Förstå det virtuella organisationsschemat
Förändringar är spännande. Förändring kan vara skrämmande. Låt oss inse att förändring är mycket arbete. När organisationer fortsätter att växa och lägga till nya anställda fortsätter det organisatoriska landskapet att förändras. Vi har alla upplevt det. En person slutar, en tjänst läggs till eller någon befordras och du får en ny organisationsstruktur. Vi försöker alla räkna ut vad kostnaden för anställningen var eller vilket kostnadsställe den kommer från.
När förändring sker innebär det för många organisationer att de omorganiserar sin interna struktur eller börjar helt om från början. Många företag hanterar sin organisations kostnader och teamuppsättning genom komplexa kalkylblad och dokument som endast ett fåtal anställda kan förstå vid en överblick. Som rapporten 2018 State of Workforce Management visar upplever 42 % av organisationerna inom vård och omsorg en omsättning på över 20 %, vilket skapar ständiga förändringar av organisationsstrukturen. För att hålla koll på dessa förändringar måste organisationerna hitta ett enklare sätt.
En organisations struktur bör vara transparent, vilket innebär att alla anställda inom en arbetsstyrka bör kunna se och förstå hur deras organisation är uppbyggd. Detta hjälper de anställda att förstå den interna befälskedjan och hjälper cheferna att se alla anställda inom sitt team och vidta administrativa åtgärder vid behov. När anställda lämnar en organisation, en vakant roll fylls eller en anställd flyttar till en ny tjänst bör organisationens struktur uppdateras automatiskt, utan någon manuell ansträngning eller ingripande. Lyckligtvis finns det nu ett verktyg för hälso- och sjukvårdsorganisationer som uppmuntrar transparens och automatisering när det gäller organisationens struktur och som har utformats specifikt med deras behov och utmaningar i åtanke. Verktyget kallas virtuellt organisationsschema.
Vad är ett virtuellt organisationsschema?
Ett virtuellt organisationsschema är en visuell representation av en organisations interna hierarki och kartlägger arbetsstyrkan per avdelning. Virtuella organisationsdiagram är viktiga för automatisering av arbetsflöden och hjälper till att se till att inga uppgifter, projekt eller data glider mellan stolarna. Detta är särskilt användbart inom organisationer med hundratals anställda, där det kan vara ett heltidsjobb att hålla reda på den föränderliga organisationen manuellt. Detta sparar inte bara tid för HR, utan frigör dem också för att fokusera på uppgifter som bidrar mer till organisatorisk framgång, till exempel att rekrytera och behålla de bästa talangerna.
Det virtuella organisationsschemat ger cheferna möjlighet att sätta upp sin organisation på det sätt som de vill, vilket gör att de kan bestämma hur många positioner som kommer att finnas på varje avdelning. Cheferna kan också gå ett steg längre och knyta specifika attribut till varje position, t.ex. löneintervall, kostnadsställe, finansieringskälla och plats. Förutom att öka organisationens interna synlighet hjälper detta tillvägagångssätt också cheferna att bättre följa de kostnader som är förknippade med varje tjänst. Detta minskar avsevärt risken för att anställa obudgeterade anställda.
Var kan du hitta ett virtuellt organisationsschema?
Många av de stora aktörerna och leverantörerna inom HR-programvaruområdet levereras inte med ett virtuellt organisationsschema. Detta beror sannolikt på att deras programvara är generisk och avsedd för massanvändning oavsett organisationsstorlek. Sofistikerade, specialiserade leverantörer som DATIS som fokuserar på specifika branscher erbjuder dock ett helt interaktivt och användbart virtuellt organisationsschema utan extra kostnad. För chefer som för närvarande befinner sig i leverantörsvalsprocessen och som ser ett värde i mer intern insyn och automatisering bör fråga om ett virtuellt organisationsschema under programvarudemonstrationer.
Moderna virtuella organisationsscheman är webbaserade och kan nås var som helst och när som helst, vanligtvis genom en onlineportal. Många organisationer inom hälso- och sjukvård har anställda som arbetar på distans eller på resande fot, att låta dessa anställda se sin organisationsstruktur kan öka medarbetarnas engagemang och hålla dessa anställda informerade. Alla anställda inom en organisation har tillgång till det virtuella organisationsschemat, men chefer, administratörer och ledare har särskilda behörigheter som ger dem mer detaljerade beskrivningar av de olika positioner som ingår i deras organisation.
Vad kan du göra nu?
Med tanke på att 98 % av organisationerna inom vård och omsorg förutspår att de kommer att investera i fler digitala verktyg och lösningar under 2018, är det troligt att du redan har undersökt några leverantörer eller till och med planerat demos. Ta en stund idag för att se över dina processer. Du har förmodligen gått över till olika tekniker under det senaste året, men har du helt gått bort från att manuellt skriva in information i kalkylblad och pappersbaserade lösningar? Tänk på hur mycket tid som går åt till att uppdatera organisationsstrukturen när den förändras, och vilka fördelar du kommer att uppleva om du automatiserar denna process. Föreställ dig att du kan strukturera din personalstyrka med några få musklick och att arbetsflöden automatiskt omdirigeras till rätt medarbetare när befälskedjan bryts.
För mer information om det virtuella organisationsdiagrammet kan du ladda ner DATIS datablad för organisationsdiagram.
Denna DATIS-blogg skrevs av Rob Bennett, DATIS, den 22 februari 2018 och får inte återpubliceras utan tillstånd.