Planerare av särskilda evenemang – särskilt de i den ideella världen – vet att det är en bra idé att anordna ett evenemang för att samla in pengar utomhus. Dessa typer av evenemang, liksom andra idéer för insamling av gemenskapsmedel, kräver att planeringen för nästa års evenemang börjar omedelbart efter det att årets insamlingsevenemang avslutats. Det är viktigt att avrapportera evenemanget och diskutera vad som gick bra och vad som kan förbättras medan evenemanget fortfarande är färskt i teamets medvetande. Genom att diskutera framgångarna och förbättringarna säkerställer man att dessa funktioner kan inkluderas eller förbättras till nästa års evenemang. En sådan proaktiv planering ger också ett mervärde för sponsorerna. Och oundvikligen hoppas alla framgångsrika samhällsvandringar att växa och expandera från år till år.
Det är viktigt att hålla fokus på det primära målet med att hålla sådana evenemang: insamling av medel. För de evenemangsplanerare som tidigare har hållit en samhällsvandring är en av de viktigaste tidpunkterna för planering faktiskt efter att vandringen har avslutats. För att lära oss mer om de många aspekterna av att planera och genomföra en gemenskapsinsamlingsvandring kommer vi att få en titt bakom kulisserna på Mors Dag-evenemanget som anordnades av Y-ME Breast Cancer Organization i Chicago.
Y-ME Mother’s Day Breast Cancer Fundraiser Walk
Y-ME grundades av två bröstcanceröverlevare 1979. Den ideella organisationen var mest känd för sitt flerspråkiga nationella program för bröstcancerhotline för bröstcancerpatienter. Programmet blev känt som landets enda avgiftsfria 24-timmars hotline som helt och hållet bemannas av bröstcanceröverlevare som är utbildade kamratrådgivare. Men organisationen anordnade också en årlig insamlingsvandring på Mors dag, som stödde deras program och tjänster. År 2007 samlade Y-ME in mer än 7 miljoner dollar med nästan 43 000 vandrare från 12 städer. År 2008 deltog 15 städer. Tyvärr stängde Y-ME sina dörrar 2012, men arvet från den årliga insamlingen förblir en utmärkt fallstudie för planerare av ideella evenemang.
En stor del av Y-ME:s framgång i insamlingen kan tillskrivas ett organiserat tillvägagångssätt för att planera och hålla ett öga på de viktigaste målen först. Liz Klug, organisationens tidigare chef för särskilda evenemang, hade detta att säga efter deras rekordår 2007: ”Vi har en plan för olika tidpunkter under planeringsprocessen. Så vi kommer att vidta åtgärder för att främja de mest kritiska punkterna i tid för att se till att vi lyckas. I en stad där vi till exempel kanske anordnar ett evenemang för första gången måste vi fokusera på att se till att vi har en bra plats och ett bra ställe där folk kommer att vilja komma tillbaka. Längre fram kan vi fokusera på vilka kaféer vi ska lämna broschyrer.” Låt oss ta en titt på hur Klug och Y-ME:s evenemangsplaneringsteam organiserade ett så lyckat evenemang.
Analysera siffrorna
Att anordna en samhällsvandring eller ett liknande evenemang kräver att man samlar ihop flera olika målsättningar, men i slutändan gör föreningen eller välgörenhetsorganisationen som anordnar evenemanget det för att samla in pengar till sin sak. Därför sker det första steget i planeringen av nästa evenemang när det aktuella evenemanget är avslutat, och det mesta av det arbetet handlar om ”siffror”.
”Vi tittade noga på siffrorna efter att evenemanget avslutats”, förklarar Klug, ”Vi jämförde hur vi gjorde i år jämfört med föregående år. Vi tittade på deltagarnas upplevelse. Vi utvärderade våra sponsorkategorier. Vi svarade på alla omedelbara e-postmeddelanden om evenemangen.” Evenemangsplanerarna kommer också att vidta omedelbara åtgärder för att försäkra sig om att alla som är involverade i årets evenemang kommer att fortsätta nästa år.
Klug grävde också ner sig i detaljerna. I sina utvärderingar tittade hon på allt från antalet frivilliga som deltog till mängden t-shirts som delades ut. Hon frågade sig sedan om hon behövde mer eller mindre för nästa år.
Tidsplanering
För dem som organiserar en insamlingsvandring för samhället är det viktigt att veta vilka steg som ska hanteras vid olika tidpunkter. De flesta ideella organisationer har inte lyxen att ha många anställda och frivilliga kommittémedlemmar för att driva evenemangets framgång. Men planerarna inser att de måste se till att de samarbetar nära med stadens borgmästarkontor och avdelningen för offentliga arbeten för att få evenemanget i den offentliga kalendern.
Klug föreslår att det första steget efter att ha analyserat förra årets siffror ska vara att fokusera på företagsrekrytering. Om evenemanget inte är ett nytt program är det viktigt att få företagens stöd för nästa års evenemang omedelbart efter att årets evenemang avslutats. ”Vi fokuserade på att förnya sponsringarna när vi levererade rapporten om evenemanget”, säger Klug. Hon ger också följande tips till planerare som är intresserade av att anordna en samhällsvandring som ett insamlingsevenemang:
- Identifiera företagssponsorer
- Utarbeta program för vandringsteam
- Detektera evenemangsaktiviteter
- Begynna rekrytering av vandrare
- Finalisera logistiken för evenemanget
- Håller evenemanget
- Håller ett ”tack”-evenemang
- Utvärdera och påbörja det efterföljande evenemanget
Y-ME skulle också anlita ett externt logistikföretag för att hantera många av sina logistiska krav. Men en av de mest hjälpsamma var att införa ett system för online-registrering.
Framgång för systemet för online-registrering
Y-ME lärde sig snabbt hur viktigt det är att använda webben för online-registrering och har sedan dess starkt förespråkat användningen av tekniken för online-registrering och insamling av medel.
De investerade i ett system för hantering av online-konsumenter som skulle fungera som deras webbplats för loppet 2003. Denna typ av system fungerar som en personlig webbplats för volontärer som kan göra personliga vädjanden om donationer och annat engagemang. Det samlar in information i en enda databas och fungerar som ett verktyg för ledare av vandringslag för att uppmuntra sina medlemmar.
De online-deltagarna ökade från 4 000 till 11 594. Donationerna online ökade från 5 000 till 19 650. Y-ME-teamet ansåg att det bidrog till att nå ett mål på 2,35 miljoner dollar, och som en bonus minskade tekniken de administrativa kostnaderna med cirka 20 000 dollar.
Ett sådant system kan också fungera som ett viktigt kommunikationsverktyg som gör det möjligt för en organisation att följa upp och fortsätta att involvera väljare även efter själva tävlingsdagen.
Tidslinje för tävlingsdagen
Samhällsvandringar är oftast schemalagda på morgonen. Beroende på hur komplexa skyltarna och platsen är, kan förberedelserna för evenemanget vanligtvis börja så tidigt som en vecka före evenemanget, och den mesta aktiviteten sker ett par dagar före promenaden.
När Y-ME skulle planera för sitt årliga insamlingsevenemang, skulle teamet vanligtvis försöka begränsa området där de höll promenaden så att det inte krävde en betydande mängd resurstid för att utföra vissa driftsuppgifter som att stänga av gator. Deras vandring var i allmänhet inte tävlingsinriktad, så det hjälper också att de inte behövde ta hänsyn till de krav som krävs för en mer tävlingsinriktad tävlingsmiljö.
Schemat för själva tävlingsdagen flöt vanligtvis på följande sätt:
- Event Planning Team Arrives (2.5 timmar före loppet)
- Incheckning av volontärer (2 timmar före loppet)
- Incheckning och uppställning av sponsorer (2 timmar före loppet)
- Registrering börjar (1.5 timmar före loppet)
- Startordning (30 minuter före loppet)
- Öppningsceremonier (10 minuter före loppet)
- Loppet börjar
- Underhållningen på huvudscenen börjar (1 timme efter det att loppet har börjat)
- Officiella anmärkningar på huvudscenen (efter det att loppet har avslutats; kl. 1.5-timmarsmärket)
- Programmet avslutas officiellt (3 timmar efter att promenaden börjar)
- Evenemangets nedbrytning börjar (efter att evenemanget officiellt avslutas)
Tips för att planera en gemenskapsvandring eller ett lopp
För de organisationer som är intresserade av att hålla en gemenskapsvandring eller ett lopp för första gången ger Klug flera förslag som hjälper till att säkerställa ett framgångsrikt evenemang.
- Start med varma ledtrådar, inklusive välkopplade volontärer, sponsorer eller ett stort team. Definiera mätbara resultat.
- Utvärdera konkurrerande evenemang i din stad/på din ort för att identifiera deras bästa metoder och områden som kan förbättras.
- Arbeta med stadens borgmästarkontor och parkanläggningar för att diskutera de tillstånd som krävs och logistiken för ditt evenemang: tid, plats, antal deltagare. Se till att du är förberedd för dessa möten.
- Förstå din budget och se till att du håller dina driftskostnader på 25-30 % för ett nytt evenemang. Vissa välgörenhetsorganisationer strävar efter 15-20 % av de totala utgifterna.
- Säkerställ sponsorer för att absorbera 100 % av driftskostnaderna för ditt evenemang.