge an. Sie können Ihre Mitarbeiter für Kurse zum Stressabbau oder Zeitmanagement anmelden, damit sie lernen, wie sie den Alltagsstress abbauen, ihre Zeit besser einteilen oder andere nützliche Selbstfürsorgetechniken erlernen können.

• Erkennen Sie die Leistungen Ihrer Mitarbeiter an. Es scheint praktisch, Ihre Mitarbeiter nur dann anzusprechen, wenn Sie sie auf Fehler in ihrer Arbeit hinweisen müssen, aber das ist keine produktive Praxis. Mitarbeiter wissen gerne, dass ihre harte Arbeit geschätzt wird – 79 % der Fachkräfte kündigen ihren Job, weil sie am Arbeitsplatz keine Anerkennung erfahren haben. Eine solche Geste stärkt ihr Selbstvertrauen – nehmen Sie sich also die Zeit, die Leistungen und Stärken Ihrer Mitarbeiter hervorzuheben, wenn Sie können.

Abschluss

Wenn Sie die Bedeutung der Mitarbeiterproduktivität für den Erfolg Ihres Unternehmens erkannt haben, müssen Sie die richtigen Schritte einleiten, um diese wertvolle Unternehmensressource zu messen, zu berechnen und vor allem zu steigern.

Dazu müssen Sie gleichermaßen darauf achten, was für Ihr Unternehmen und was für Ihre Mitarbeiter von Vorteil ist – stellen Sie sicher, dass Sie die Arbeitsplatzbedingungen verbessern, den E-Mail-Verkehr und die Besprechungen optimieren, flexible Zeitpläne für die Mitarbeiter zulassen, die Mitarbeiter optimal schulen, auf Mikromanagement verzichten, die Bürokommunikation verbessern und die Selbstfürsorge der Mitarbeiter fördern.