Lösning
På grund av frustrationen över e-postutrymme och kalendrar samt begränsade samarbetsmöjligheter bad CIO ett team att titta på värdalternativ för studenterna, inklusive Google Workspace, Microsoft Live och Zimbra. De analyserade kostnader och fördelar och skapade sedan studentfokusgrupper för att begränsa alternativen. Efter att ha pilottestat de olika verktygen och fått personliga demonstrationer och feedback från studenterna beslutade universitetet att välja Google. Möjligheten att integrera med olika programvaror och hårdvara spelade en viktig roll för NC State i deras beslut. ”På den tiden fungerade Microsofts lösning egentligen bara med Internet Explorer”, säger Sarah Noell, chef för Googles serviceteam och biträdande direktör vid Office of Information Technology. ”Vi har ett växande antal Mac-datorer på campus.
För studenterna, av vilka många redan använde Google, var det verkligen en självklarhet.” Under tiden bad CIO en annan forskningsgrupp på campus att utvärdera Google Workspace för fakultet och personal. Deras främsta kriterium var en lösning som skulle kräva små förändringar i processerna. Att gå från en lokal lösning till en molnbaserad lösning kräver visserligen vissa ändringar, men uppfattningen om förändring var större än verkligheten. De flesta lärare välkomnade flytten till Google efter att ha sett hur studenterna använde den så framgångsrikt. Vissa anställda var till en början tveksamma, men deras klagomål har i stort sett försvunnit sedan de faktiskt började använda Google Workspace, minns Noell. Nu hanterar Noells team 180 000 Google-konton, varav cirka 75 000 är aktiva. De som har examen från NC State kan behålla sina konton på obestämd tid, och många har inaktiva konton.