Detta kapitel fokuserar på förslaget – den typ av dokument som gör att du eller din organisation blir godkänd eller anlitad för att utföra ett projekt.
I en kurs i teknisk skrivning är förslagsuppgiften en möjlighet för dig att presentera en idé för en specifik, namngiven publik om en idé som du har om hur du kan förbättra en viss aspekt av det företaget, den organisationen, centret eller annan verksamhet. Oavsett vilket ämne du väljer måste du kunna genomföra en grundlig vetenskaplig forskning som du kommer att integrera i din slutrapport.
För att börja planera ett förslag ska du komma ihåg den grundläggande definitionen: ett förslag är ett erbjudande eller bud om att slutföra ett projekt åt någon. Förslagen kan innehålla andra element – teknisk bakgrund, rekommendationer, resultat av undersökningar, information om genomförbarhet och så vidare. Men det som gör ett förslag till ett förslag är att det ber publiken att godkänna, finansiera eller ge tillstånd att genomföra det föreslagna projektet.
Ett förslag bör innehålla information som gör det möjligt för publiken att besluta om de ska godkänna projektet, godkänna eller anställa dig för att utföra arbetet, eller både och. För att skriva ett lyckat förslag ska du sätta dig i din målgrupp – mottagaren av förslaget – och fundera på vilken typ av information den personen skulle behöva för att känna sig trygg med att låta dig genomföra projektet.
Det är lätt att bli förvirrad när det gäller förslag, eller åtminstone den typ av förslag som du ska skriva i den här kursen. Föreställ dig att du har en fantastisk idé om att installera någon ny teknik där du arbetar, och du skriver ett dokument där du förklarar hur den fungerar, visar fördelarna och sedan uppmanar ledningen att installera den. Är det ett förslag? I sig självt skulle detta inte vara ett komplett förslag. Det skulle mer likna en genomförbarhetsrapport, där man undersöker fördelarna med ett projekt och sedan rekommenderar för eller emot det. Allt som krävs för att göra dokumentet till ett förslag är dock att lägga till element som ber ledningen om godkännande för att ni ska kunna gå vidare med projektet. För den här klassen är dessutom vetenskaplig forskning ett av dessa element. Visst måste vissa författare av förslag sälja de projekt de föreslår, men i alla fall måste förslagen sälja författaren (eller författarens organisation) som den som ska genomföra projektet.
Typer av förslag
Tänk på de situationer i vilka förslag förekommer. Ett företag kan skicka ut ett offentligt meddelande med en begäran om förslag för ett visst projekt. Detta offentliga tillkännagivande, som kallas för en begäran om förslag (RFP), kan skickas ut via webbplatser, e-post, sociala medier, tidningar eller facktidningar. Företag eller personer som är intresserade av projektet skriver sedan förslag där de sammanfattar sina kvalifikationer, projektplaner och -kostnader och diskuterar sitt tillvägagångssätt för projektet. Mottagaren av alla dessa förslag skulle sedan utvärdera dem, välja den bästa kandidaten och sedan utarbeta ett kontrakt.
Men förslag kommer också till stånd på ett mycket mindre formellt sätt. Föreställ dig att du är intresserad av att genomföra ett projekt på jobbet (t.ex. att undersöka fördelarna med att införa ny teknik för att öka produktiviteten). Tänk dig att du träffade din chef och försökte övertyga henne om detta. Hon kanske svarar med att säga: ”Skriv ett förslag till mig så ska jag presentera det för den högre ledningen”. Detta är mer likt den typ av förslag som du kommer att skriva i en kurs i teknisk skrivning.
De flesta förslag kan delas in i flera kategorier:
- Internt, externt: Ett förslag till någon inom din organisation (ett företag, en myndighet osv.) är ett internt förslag. Med interna förslag behöver du kanske inte inkludera vissa avsnitt (t.ex. kvalifikationer) eller lika mycket information i dem. Ett externt förslag är ett förslag som skrivs från en separat, oberoende organisation eller person till en annan sådan enhet. Det typiska exemplet är en oberoende konsult som föreslår att utföra ett projekt åt ett annat företag. Chansen är stor att du kommer att skriva en av dessa två typer av förslag i den här klassen, och den kan vara begärd eller oönskad, vilket förklaras nedan.
- Förfrågad, oönskad: En uppmanad ansökan är en ansökan där mottagaren har begärt ansökan. Vanligtvis skickar ett företag ut förfrågningar om förslag (RFP) via post eller publicerar dem i någon nyhetskälla. Du kan till exempel förklara för din chef hur bra det skulle vara att installera en ny teknik på kontoret. Din chef kanske blir intresserad och ber dig att skriva ett förslag där du erbjuder dig att göra en formell undersökning av idén. Oönskade förslag är förslag där mottagaren inte har begärt förslag. När det gäller oönskade förslag måste du ibland övertyga mottagaren om att det finns ett problem eller behov innan du kan påbörja huvuddelen av förslaget. De flesta av de tekniska skrivprojekt som vi har sett i den här klassen har varit oönskade förslag.
Typiska scenarier för förslaget
Många av er har kanske aldrig funderat särskilt mycket på att producera en teknisk rapport baserad på ett livskraftigt förslag. Flera exempel på ämnen finns på uppgiftsbladet; här är några ytterligare idéer:
- Föreställ dig att ett företag har ett problem eller vill göra någon form av förbättring. Företaget skickar ut en förfrågan om förslag; du får ett förslag och svarar med ett förslag. Du erbjuder dig att komma in, undersöka, intervjua, ge rekommendationer – och presentera det hela i form av en rapport.
- En organisation vill ha ett seminarium med din expertis. Du skriver ett förslag om att hålla seminariet – i paketet ingår en guide eller handbok som de som deltar i seminariet kommer att få.
- En myndighet har precis börjat använda ett nytt datasystem online, men användarmanualen är tekniskt komplicerad och svår att läsa. Du får en förfrågan från denna myndighet om att skriva en förenklad handbok eller startguide.
- Föreställ dig att en ideell organisation som fokuserar på en viss fråga vill ha en konsult som skriver en handbok eller guide för sina medlemmar. Dokumentet ska presentera information om frågan på ett sätt som medlemmarna kan förstå.
Inte alla forskningsämnen lämpar sig för teknisk skrivning. Ämnen som är baserade på värderingar och övertygelser faller inte in i kategorin teknisk. Historiska och litterära ämnen är inte kvalificerade. Kontrollera alltid med din lärare om alla ämnesidéer du har innan du börjar med ditt projekt.
Håll dig dessutom i minnet att du måste integrera vetenskaplig forskning i din slutrapport, välj ett ämne för vilket du lätt kan hitta sådant material. Även om intervjuer och andra förstahandskällor ofta är värdefulla för en rapport, kommer en rapport som är starkt beroende av dessa källor inte att uppfylla kursens mål.
Gängse avsnitt i förslag
Nedan följer en genomgång av de avsnitt som du vanligen kommer att hitta i förslag som lämnas in i memoformat i den här klassen. Anta inte att var och en av dem måste finnas med i det faktiska förslaget som du skriver, och inte heller att de måste vara i den ordning som de presenteras här. Se uppgiftsbladet och fundera över andra typer av information som är unik för ditt ämne och som bör ingå i just ditt förslag.
När du läser det här kapitlet om förslag, titta på exemplet på förslagsmemo som delas i vår aktuella veckas enhetsmapp. Återigen, kom ihåg att inte alla avsnitt som diskuteras här kommer att dyka upp i exemplen, men de flesta kommer att göra det.
Introduktion. Planera inledningen till ditt förslag noggrant. Se till att den gör alla följande saker (men inte nödvändigtvis i denna ordning) som gäller för just ditt förslag:
- Indikera att innehållet i memot är ett förslag till ett specifikt projekt.
- Utarbeta minst ett kort motiverande uttalande som uppmuntrar mottagaren att läsa vidare och överväga att godkänna projektet (särskilt om det är ett oönskat eller konkurrensutsatt förslag).
- Ge en översikt över förslagets innehåll.
Bakgrund om problemet, möjligheten eller situationen. I bakgrundsavsnittet, som ofta kommer strax efter inledningen, diskuteras vad som har orsakat behovet av projektet – vilket problem, vilken möjlighet som finns för att förbättra saker och ting, hur den grundläggande situationen ser ut. Till exempel kan ledningen för en kedja av daghem behöva se till att alla anställda kan hjärt- och lungräddning på grund av nya statliga krav på detta, eller en ägare av tallskogsmark i östra Oregon kan vilja få marken att producera säljbart virke utan att förstöra miljön.
Men även om förslagets målgrupp kanske känner till problemet mycket väl, är det användbart att skriva bakgrundsavsnittet för att visa på din speciella syn på problemet. Om förslaget är oönskat är ett bakgrundsavsnitt nästan ett krav – du kommer förmodligen att behöva övertyga publiken om att problemet eller möjligheten finns och att det bör åtgärdas.
Fördelar och genomförbarhet för det föreslagna projektet. De flesta förslag diskuterar kortfattat fördelarna eller fördelarna med att genomföra det föreslagna projektet. Detta fungerar som ett slags argument för att godkänna projektet. I vissa förslag diskuteras också sannolikheten för att projektet ska lyckas. I ett oanmodat förslag är detta avsnitt särskilt viktigt – du försöker ”sälja” projektet till publiken.
Beskrivning av det föreslagna arbetet (projektets resultat). De flesta förslag måste beskriva den färdiga produkten av det föreslagna projektet. I en kurs i tekniskt skrivande innebär det att beskriva det skriftliga dokument som du föreslår att skriva, dess målgrupp och syfte, ge en översikt och diskutera sådana saker som längd, grafik, bindning och så vidare. I det scenario som du definierar kan det finnas annat arbete, t.ex. att genomföra utbildningsseminarier eller tillhandahålla en fortlöpande tjänst. I detta tidiga skede vet du kanske inte allt som krävs för att slutföra ditt projekt, men du bör åtminstone ha en uppfattning om några av de steg som krävs.
Metod, förfarande, teori. I vissa förslag måste du förklara hur du kommer att gå tillväga för att slutföra det föreslagna arbetet. Detta fungerar som ytterligare ett övertygande element; det visar publiken att du har ett sunt och genomtänkt tillvägagångssätt för projektet. Det visar också att du har den kunskap om området som krävs för att slutföra projektet.
Skema. De flesta förslag innehåller ett avsnitt som visar inte bara det beräknade slutdatumet utan även viktiga milstolpar för projektet. Om du gör ett stort projekt som sträcker sig över många månader, skulle tidslinjen också visa datum för när du ska lämna lägesrapporter. Om du inte kan ange specifika datum kan du ange tidsåtgång för varje fas i projektet.
Kostnader, nödvändiga resurser. De flesta förslag innehåller också ett avsnitt med uppgifter om kostnaderna för projektet, oavsett om de är interna eller externa. När det gäller externa projekt kan du behöva ange dina timpriser, beräknade timmar, kostnader för utrustning och förnödenheter och så vidare, och sedan beräkna den totala kostnaden för hela projektet. Interna projekt är naturligtvis inte gratis, så du bör ändå ange projektkostnaderna: timmar som du kommer att behöva för att slutföra projektet, utrustning och förnödenheter som du kommer att använda, hjälp från andra personer i organisationen och så vidare.
Slutsatser. Det sista stycket eller avsnittet i förslaget bör föra läsarna tillbaka till ett fokus på de positiva aspekterna av projektet. I det sista avsnittet kan du uppmana dem att kontakta dig för att reda ut detaljerna i projektet, påminna dem om fördelarna med att genomföra projektet och kanske lägga fram ett sista argument för att du eller din organisation är det rätta valet för projektet.
Särskilda projektspecifika avsnitt. Kom ihåg att de föregående avsnitten är typiska eller vanliga i skriftliga förslag, inte absoluta krav. Fråga dig alltid vad mer din publik kan behöva för att förstå projektet, behovet av det, de fördelar som följer av det, din roll i det och dina kvalifikationer för att genomföra det. Vad mer behöver de se för att godkänna projektet och för att godkänna att du gör det?
Speciella uppdragskrav
Avhängigt av skrivsituationen kan ditt förslag också behöva innehålla andra specialiserade delar. Några av dessa beskrivs nedan. Observera: några av dessa element kommer faktiskt att krävas i ditt framstegsmemo för den här kursen, men i en verklig teknisk skrivsituation kan din handledare be dig att inkludera något av följande i ditt förslag:
Audience: Beskriv slutrapportens målgrupp (som kan vara en annan än förslagets målgrupp). Du kan behöva diskutera vem rapporten är avsedd för, deras titlar och arbetsuppgifter, deras tekniska bakgrund och deras förmåga att förstå rapporten.
Informationskällor: Lista informationskällor; se till att du vet att det finns tillräcklig information för ditt ämne; lista citat för specifika böcker, artiklar, referensverk, andra typer av källor som du tror kommer att bidra till din rapport.
Grafik: Lista den grafik som du tror att din rapport kommer att behöva enligt typ och innehåll. (Om du inte kan komma på något som din rapport skulle behöva har du kanske inte ett bra ämne – gör en brainstorming med din lärare). För den här kursen kommer du att behöva skapa och inkludera grafik i din slutrapport.
Outline: Inkludera en översikt över de ämnen och underämnen som du tror att du kommer att ta upp i din rapport.
Propositioner och målgrupp
Håll i minnet att i en kurs i tekniskt skrivande tjänar förslagsuppgiften flera syften: (1) den ger dig erfarenhet av att skriva ett förslag, (2) den får dig att börja planera din terminsrapport, (3) den ger din lärare en chans att arbeta med dig på ditt projekt, för att se till att du har ett genomförbart ämne. Av det andra och tredje skälet måste du inkludera specifika element i ditt förslag (enligt vad som anges i ditt inlämningsblad), varav vissa kanske inte verkar lämpliga i ett verkligt förslag.
I den här kursen i tekniskt skrivande är förslaget början på en veckolång forsknings- och skrivprocess som går igenom många steg tills den når slutpunkten: den tekniska rapporten. Du lämnar bara in förslaget en gång under denna process. Därefter kommer du att skriva och lämna in olika typer av dokument: en lägesrapport, en översikt, en kommenterad bibliografi, ett grafiskt utkast, ett rapportutkast och en slutrapport. Var noga med att använda termen ”förslag” endast om du specifikt hänvisar till det inledande skedet av ditt projekt.
En annan punkt att tänka på gäller målgruppen för förslag jämfört med målgruppen för rapporter som kommer senare i skrivprocessen. Målgruppen för din ansökan är den person som kan godkänna, stödja och eventuellt finansiera din forskning och ditt arbete. Den slutrapport som du utarbetar kan vara riktad till en annan målgrupp. Tänk på exemplet med ett förslag som skrivs till en chef på ett solenergiföretag med förslag om att skapa en policyhandbok för installatörer av solpaneler i bostadsområden. Förslagets målgrupp kan vara en chef, vars kunskaper om de tekniska detaljerna kan vara mycket breda. Å andra sidan är slutrapportens målgrupp teknikerna, som kanske har mer specialiserade kunskaper än chefen. Innehållet och språket som används för dessa två olika målgrupper måste anpassas till skrivsituationen. (Läs mer om detta i kapitlet om publikanalys.)
Revisionschecklista för förslag
När du granskar och reviderar ditt förslag ska du tänka på följande:
- Använd rätt format. Kom ihåg att du för den här kursen skriver förslaget i memoformat.
- Skriv en tydlig sammanfattning av (eller introduktion till) ditt förslagsämne.
- Identifiera exakt vad du föreslår att göra.
- Säkerställ att en rapport – ett skriftligt dokument – på något sätt är involverad i det projekt som du föreslår att göra. Kom ihåg att vi i den här kursen i tekniskt skrivande både övar oss i att skriva ett förslag som de som görs i verkligheten och i att slutföra ett forskningsprojekt på högskolenivå.
- Säkerställ att avsnitten i ditt förslag ligger i en logisk, naturlig ordning och att du använder underrubriker och punktmarkeringar (och andra formateringsstilar) på rätt sätt.
- Rättar förslaget till den målgrupp du har utsetts till – inte till din lärare.