Gör dig själv till en Microsoft Excel-mästare med dessa 10 tips och tricks

I dagens snabba digitala tidsålder är det nästan ett krav att vi arbetar effektivare och använder oss av teknik för att lösa komplicerade problem. Och inget datorprogram gör det bättre än Microsoft Excel.

Först introducerades Excel i mitten av 1980-talet och många affärsexperter anser att Excel är en av de bästa programvarorna som någonsin utvecklats – 2013 kallade PCMag det ”det första och enda valet för att manipulera numeriska data”. Och eftersom stora delar av den moderna digitala ekonomin nu är beroende av programmet är det ett säkert sätt att öka produktiviteten, förbättra effektiviteten och imponera på arbetskamrater och anställda att behärska dess finesser.

Med tanke på dess framträdande roll i programvaruvärlden finns det oräkneliga sätt att turbomässigt öka din Microsoft Excel-upplevelse, varav en del är inbyggda direkt i programmets gränssnitt och en del finns tillgängliga som tillägg och plug-ins. Och eftersom ingen någonsin har sagt att Excel är enkelt, har vi samlat våra favoritstrategier för förbättrad prestanda.

1.) Navigera i Excel som ett proffs.

Säkerligen är en mus och en styrplatta standardföremål på de flesta moderna skrivbord. Men om du verkligen vill ge din användning av Microsoft Excel en extra skjuts, ska du lära dig tangentbordsgenvägar. Om du till exempel håller ned Ctrl samtidigt som du trycker på uppåt-, nedåt-, vänster- eller högerpilarna markerar du varje cell ända fram till slutet av arket. Bläddra i arbetsblad genom att hålla Ctrl intryckt samtidigt som du trycker på antingen Page Down (sida ner) eller Page Up (sida upp). Förvandla ett sifferintervall till valuta, komplett med dollartecken och två decimaler, genom att trycka på Ctrl + Shift + $ samtidigt. Du kan också omvandla ett tal till ett datum (dag, månad och år) genom att trycka på Ctrl + Shift + #.

2.) Tillämpa liknande formatering på flera ark samtidigt.

Denna kritiska uppgift är en barnlek med Excels funktion för grupperade arbetsblad. Klicka på flikarna för de ark du vill gruppera samtidigt som du trycker på Ctrl så blir de alla vita; medan arken är grupperade visas all formatering som skrivs in på ett ark även på de andra. När du har formaterat grupperade ark ska du se till att klicka på flikarna för att avgruppera dem innan du skriver in eller tar bort data.

3.) Infoga Excel-data i Microsoft Word eller PowerPoint.

Om du har försökt det här tidigare kanske du skrattar. Men det är möjligt att överföra data från ett kalkylblad till ett textdokument. Var bara noga med att klicka på klippbordet som visas efter att du har klistrat in för att bestämma om du vill behålla den ursprungliga Excel-formateringen eller om du vill att de klistrade uppgifterna ska matcha formatet i ditt befintliga Word- eller PowerPoint-dokument.

4.) Välj helt enkelt kolumner och rader.

Om dina data finns i en tabell och du behöver hänvisa till en hel kolumn i en ny formel klickar du på kolumnnamnet. (Proffstips: se till att markören ser ut som en pil nedåt innan du klickar på kolumnnamnet). Andra praktiska kortkommandon för urval är Shift + Spacebar, som markerar en hel rad, och Ctrl + Spacebar, som markerar en hel kolumn.

5.) Infoga rader och kolumner med lätthet.

Ett bra Excel-kalkylblad är alltid redo att växa. Att snabbt lägga till rader och kolumner kan göras på flera olika sätt: Klicka på Infoga > Radereller kolumner, högerklicka på rader eller kolumner och välj Infoga eller tryck på Ctrl och + eller Ctrl + Shift och +

6). Förvandla kolumner till rader (eller tvärtom).

Om du har data organiserade i kolumner som behöver omvandlas till rader (eller tvärtom) behöver du inte oroa dig. Kopiera det ursprungliga blocket av celler, högerklicka sedan på destinationscellen och välj Klistra in special och sedan Omvandla.

7.) Använd enkla beräkningar för att spara tid och energi.

Excels formler kan vara legendariska för sin komplexitet, men enkla beräkningar kan ofta ge dig den mest omedelbara produktivitetsökningen. För att addera använder du +-tangenten, för att subtrahera använder du –tangenten, för att multiplicera använder du *-tangenten och för att dividera använder du /

8.) Lägg till en sammanfattningsrad till en tabell.

Du kan lägga till en sammanfattningsrad till en tabell i bandet Design (i Windows) eller bandet Tabell (på Mac) genom att markera Total rad. Du kan sedan välja mellan en mängd olika sammanfattningsstatistik: inte bara totalsumma utan även totalantal, medelvärde, standardavvikelse med mera. Att placera informationen i en total- eller sammanfattningsrad innebär att den är knuten till din tabell men kommer att ligga kvar i den nedersta raden oavsett hur du sedan kan välja att sortera tabellens data. Detta kan vara en stor tidsbesparing om du gör många datautredningar.

9.) Använd AutoFill.

Detta fungerar utmärkt för repetitiva uppgifter: att fylla i datum, tider eller andra värden som följer en sekvens. Börja med den första posten och för sedan markören över den nedre högra delen av den sista cellen, vilket ger upphov till ett fyllningshandtag. När det ändras till ett plustecken (+) klickar du på och markerar alla celler som du vill fylla med det valda mönstret. Du kan även gå uppåt i en kolumn eller vänster och höger på en rad.

10.) Dölj data i skyddade arbetsblad.

Om du vill dela vissa data med andra användare, men inte alla, kan du överväga att dölja dem. Det enklaste sättet är att högerklicka och välja funktionen Dölj. Men du kan vara ännu säkrare genom att använda funktionen Formatera celler genom att klicka på Hem > Typsnitt > Öppna formatera celler > Nummerflik > Anpassad > Typ. På så sätt kan dina data förbli riktigt säkra.

Oavsett om du är ett erfaret Excel-proffs på jakt efter nya användbarhetsknep eller en ny användare som försöker förstå allt, bör de här tipsen förbättra din programupplevelse. Vill du veta mer om Microsoft Office-systemet? Är du nyfiken på om ditt kontor är redo för en uppgradering som gör ditt teknikliv mer produktivt och effektivt? Kontakta CMIT Solutions idag. Vi är här för att få hårdvara och mjukvara att fungera för ditt företag, inte emot det.