Hur du effektivt hanterar ditt IT-lager

Synlighet, transparens, medvetenhet, klarhet och prognoser. Detta är de viktigaste egenskaperna hos IT-administratörer som framgångsrikt hanterar sitt IT-innehav genom att använda disciplinen IT Asset Management (ITAM).

För bara några år sedan var processen med tillgångshantering i huvudsak en sidouppgift för de flesta IT-avdelningar. Men numera har den blivit en viktig del av IT-tjänsthanteringen. ITAM har faktiskt rankats som den femte mest antagna aspekten av ITSM.

Det är dessutom så att hanteringen av IT-tillgångar har en direkt inverkan på de fyra viktigaste ITSM-processerna: incidenter, kunskap, förändringar och problem.

Denna artikel kommer att täcka många metoder och tips för att förbättra hanteringen av IT-tillgångar, till exempel:

• ITAM i den moderna affärsmiljön

• Vad ska man leta efter i verktyg för hantering av IT-tillgångar

• Hur är det med att använda kalkylblad för ITAM?

• Bästa metoder för hantering av hårdvarutillgångar

• Hur man lägger till data från befintliga register över IT-tillgångar i ett verktygs databas

• Inrättande av en process för spårning av IT-tillgångar för nya objekt

• Hur man optimerar IT-tillgångarna med hjälp av Hårdvarutillgångshantering

• Bästa praxis för hantering av programvarutillgångar

ITAM i den moderna affärsmiljön

Iaitam (International Association of Information Technology Asset Managers) beskriver IT Asset Management som en uppsättning affärspraktiker som omfattar IT-tillgångar i alla affärsenheter inom en organisation. Syftet är att förena ansvaret för ekonomi, inventering, avtal och riskhantering för att hantera tillgångarnas totala livscykel.

Organiseringspraxis och industritrender från det senaste decenniet har ökat behovet av bättre tillgångshantering. Dessa inkluderar:

• Skuggan av skugg-IT, där icke-IT-chefer antar nya lösningar utan att gå igenom den formella processen
• Det ständiga behovet av att omvandla IT-plattformar, molnmigreringar, och virtualisering
• Ovisshet kring kostnader för programvarulicenser som orsakas av virtualisering och migrering till molnet
• Ökat tryck för att minska kostnaderna samtidigt som prestandan bibehålls
• Ökningen av antalet programvarurevisioner

Även 2011 har klienter som framgångsrikt genomfört ITAM som disciplin vanligtvis uppnått en kostnadsbesparing på 30 procent under det första året. Samt fem procent under de efterföljande fem åren.

Å andra sidan rapporteras organisationer som inte har infört ITAM eller som har infört det på ett dåligt sätt spendera 20 procent av sin totala kostnad på programvarulicenser och hårdvaruunderhåll för tillgångar som inte längre används.

IT-tillgångshantering skiljer vanligtvis mellan software asset management (SAM) och hardware asset management (HAM). SAM och HAM är två sidor av samma mynt. De måste hanteras på lite olika sätt eftersom var och en av dem har specifika krav, men de är ändå sammankopplade.

I början kom HAM i första hand och SAM i andra hand, eftersom det måste finnas en fysisk infrastruktur som programvaran kan ligga på.

Harware Asset Management är dock dyrt och svårt att underhålla, vilket gör stora investeringar i fysisk IT-infrastruktur för mindre företag svåra att uppnå.

Nuförtiden är det stora företag som SAP, IBM och Microsoft som står för investeringar i hårdvaruinfrastruktur och driftskostnader. De erbjuder datorkraft och lagring till sina kunder som tjänster.

Serverlös utveckling tar detta ett steg längre och gör det möjligt för en dator med internetanslutning att sömlöst köra komplexa funktioner.

Som sådan börjar vi se en annan fördelning mellan hårdvara och mjukvara från organisation till organisation. Mindre företag behöver mindre investeringar i hårdvara, medan stora organisationer som tillhandahåller Infrastructure as a Service behöver sätta in mer resurser för att möta efterfrågan.

Här måste vi komma ihåg att de flesta företag redan har gjort investeringar i IT-infrastruktur och bara utökar sina IT-funktioner genom att anta en molnlösning. Det är här som komplexiteten blir ett problem och tillgångshanteringen blir avgörande.

Nästan 70 procent av de företag som har virtualiserat sina mjukvarutillgångar har misslyckats med leverantörsrevisioner och till slut fått betala stora räkningar. Programvarurevisioner är en tung börda för IT-resurserna, där ITAM-team måste lägga 50 till 70 procent av sin tid på att hantera revisioner.

Kostnadsminskningar är den viktigaste drivkraften och det mest uppenbara skälet till att införa ITAM. Men det finns många fler fördelar utöver kostnadsminskningen:

• Öka effektiviteten vid upphandling
• Förbättra efterlevnaden
• Öka säkerheten för tillgångar och immateriella rättigheter
• Reducera finansiella, avtalsmässiga och ekonomiska kostnader, och ryktesrisker
• Bättre position för att förhandla om nya kontrakt

Vad man ska leta efter i verktyg för hantering av IT-tillgångar

Troligtvis har vi vid sidan av de alltmer komplexa IT- och nätverkssystemen också utvecklat verktyg som kan hjälpa oss att optimera och förbättra organisationens insamling av tillgångar.

Kärnfunktionerna i ett verktyg för hantering av IT-tillgångar är:

• Förmåga att enkelt importera data
• Repositorium för hantering av mjuk- och hårdvarutillgångar
• Tydligt definierat förhållande mellan IT-tillgångar, användare och användningsinformation
• Integrering med intilliggande IT- och affärssystem

Följande funktioner för verktyg för hantering av IT-tillgångar kan också vara mycket användbara:

• Audit Management
• Compliance Tracking
• Configuration Management
• Contract/License Management
• Cost Tracking
• Inventory Management
• Underhållshantering
• Affärshantering
• Förfrågningshantering
• Leverantörshantering

Vad sägs om att använda kalkylblad för ITAM?

Till skillnad från de specifika ITAM-verktygen kan kalkylbladen verka rudimentära och få mindre marknadsföringsbudget, men de har många funktioner. Detta gör dem lämpliga för små och medelstora IT-företag.

För att få ut det mesta av kalkylprogrammen kan du överväga att använda följande funktioner:

• Konditionell formatering

  Detta kan användas för att markera tillgångar som går ut ur support, uppdateringar eller liknande.

• Rapportering

  Med hjälp av Microsoft Excel-grafer eller pivottabeller kan komplexa rapporter framställas.

• Makroer

  Automatiserar databehandling och ansluter till externa källor.

• Dataexport och import

  Ansluta till SQL-databaser för att mata in eller hämta information.

Det mesta av kalkylprogrammen är dessutom gratis och de flesta IT-system har redan en version av Microsoft Excel. Det finns alltså inget behov av ytterligare investeringar.

Bästa metoder för hantering av hårdvarutillgångar

Hårdvara är ett paraplybegrepp som innefattar de flesta föremål som kan hittas i en IT-miljö. Exempel är stationära datorer, bärbara datorer, bildskärmar, routrar, switchar, hubbar och telefoner.

Den information som lagras för varje hårdvarutillgång måste åtminstone säkerställa att tillgången kan identifieras unikt.

För att optimera hårdvarutillgångarna måste IT-administratörer spara ytterligare information när det gäller garanti, supportavtal, underhåll och andra variabler. Hanteringen av hårdvarutillgångar måste också innehålla uppgifter för att stödja SAM.

Här finns en del kärninformation för hårdvara:

• Anläggningsnamn för att skapa en unik identifierare med hjälp av information som märke, modell, plats
• Anläggningsleverantör
• Enhetstyper som bärbar dator, router eller mobiltelefon
• Serienummer
• Anläggningsstatus som Deployed (utplacerad), In Storage (lagrad), Retired (pensionerad) och Disposed (bortskaffad)
• Anläggningsroller som Production, Standby, och Test
• Den organisatoriska enhet som äger varje tillgång
• Enhetens placering
• Konfigurationsinformation
• Mjukvara som är installerad på tillgången
• Köpsdatum
• Datum för driftsättning
• Garanti/kontraktligt stöds utgångsdatum

När man fyller på en databas för ett ITAM-verktyg eller ett kalkylblad, måste IT-administratörer också lägga till information om aktuella IT-tillgångar. Liksom att inrätta en process för att lägga till nya tillgångar när de förvärvas i framtiden.

Hur man lägger till befintliga data från registret över IT-tillgångar i ett verktygs databas

Nedan beskrivs tre sätt på vilka IT-administratörer kan fylla ett verktygs databas med information om sina nuvarande IT-system.

1. Importera befintliga spårare till verktyget

   Om du har utvecklat din verksamhet och ett enkelt kalkylblad räckte för att hålla reda på din hårdvara, kan du använda ditt kalkylblad för att mata in all information till HAM-verktyget.

2. Det finns gott om upptäcktsverktyg som kan skanna hela ditt nätverk efter anslutna enheter

   Det finns gott om upptäcktsverktyg som kan skanna hela ditt nätverk och returnera gott om information om dina hårdvarutillgångar.

3. Använd leverantörernas orderinformation

   Ordningsuppgifter som utfärdas av leverantörerna ger dig information om alla tillgångar i ditt bestånd.

Inställ en process för spårning av IT-tillgångar för nya objekt

När de lägger till nya IT-tillgångar i sitt bestånd genomgår organisationerna en specifik livscykel för hårdvara. Livscykeln beskriver de steg som enheten går igenom under hela sin livstid.

Typiskt sett innebär en livscykel för hårdvara följande:

• Arkitektur och nätverksdesign
• Förfrågan om tillgång
• Godkännande och upphandling
• Uppsättning
• Användning, underhåll och uppgraderingar
• Uppsättning

I en livscykel som den ovan beskrivna startar processen för spårning av tillgångar redan i steg nummer ett. Efter att ha utfört en analys och lagt fram en inköpsorder eller ett business case för inköp av fler tillgångar bör IT-avdelningen redan ha en tydlig bild av vilken enhet som ska placeras var och vilken programvara den behöver för att köras.

I steg nummer fyra kan processen för hantering av tillgångar konsolideras när alla data är tillgängliga.

Hur man optimerar IT-tillgångar med hjälp av Hardware Asset Management

Fördelarna med att använda ett verktyg för hantering av hårdvarutillgångar sträcker sig längre än till att bara lagra information om enheter. Med moderna verktyg kan du konfigurera din instrumentpanel och få tillgång till värdefull information som:

• Generera rapporter

  Se tillgänglighet, användning, objekt som inte är installerade för tillfället, enheter som ska avvecklas.

• Använd IT-nätverksövervakning för att slå larm

  Skapa problem när programvaran är på väg att gå ut ur garantin eller när den når slutet av sin livslängd.

• Automatisera arbetsflöden för driftsättning

  Skapa konfigurationsmallar för enheter beroende på deras funktioner.

• Hantera programvaru- och säkerhetsuppdateringar

  Planera in dedikerade tidsluckor för uppdateringar för att minimera stilleståndstiden.

Bästa metoder för hantering av programvarutillgångar

Hantering av programvarutillgångar har blivit en nödvändighet efter den utbredda implementeringen av molntjänster och den tysta inkluderingen av skugg-IT.

Hantering av programvarutillgångar ger tre fördelar:

1. Governance

   Säkerställer att endast godkända program introduceras i den lokala datormiljön och att programvarulicenserna utnyttjas fullt ut och på lämpligt sätt.

2. Hantering

   SAM ger flera funktioner för att schemalägga uppdateringar, prognostisera kostnader, lägga till nya tillgångar och ta gamla ur bruk.

3. Enterprise agility

   Tillgången till information påskyndar dramatiskt förändringsprocessen i stora organisationer.

Licensering är utan tvekan den viktigaste dimensionen när det gäller förvaltning av programvarutillgångar eftersom dålig hantering av licenser kan kosta organisationer miljontals kronor.

Det finns många olika typer av licenser, var och en med olika avtalsbestämmelser och krav. Några av dessa är:

• Identitetslåst

  En licens tilldelas en specifik användare och är inte utbytbar (t.ex. Microsoft Windows).

• Node-locked

  En licens som endast kan användas av en användare åt gången, men som flera användare kan använda vid senare tillfällen.

• Floating

  En licens som är tillgänglig för ett stort antal användare. Vid inloggning tilldelar ett licensieringssystem den begärande användaren en licens som begärs tillbaka i slutet av sessionen.

• Sitelicens

  Obegränsad användning på den plats där licensen installeras.

• Open Source

  Obegränsad användning inom ramen för licensavtalet.

• Timed

  Licensen är endast tillgänglig under en bestämd tidsperiod.

• Physically Restricted

  Licenser kopplade till hårdvara.

Välja ett SAM-verktyg

Verktyg för hantering av programvarutillgångar är utformade för att erbjuda IT-personal så mycket kontroll och insyn som möjligt över IT-anläggningen. Även om varje verktyg är olika innehåller de flesta av dem funktioner som t.ex:

• Mjukvarulicenshantering
• Mjukvarukonfiguration
• Lagerhantering
• Mjukvaruanvändning
• Avtal och inköp
• Komplikt. ad governance
• Hantering av programvarans livscykel
• Mjukvaruutnyttjande
• Rapportering

När man bedömer de kritiska funktionerna hos verktygen för hantering av programvarutillgångar, rekommenderar vi att man letar efter egenskaper som gör det möjligt att sammanjämka data om programvarans rättigheter och förbrukning för att minska riskerna för efterlevnad, optimera kostnaderna och förbättra affärsprestanda. Vi rekommenderar ledare för infrastruktur och verksamhet att leta efter följande:

• Mjukvarurättigheter manuell inmatning
• Mjukvarurättigheter automatisering
• Mjukvarukonsumtion för slutpunkter
• Mjukvarukonsumtion för datacenter
• Molnförbrukning
• Specialiserad programvarukonsumtion
• Rekonciliera extern information
• Optimera rättigheter/förbrukning
• Dela information

Hur man hanterar programvarutillgångar när anställda ansluter sig, lämnar eller flyttar inom företaget

När det sker en organisationsförändring måste den anställde i fråga ha en uppdaterad uppsättning IT-tillgångar.

Ett arbetsflöde måste inrättas som bör omfatta följande: Tilldelning av befintliga tillgångar, anskaffning av nya tillgångar, återvinning av tillgångar när man lämnar företaget och även inrättande av en process för förlorade eller stulna tillgångar.

Detta IT-arbetsflöde skulle behöva ha ett nära samarbete med HR-systemet och kommunicera mellan information om användaren och behörighetsnivåer.

Hur man hanterar mjukvarutillgångar för att förhindra revisioner

Leverantörsrevisioner är processer för att utreda en organisations efterlevnad för att använda mjukvaran inom ramen för de avtalsenliga villkoren.

Svår synlighet och hantering av tillgängliga licenser kan leda till att en organisation inte uppfyller kraven, vilket gör den till ett lätt mål för leverantörer att sälja sina produkter och ta ut stora räkningar.

Stora programvaruleverantörer som Microsoft, Adobe, IBM, SAP och Oracle har fått ett rykte om sig att göra aggressiva programvarubedömningar som stör en organisations IT-verksamhet.

Med hjälp av ett verktyg för hantering av programvarutillgångar minskas risken för att inte uppfylla kraven drastiskt, eftersom IT-administratörer har en översiktlig bild av alla tillgängliga licenser, hur de är distribuerade, vem som använder dem och när de ska upphöra att gälla.

Hålla koll på licensförnyelser, förvärva ytterligare tillgångar när efterfrågan ökar och ta bort licenser i de fall de inte används kommer att hjälpa organisationer att inte bara skydda sig mot att bli granskade utan också optimera sin IT-anläggning för att producera mest värden.

Hantera programvarutillgångar vid migrering till molnet

Migrering till molnet är ett komplext och långvarigt projekt som kan lämna många luckor i IT-systemen om det görs på fel sätt. Hantering av mjukvarutillgångar spelar en stor roll för att säkerställa att alla användare har tillgång till samma tjänster som tidigare och att det inte finns några skillnader mellan systemet före och efter migreringen.

Varje leverantör har lite olika system, så det finns en skillnad mellan SAP:s Hana Enterprise Cloud, IBM Cloud och till och med Adobe Experience Cloud.

Microsoft rekommenderar IT-chefer att överväga SAM-lösningar som hjälper till med följande:

• Hjälper till att avgöra om on-premises, moln eller hybrid är den bästa strukturen för verksamheten.
• Minska risker i samband med att flytta datacentertillgångar för konsoliderings-, moln- och virtualiseringsprojekt.
• Leverera en långsiktig färdplan för molnmigrering som hjälper till att definiera migreringsmålen.
• Bedöma om en migrering till molnet kommer att göra det lättare att hantera programvarutillgångar.
• Få en djup förståelse för programvarulicenser för både moln- och lokala installationer.