De flesta håller med om att kvalitet är viktigt att ha men svårt att genomföra. Bland de många tillgängliga verktygen kan ett kvalitetsledningssystem (QMS) utgöra en vägkarta mot bättre kvalitet. Utan det saknar ett företag riktning. ”QMS är i grunden hur en organisation fungerar”, sade Colin Gray, ordförande för Cavendish Scott Inc. i en intervju med ASQ TV. ”Det är ett system för att hantera kvalitet … Det är så vår organisation fungerar. Och om man accepterar det är det mycket lätt att se att QMS verkligen är den grundläggande grunden för att vara framgångsrik som organisation.”
Han fortsatte med att säga: ”Det är nästan omöjligt att utveckla ett kvalitetssystem utan att tänka på var vi som organisation vill vara strategiskt.”
För att komma dit man vill vara kan principerna för kvalitetsledning vägleda vägen.
Vad är principerna för kvalitetsledning? Precis som kvalitet i sig kan de tyckas vara svåra att definiera. Även om det kan råda viss oenighet om vad dessa grunder är, verkar ISO vara en säker plats att börja på.
Standarderna ISO 9000:2015 och ISO 9001:2015 bygger på sju kvalitetsledningsprinciper. Enligt ISO är de sju kvalitetsledningsprinciperna, i ingen särskild ordning, följande:
- Kundfokus
- Ledarskap
- Involvering av människor
- Processansats
- Förbättring
- Evidensbaserat beslutsfattande
- Relationshantering
Låtsas vi ta en närmare titt på dessa kvalitetshanteringsprinciper och hur du kan anta dem för att förbättra din organisation.
1. Kundfokus
Detta är nästan en självklarhet. En organisation som inte fokuserar på kunderna kommer inte att finnas kvar länge. Även om kundfokus är avgörande kan detta många gånger gå förlorat i prioriteringarna av ett kvalitetssystem och de olika processer som är involverade.
Fokus bör omfatta nuvarande och framtida kunder. Förutom att kontinuerligt uppfylla eller överträffa kundernas förväntningar bör företagen mäta kundtillfredsställelsen. Omvänt bör man också följa upp om man misslyckas med att uppfylla kundernas förväntningar. Varje funktion och avdelning bör involveras.
2. Ledarskap
Som med alla kvalitetsidéer måste stödet börja i toppen. Utan ett bra ledarskap kommer en organisation att lida. Ledarna bör fastställa en vision och mål för företaget.
Tänk tillbaka på en inspirerande ledare som du har träffat. Kanske var det på jobbet eller till och med på ett kvalitetsevenemang. För dem som var på ASQ-konferensen 2014 kommer kanske Mike Abrashoff, tidigare befälhavare på USS Benfold, i åtanke. Vid evenemanget beskrev han utmaningarna med att ta över ett underpresterande krigsfartyg. Moralen var låg och omsättningen var hög. Genom att förena sin besättning med ett gemensamt syfte tillsammans med beröm och uppskattning kunde han omvandla fartyget. Detta tema fortsätter i nästa princip.
3. Engagemang hos människor
En engagerad arbetskraft är en arbetskraft som du vill ha. Det innebär att personalens förmågor används och värderas. Det möjliggör också ständiga förbättringar, lärande och diskussioner om eventuella problem. Med en engagerad personalstyrka hålls personalen ansvarig för sina handlingar. Istället för att ses som en passiv plats där man stämplar in varje morgon, kräver jobbet att alla i organisationen är aktiva och engagerade i sitt arbete.
4. Processansats
Som med så många andra saker inom kvalitet, beskriver en processansats stegen för att nå framgång.
Detta innebär att aktiviteterna hanteras som processer, att de mäts, och att kopplingar mellan aktiviteterna identifieras. Möjligheter till förbättringar spåras. Kvalitet uppstår inte bara. Det krävs processer bakom kulisserna för att säkerställa organisationens framgång.
5. Förbättring
Ett starkt kvalitetssystem kräver förändring. Utan förbättring kommer företagen så småningom att bli överglänsade av konkurrenterna. Att sträva efter att bibehålla status quo inspirerar ingen.
Detta innebär att företagets prestanda och kapacitet bör utvecklas kontinuerligt. Dessa förbättringsaktiviteter bör vara i linje med målen, och personalen bör uppmuntras och ges befogenhet att göra förbättringar. När förbättringar görs bör dessa mätas. Och slutligen, firas! När saker och ting går bra är det viktigt att erkänna det. Kvalitet är inte bara stressiga revisioner och dataanalyser. Ibland är det formellt erkännande och beröm.
6. Evidensbaserat beslutsfattande
Som du kanske har gissat är magkänsla inte vägen framåt. Snarare är det data som är kung. Detta borde naturligtvis inte vara någon överraskning för kvalitetsexperter. Organisationer bör se till att data är tillgängliga, korrekta och tillförlitliga. De bör analyseras och beslut fattas på grundval av dem. Ändå bör dataanalysen balanseras med praktisk erfarenhet. Siffrorna berättar historien, men det är viktigt att inte heller bortse från erfarenheten.
7. Relationshantering
Slutligt är människorna den viktiga delen av varje organisation, och relationerna mellan leverantörer och andra partner är kritiska. Leverantörer bör väljas noggrant utifrån förmågan att skapa värde samt hantera kostnader. Partnerna bör känna till planer och information som kan hjälpa dem i deras arbete. En anda av samarbete bör vara målet. Samordning av förbättringsåtgärder kan hjälpa båda parter. Att erkänna leverantörens framgångar kommer också att vara till stor hjälp för att upprätthålla en stark relation.
Att jonglera med ISO-kraven kan tyckas svårt, men dessa principer kan lysa upp vägen mot bättre kvalitet. Det går att upprätthålla ett kvalitetsledningssystem och förbättra sin organisation. Det kräver arbete och beaktande av en rad faktorer, men dessa sju principer är en bra början.