En redovisningstransaktion är en affärsverksamhet eller händelse som orsakar en mätbar förändring i redovisningsekvationen. Ett utbyte av kontanter mot varor är en transaktion. Att enbart göra en beställning av varor är inte en bokföringsbar transaktion eftersom inget utbyte har ägt rum. I de kommande avsnitten kommer du att lära dig mer om de olika typerna av bokslut som revisorer skapar för företag.
I det föregående avsnittet beskrev vi specifika typer av konton som företagsverksamhet faller inom, nämligen:
- Aktiva tillgångar (det som företaget äger)
- Förpliktelser (det som företaget är skyldigt andra)
- Eget kapital (skillnaden mellan tillgångar och skulder eller det som företaget är skyldigt ägarna)
Dessa är byggstenarna i den grundläggande redovisningsekvationen. Redovisningsekvationen är:
Aktiva tillgångar = skulder + eget kapital
Till exempel:
En enskild firma har en skuld på 12 000 dollar och du, ägaren, har personligen investerat 100 000 dollar av dina egna pengar i företaget. De tillgångar som företaget äger beräknas då på följande sätt:
12 000 dollar (vad företaget är skyldigt) + 100 000 dollar (vad du har investerat) = 112 000 dollar (vad företaget har i tillgångar)
| Aktiva tillgångar | = | Skulder | + Eget kapital |
| 112,000 | = | 12 000 | 100 000 |
I en enskild firma är det egna kapitalet faktiskt ägarens eget kapital. Om företaget i fråga är ett aktiebolag innehas det egna kapitalet av aktieägarna, som använder aktieägarnas eget kapital, men den grundläggande ekvationen är densamma:
AVSÄTTNINGAR = SKULDIGHETER + Eget kapital
Till exempel:
Ett företag har skulder på 35 000 dollar och aktieägarna (investerare) har investerat 115 000 dollar genom att köpa aktier i företaget. De tillgångar som företaget äger beräknas då på följande sätt:
35 000 dollar (vad företaget är skyldigt) + 115 000 dollar (vad aktieägarna har investerat) = 150 dollar,000 (vad företaget har i tillgångar)
| Aktiva | = | Skulder | + Eget kapital |
| 150 000 | = | 35 000 | 115,000 |
Då varje transaktion som påverkar en affärsenhet måste registreras i bokföringen baserat på ett detaljerat konto (kom ihåg mapparna och kontoplanen från föregående avsnitt), är det en viktig del av den finansiella redovisningen att analysera en transaktion innan den faktiskt registreras. Ett fel i transaktionsanalysen kan resultera i felaktiga finansiella rapporter.
För att ytterligare illustrera analysen av transaktioner och deras effekter på den grundläggande redovisningsekvationen kommer vi att analysera verksamheten i Metro Courier, Inc, ett fiktivt företag. Se kontoplanen som illustrerades i föregående avsnitt.
1. Ägarna investerade kontanter
Metro Courier, Inc. organiserades som ett bolag den 1 januari företaget emitterade aktier (10 000 aktier till 3 dollar styck) i stamaktier för 30 000 dollar kontant till Ron Chaney, hans fru och deras son. De 30 000 kontanterna sattes in på det nya företagets konto.
Transaktionsanalys:
- Det nya företaget fick 30 000 kontanter i utbyte mot äganderätt till stamaktier (10 000 aktier till 3 dollar styck).
- Vi vill öka tillgången Kontanter och öka det egna kapitalet Stamaktier.
| Aktiva tillgångar | Eget kapital | ||
| Transaktion | Kassa | Sammanhållning | Aktier |
| 1. Ägaren investerade kontanter | + 30 000 | + 30 000 |
Låt oss kontrollera bokföringsekvationen: Tillgångar 30 000 dollar = skulder 0 dollar + eget kapital 30 000 dollar
2. Inköp av utrustning kontant
Metro betalade 5 500 dollar kontant för utrustning (två datorer).
Transaktionsanalys:
- Det nya bolaget köpte en ny tillgång (utrustning) för 5 500 dollar och betalade kontant.
- Vi vill öka tillgången Utrustning och minska tillgången Kontanter eftersom vi betalade kontant.
| Aktiva tillgångar | Eget kapital | ||
| Transaktion | Kassa | Utrustning | Genominerade aktier |
| 1. Ägaren investerade kontanter | + 30 000 | +30 000 | |
| 2. Inköpt utrustning mot kontant betalning | – 5 500 | +5 500 | |
| Saldo: | 24 500 | 5 500 | 30 000 |
Låtsas oss kontrollera bokföringsekvationen: Tillgångar 30 000 dollar (kontanter 24 500 dollar + utrustning 5 500 dollar) = skulder 0 dollar + eget kapital 30 000 dollar
3. Köpte lastbil kontant
Metro betalade 8 500 dollar kontant för en lastbil.
Transaktionsanalys:
- Det nya bolaget köpte en ny tillgång (lastbil) för 8 500 dollar och betalade kontant.
- Vi vill öka tillgången Truck och minska tillgången kontant för 8 500 dollar.
| Aktiva tillgångar | Aktier | |||||
| Transaktion | Kassa | Utrustning | Lastbil | Sammanlagda aktier | ||
| 1. Ägaren investerade kontant | +30 000 | +30 000 | ||||
| 2. Köpte utrustning mot kontant betalning | – 5 500 | – 5 500 | +5 500 | |||
| 3. Köpte lastbil kontant | -8 500 | + 8 500 | ||||
| Saldo: | 16 000 | 5 500 | 8 500 | 30 000 | ||
Låt oss kontrollera bokföringsekvationen: Tillgångar 30 000 dollar (kontanter 16 000 dollar + utrustning 5 500 dollar + lastbil 8 500 dollar) = skulder 0 dollar + eget kapital 30 000 dollar
4. Inköp av förnödenheter på konto.
Metro köpte förnödenheter på konto från Office Lux för 500 dollar.
Transaktionsanalys:
- Det nya bolaget köpte en ny tillgång (förnödenheter) för 500 dollar men kommer att betala för dem senare.
- Vi vill öka tillgången Supplies och öka vad vi är skyldiga med skulden Accounts Payable.
| Tillgångar = | Skulder + | Eget kapital | |||||
| Transaktion | Kassa | Förnödenheter | Utrustning | Lastbil | Skuldsatta skulder | Gemensamma aktier | |
| 1. Ägaren investerade kontanter | +30 000 | +30 000 | |||||
| 2. Inköp av utrustning mot kontant betalning | -5 500 | +5 500 | |||||
| 3. Köpte lastbil kontant | -8 500 | + 8 500 | |||||
| 4. Inköp av förnödenheter för räkning. | + 500 | +500 | |||||
| Saldo: | 16 000 | 500 | 5 500 | 8 500 | 500 | 30 000 | |
Låt oss kontrollera bokföringsekvationen: Tillgångar 30 500 dollar (kontanter 16 000 dollar + förnödenheter 500 dollar + utrustning 5 500 dollar + lastbil 8 500 dollar) = skulder 500 dollar + eget kapital 30 000 dollar
5. Göra en betalning till en fordringsägare.
Metro utfärdade en check till Office Lux för 300 dollar för tidigare inköpta förnödenheter på konto.
Transaktionsanalys:
- Koncernen betalade 300 dollar kontant och minskade vad de är skyldiga Office Lux.
- Vi vill minska skulden Skulder på konton och minska tillgången Kontanter eftersom vi inte köper nya förnödenheter utan betalar för ett tidigare inköp.
| Tillgångar = | Skulder + | Eget kapital | |||||
| Transaktion | Kassa | Förnödenheter | Utrustning | Lastbil | Skuldsatta skulder | Gemensamma aktier | |
| 1. Ägaren investerade kontanter | +30 000 | +30 000 | |||||
| 2. Inköp av utrustning mot kontant betalning | -5 500 | +5 500 | |||||
| 3. Köpte lastbil kontant | -8 500 | +8 500 | |||||
| 4. Inköpta förnödenheter för räkning. | +500 | +500 | |||||
| 5. Utbetalning till en fordringsägare. | -300 | -300 | |||||
| Saldo: | 15 700 | 500 | 5 500 | 8 500 | 200 | 30 000 | |
Låt oss kontrollera bokföringsekvationen: Tillgångar 30 200 dollar (kontanter 15 700 dollar + förnödenheter 500 dollar + utrustning 5 500 dollar + lastbil 8 500 dollar) = skulder 200 dollar + eget kapital 30 000 dollar
6. Att göra en förskottsbetalning.
Metro ställde ut en check på 1 800 dollar till Rent Commerce, Inc. för att betala kontorshyran i förskott för månaderna februari och mars.
Transaktionsanalys (för att spara utrymme tittar vi endast på effekterna av var och en av de återstående transaktionerna):
- Koncernen förskottsbetalade hyran för de kommande två månaderna genom att göra en förskottsbetalning på 1 800 dollar kontant.
- Vi kommer att öka ett tillgångskonto som heter Förbetald hyra (eftersom vi betalar i förväg för att använda hyran) och minska tillgången kontanter.
| Aktiva tillgångar | ||
| Transaktion | Kassa | Förutbetalda hyror |
| Förutbetalda saldon | $ 15,700 | |
| 6. Gör en förskottsbetalning. | -1 800 | + 1 800 |
| Saldo: | 13 900 | 1 800 |
Den enda kontosaldon som ändrats från transaktion 5 är kassa och förskottsbetald hyra. Alla andra kontosaldon är oförändrade. Den nya redovisningsekvationen skulle vara: Tillgångar 30 200 dollar (kontanter 13 900 dollar + förnödenheter 500 dollar + förutbetald hyra 1 800 dollar + utrustning 5 500 dollar + lastbil 8 500 dollar) = skulder 200 dollar + eget kapital 30 000 dollar
7. Försäljning av tjänster mot kontant betalning.
Under februari månad tjänade Metro Corporation sammanlagt 50 000 dollar i intäkter från kunder som betalade kontant.
Transaktionsanalys:
- Koncernen fick 50 000 dollar i kontanter för tjänster som levererades till kunder.
- Vi vill öka tillgången Kontanter och öka intäktskontot Tjänsteintäkter.
| Aktiva tillgångar | Intäkter | |
| Transaktion | Kassa | Tjänsteintäkter |
| Förra saldot | $ 13,900 | |
| 7. Försäljning av tjänster mot kontant betalning . | + 50 000 | + 50 000 |
| Saldo: | $ 63,900 | $ 50,000 |
Vänta lite…bokföringsekvationen är ASSETSADE = PASSIVA + Eget kapital och den har inga intäkter eller kostnader…var passar de in? Intäkter – kostnader är lika med nettointäkter. Nettoresultatet läggs till det egna kapitalet i slutet av perioden. Tillgångar 80 200 dollar (kontanter 63 900 dollar + förnödenheter 500 dollar + förutbetald hyra 1 800 dollar + utrustning 5 500 dollar + lastbil 8 500 dollar) = skulder 200 dollar) + eget kapital 80 000 dollar (stamaktier 30 000 dollar + nettoresultat 50 000 dollar). Anmärkning: Detta betyder inte att intäkter och kostnader är egetkapitalkonton!
8. Att sälja tjänster på kredit.
Metro Corporation tjänade sammanlagt 10 000 dollar i tjänsteintäkter från kunder som kommer att betala inom 30 dagar.
Transaktionsanalys:
- Metro utförde arbete och kommer att få pengarna i framtiden.
- Vi bokför detta som en ökning av tillgångskontot Kundfordringar och en ökning av tjänsteintäkter.
| Aktiva tillgångar | Intäkter | |
| Transaktion | Förmånsskulder | Tjänsteintäkter |
| Förre saldot | $ 50,000 | |
| 8. Säljer tjänster på kredit. | + 10 000 | + 10 000 |
| Saldo: | $ 10 000 | $ 60 000 |
Håll dig i minnet att alla andra kontosaldon förblir desamma. De enda förändringarna är tillägget av kundfordringar och en ökning av intäkterna. Tillgångar 90 200 dollar (kontanter 63 900 dollar + kundfordringar 10 000 dollar + förnödenheter 500 dollar + förutbetald hyra 1 800 dollar + utrustning 5 500 dollar + lastbil 8 500 dollar)= skulder 200 dollar + eget kapital 90 000 dollar (stamaktier 30 000 dollar + nettoresultat 60 000 dollar).
9. Inkassering av fordringar.
Metro Corporation inkasserade sammanlagt 5 000 dollar i förskott från kunder som ägde pengar för tjänster som tidigare fakturerats.
Transaktionsanalys:
- Metro fick 5 000 dollar från kunder för arbete som vi redan har fakturerat (inget nytt arbete).
- Vi vill öka tillgången Likvida medel och minska (vad vi senare kommer att få från kunderna) tillgången Kundfordringar.
| Aktiva tillgångar | |||
| Transaktion | Kassa | Kontanter | Räkenskapsposter |
| Förutvarande saldo | $ 63,900 | $ 10,000 | |
| 9. Inkasso av kundfordringar. | + 5 000 | – 5 000 | |
| Saldo: | $ 68 900 | $ 5 000 | |
Aktiva tillgångar 90 200 dollar (kontanter 68 900 dollar + kundfordringar 5 000 dollar + förnödenheter 500 dollar + förskottsbetalda hyror 1 800 dollar + utrustning 5 500 dollar + lastbil 8 500 dollar)= skulder 200 dollar + eget kapital 90 000 dollar (stamaktier 30 000 dollar + nettoresultat 60 000 dollar).
10. Betalning av kontorslöner.
Metro Corporation betalade totalt 900 dollar för kontorslöner.
Transaktionsanalys:
- Koncernen betalade 900 dollar till sina anställda.
- Vi kommer att öka utgiftskontot Löner Utgift och minska tillgångskontot Kontanter.
| Aktiva tillgångar | Uppgifter | |
| Transaktion | Kassa | Löneutgifter |
| Förutvarande saldo | $ 68,900 | |
| 10. Betalning av kontorslöner. | – 900 | + 900 |
| Saldo: | $ 68 000 | $ 900 |
Håll dig i minnet att nettoresultatet beräknas som intäkter – kostnader och läggs till det egna kapitalet. Den nya redovisningsekvationen skulle visa: Tillgångar 89 300 dollar (kontanter 68 000 dollar + kundfordringar 5 000 dollar + förnödenheter 500 dollar + förutbetald hyra 1 800 dollar + utrustning 5 500 dollar + lastbil 8 500 dollar)= skulder 200 dollar + eget kapital 89 100 dollar (stamaktier 30 000 dollar + nettointäkt 59 100 dollar från intäkter 60 000 dollar – kostnader 900 dollar).
11. Betalning av elräkning.
Metro Corporation betalade totalt 1 200 dollar för elräkningen.
Transaktionsanalys:
- Koncernen betalade 1 200 dollar kontant för elräkningen.
- Vi kommer att öka utgiftskontot Utility Expense och minska tillgången Cash.
| Aktiva tillgångar | Utgifter | |
| Transaktion | Kassa | Utgifter för allmännyttiga tjänster |
| Förra saldot | $ 68,000 | |
| 11. Betalning av elräkning | – 1 200 | + 1 200 |
| Saldo: | $ 66 800 | $ 1 200 |
Klicka på Transaktionsanalys för att se hela tabellen med alla transaktioner. Den slutliga bokföringsekvationen skulle vara: Tillgångar 88 100 dollar (kontanter 66 800 dollar + kundfordringar 5 000 dollar + förnödenheter 500 dollar + förutbetald hyra 1 800 dollar + utrustning 5 500 dollar + lastbil 8 500 dollar) = skulder 200 dollar + eget kapital 87 900 dollar (stamaktier 30 000 dollar + nettointäkt 57 900 dollar från intäkter 60 000 dollar – lönekostnader 900 dollar – kostnader för försörjningsstöd 1 200 dollar).