Hur man beräknar avskrivningskostnader

Det följande är ett utdrag ur Accounting Made Simple: Accounting Explained in 100 Pages or Less.

När ett företag köper en tillgång som troligen kommer att hålla i mer än ett år, räknas kostnaden för den tillgången inte som en omedelbar kostnad. Snarare sprids kostnaden ut över flera år i en process som kallas avskrivning.

Rätlinjig avskrivning

Den mest grundläggande formen av avskrivning kallas linjär avskrivning. Med denna metod fördelas kostnaden för tillgången jämnt över tillgångens förväntade livslängd.

Exempel: Daniel spenderar 5 000 dollar på en ny utrustning för sin snickeriverksamhet. Han räknar med att utrustningen kommer att hålla i fem år, då den sannolikt inte kommer att ha något större värde. Varje år kommer 1 000 dollar av utrustningens kostnad att räknas som en kostnad.

När Daniel först köper utrustningen skulle han göra följande journalanteckning:

DR. Utrustning	5 000
CR. Cash	5 000

Därefter skulle Daniel varje år göra följande bokföring för att registrera avskrivningskostnaden för utrustningen:

Avskrivningsutgift	1 000
Ackumulerade avskrivningar	1 000

Ackumulerade avskrivningar är vad som kallas för ett ”motkonto”, eller närmare bestämt ett ”konto för mottillgångar”.” Kontrakonton används för att kvitta andra konton. I det här fallet används ackumulerade avskrivningar för att kompensera utrustning.

Vid varje given tidpunkt ger nettot av debetsaldot i utrustning och kreditsaldot i ackumulerade avskrivningar oss nettosaldot i utrustning – ibland kallat ”bokfört nettovärde”. I exemplet ovan, efter det första årets avskrivningskostnader, skulle vi säga att Utrustning har ett bokfört nettovärde på 4 000. (5 000 ursprunglig kostnad minus 1 000 ackumulerade avskrivningar.)

Vi gör kreditposterna till ackumulerade avskrivningar i stället för direkt till Utrustning så att vi:

1. Har ett register över hur mycket tillgången ursprungligen kostade, och
2. Har ett register över hur mycket avskrivningar som redan har belastat tillgången.

Exempel (fortsättning): Så småningom, efter 5 år, kommer ackumulerade avskrivningar att ha ett kreditsaldo på 5 000 (tillgångens ursprungliga kostnad). Vid denna tidpunkt – när tillgången har noll nettobokfört värde – kommer Daniel att göra följande bokföring för att ”skriva av” tillgången:

Ackumulerade avskrivningar	5 000
Utrustning	5 000

När du har gjort den här bokföringen finns det inte längre något saldo i Utrustning eller ackumulerade avskrivningar.

Salvage Value

Vad händer om ett företag planerar att använda en tillgång i några år och sedan sälja den innan den blir helt värdelös? I dessa fall använder vi det som kallas ”återvinningsvärde”. Återvinningsvärdet (ibland kallat restvärde) är det värde som tillgången förväntas ha efter det planerade antalet användningsår.
Exempel: Lydia spenderar 11 000 dollar på kontorsmöbler som hon planerar att använda under de kommande tio åren, varefter hon tror att de kommer att ha ett värde på cirka 2 000 dollar. Möbelns ursprungliga kostnad minus dess förväntade återvinningsvärde kallas dess avskrivningsbara kostnad – i det här fallet 9 000 dollar.

Varje år kommer Lydia att bokföra 900 dollar i avskrivningar enligt följande:

Avskrivningskostnad	900
Ackumulerade avskrivningar	900

Efter tio år kommer de ackumulerade avskrivningarna att ha ett kreditsaldo på 9 000 dollar. Om Lydia vid den tidpunkten faktiskt säljer möblerna för 2 000 dollar måste hon bokföra inflödet av likvida medel och skriva av kontorsmöblerna och de ackumulerade avskrivningarna:

Ackumulerade avskrivningar	9 000
Kassa	2 000
Byråmöbler	11,000

Vinst eller förlust vid försäljning

Det är naturligtvis ganska osannolikt att någon kan förutsäga exakt vad en tillgångs återvinningsvärde kommer att vara flera år från det datum hon köpte tillgången. När en tillgång säljs, om det erhållna kontantbeloppet är större än tillgångens bokförda nettovärde, måste en vinst bokföras vid försäljningen. (Vinster fungerar som intäkter i det avseendet att de har kreditsaldo och ökar ägarnas eget kapital.)

Om tillgången däremot säljs för ett lägre pris än dess bokförda nettovärde måste en förlust bokföras. (Förluster fungerar som kostnader: De har debetsaldo och minskar ägarnas eget kapital.)

Det är aldrig alltför svårt att avgöra om man ska göra en vinst- eller förlustbokföring: Det är bara att räkna ut om det behövs en ytterligare debet- eller kreditpost för att få balans i journalposten.

Exempel (fortsättning): Om Lydia efter tio år hade sålt möblerna för 3 000 dollar i stället för 2 000 dollar skulle hon bokföra transaktionen på följande sätt:

Kassa	3 000
Ackumulerade avskrivningar	9 000
Kontorsmöbler	11,000
Vinst vid försäljning av möbler	1 000

Exempel (fortsättning): Om Lydia däremot hade sålt möblerna för endast 500 dollar skulle hon göra följande bokföring:

Kassa	500
Ackumulerade avskrivningar	9 000
Förlust vid försäljning av möbler	1 500
Kontorsmöbler	11,000

Andra avskrivningsmetoder

Inom linjär avskrivning finns det en handfull andra (mer komplicerade) avskrivningsmetoder som också är GAAP-godkända. Till exempel består den dubbla degressiva metoden av att det återstående bokförda nettovärdet multipliceras med en given procentsats varje år. Den procentsats som används är lika med den dubbla procentsatsen som skulle användas under det första året med linjär avskrivning.
Exempel: Randy köper utrustning för 10 000 dollar som han planerar att skriva av på fem år. Med linjär avskrivning skulle Randy skriva av 20 % av värdet (100 % ÷ fem år) under det första året. Därför kommer den dubbla degressiva metoden att använda 40 % avskrivning varje år (2 x 20 %). Avskrivningen för vart och ett av de fyra första åren skulle vara följande:

År	Nettobokfört värde		Avskrivningskostnad
1	$10,000	x40% =	$4,000
2	$6,000	x40% =	2,400$
3	3	3,600$	x40% =	1,440
4	2 160$	x40% =	864$

Exempel (fortsättning): Eftersom utrustningen skrivs av på fem år skulle Randy bokföra en avskrivningskostnad på 1 296 dollar (dvs. 2 160 – 864) under det femte året för att minska tillgångens bokförda nettovärde till noll.

En annan avskrivningsmetod som godtas av GAAP är produktionsenhetsmetoden. Enligt denna metod är den takt med vilken en tillgång skrivs av inte en funktion av tiden, utan snarare en funktion av hur mycket tillgången används.

Exempel: Bruce driver ett företag som tillverkar läderjackor. Han spenderar 50 000 dollar på en utrustning som förväntas hålla under produktionen av 5 000 jackor. Med hjälp av avskrivningsmetoden med produktionsenheter skulle Bruce skriva av utrustningen varje period baserat på hur många jackor som producerades (med en avskrivningstakt på 10 dollar per jacka).

Om Bruce under en viss månad använde utrustningen för att producera 150 jackor, skulle följande post användas för att registrera avskrivningen:

Avskrivningsutgift	1 500
Ackumulerade avskrivningar	1 500

Köp av materiella tillgångar

Begreppet materialitet spelar en stor roll för hur vissa tillgångar redovisas. Tänk till exempel på fallet med en papperskorg för 15 dollar. Med tanke på att det är nästan säkert att en papperskorg kommer att hålla i mer än ett år bör den teoretiskt sett skrivas av under sin förväntade livslängd.

Men när det gäller effekten på företagets årsredovisning är skillnaden mellan att skriva av papperskorgen och att kostnadsföra hela kostnaden på en gång helt klart försumbar. Fördelen med den extra bokföringsmässiga noggrannheten uppvägs vida av det krångel som det innebär att göra obetydliga avskrivningsjournalposter år efter år. Till följd av detta kostnadsförs tillgångar av detta slag i allmänhet omedelbart vid inköpet i stället för att skrivas av över flera år. Ett sådant inköp skulle vanligtvis bokföras på följande sätt:

Office Administrative Expense	15.00
Kassa (eller leverantörsreskontra)	15.00

Simpel sammanfattning

• Den raka avskrivningen är den enklaste avskrivningsmetoden. Med linjär avskrivning skrivs en tillgångs kostnad av över dess förväntade nyttjandeperiod, där lika mycket avskrivning bokförs varje månad.
• Ackumulerade avskrivningar – ett motkonto – används för att hålla reda på hur mycket avskrivningar som hittills har bokförts på en tillgång.
• En tillgångs bokförda nettovärde är lika med dess ursprungliga anskaffningsvärde minus det belopp av ackumulerade avskrivningar som har bokförts mot tillgången.
• Om en tillgång säljs för mer än dess bokförda nettovärde måste en vinst bokföras. Om den säljs för mindre än det bokförda nettovärdet ska en förlust bokföras.
• Väsentliga inköp av tillgångar tenderar att kostnadsföras omedelbart i stället för att skrivas av.