Det finns ingen magi eller något mysterium när det gäller förhandlingar eller vad som kännetecknar en mästerlig förhandlare. Det finns fem steg och metoder som alltid fungerar. Modellen som presenteras här identifierar de fem stegen i varje förhandling i en förenklad ram som hjälper dig att analysera, absorbera och tillämpa de bästa förhandlingsmetoderna (BNPS).
Denna modell har byggts upp utifrån olika kunders erfarenheter från organisationer runt om i världen sedan 1993. Den är cirkulär eftersom den skildrar den flytande rörelsen i alla förhandlingar. Samarbetsförhandlingar är en pågående process som bygger upp förtroende, tillit och starka relationer.
De 22 bästa förhandlingsmetoderna faller huvudsakligen in i ett förhandlingsskede – även om vissa gäller under hela förhandlingscykeln och andra övergår från ett skede till nästa.
| Fem steg i en förhandling | |
|---|---|
| Steg 1: Förberedelse |
Identifiera potentiellt värde |
|
Steg 2: Informationsutbyte och validering |
Upptäckt och skapande av värde |
| Steg 3: Förhandla |
Skapa och distribuera värde |
| Steg 4: Avsluta |
Fånga upp värde |
| Steg 5: Utföra |
Utöka värdet |
Steg 1 – Förberedelse
Det finns ingen bra genväg till förberedelse. Det är det första steget i alla förhandlingar, även om människor ofta inte ger det den tid det förtjänar. De går ofta in i informationsutbytesfasen, eller till och med direkt till förhandling.
Förberedelsen börjar med att fastställa om detta är en potentiell samarbetssituation så att du kan välja den bättre strategin. Därefter ägnar du tid åt att söka information, analysera data och hävstångseffekter samt identifiera intressen och positioner. Slutligen måste du överväga vilken relation du vill bygga upp.
Fem nyckelelement i förhandlingsförberedelser
- Inledande punkter att tänka på
Bör jag förhandla?
Vad jag behöver veta
Organisera information - Forskningen omfattar
Aktörer och intressenter
Faktaunderlaget
Standarder och riktmärken - Analysen omfattar
Organisera data på nytt
Förutse vad som kommer att hända
Bedömning av styrkor och risker - Identifiering av dina och deras
Interessen
Positioner: Mål, mest önskade resultat, och minst godtagbara överenskommelser
Bästa alternativ till en förhandlingsöverenskommelse
Koncessioner - Känn till den relation du vill bygga upp
Planera för att bygga upp förtroende
Förbered dig på känslomässiga reaktioner
Utarbeta undersökningar för att upptäcka ”vet inte” och testa antaganden
Fas 2 – Informationsutbyte
Fasen för informationsutbyte inträffar när du börjar engagera dig i den andra sidan, utbyta information och utforska alternativ som tar upp intressen – vad ni båda behöver, i motsats till ståndpunkter – vad ni båda ber om senare i förhandlingsfasen. Vi kommer att diskutera skillnaden mellan intressen och positioner och hur viktiga de är för framgångsrika förhandlingar på djupet senare, men här är ett kort exempel:
Arbetstagarens position: hon har bett om att bli tilldelad projekt Beta.
Arbetstagarens intresse: för att bli befordrad måste hon lyckas med ett projekt med hög synlighet.
Det är viktigt här att fokusera på att bygga upp en relation och förtroende, utan vilket ingendera parten kommer att känna sig bekväm med att dela med sig av intressen. Ett sätt att bygga upp relationen är att göra sin ”sociala hemläxa” i detta skede genom att ta reda på och visa intresse för den andra partens affärskultur, personlighet, externa intressen och värderingar.
Fyra kritiska bedömningar görs i utbytesfasen:
- Trovärdighet – Är de ärliga och pålitliga?
- Kompetens – Är de trovärdiga och kompetenta?
- Sympati – Kan ni arbeta bra tillsammans?
- Intresseanpassning – Stämmer dina intressen överens med deras?
Mästarens verktyg i utbytesfasen är förtroendeskapande och Negotiator’s Probe.
En definition av Probe:
… en teknik som används för att uppmuntra respondenten att ge ett mer detaljerat svar på en fråga och utveckla sitt tidigare svar. Exempel: ”Något mer?” ”Varför tycker du att det är rättvist?” ”Hur kom du fram till den lösningen?”
En beslutstid för Go/No-Go i utbytet
Om din bedömning i detta skede av förhandlingsprocessen är negativ, gör du justeringar eller genomför ditt bästa alternativ till en förhandlingsöverenskommelse (BATNA).
Om din bedömning i detta skede av förhandlingsprocessen är positiv, går du vidare. När förtroendet har utvecklats utforskar du kreativa lösningar som tar hänsyn till intressen och ser potentialen att skapa verkligt värde.
Du kan börja förhandla nu?
Du kommer vid det här laget att vara angelägen om att börja förhandla. Gör en paus för att skapa ett viktigt verktyg som kommer att vägleda och skydda dig under de följande stegen. Det är utvecklingen av en gemensam agenda.
Steg 3 – Förhandla
Förhandlingar är det steg där ”ge och ta” sker. Om du tror att framgång innebär att du bara tar och inte ger, kommer du inte att fånga verkligt värde. Du gör och förvaltar dina eftergifter i förhandlingar. När du ger och tar det som tillfredsställer båda parters intressen kommer du att bygga upp ett varaktigt förhållande och ett fruktbart resultat. Under förhandlingsfasen fortsätter du att skapa värde och med affärer kan du slutligen fånga värde.
- För att bli betrodd måste du vara generös.
Det finns två verktyg som du kommer att behöva från din förhandlares verktygslåda i förhandlingsfasen, sondering och kreativitet.
Förhandlingar är din ”ansiktstid” med den andra personen, även när du inte är ansikte mot ansikte.
Som i alla mellanmänskliga relationer kan känslor hjälpa eller hindra framsteg. Specifika förhandlingsverktyg och beteendekunskaper spelar stor roll här. En finstämd kommunikationsförmåga är avgörande i det här skedet när du utforskar alternativ för att skapa värde och genomför affärer för att fånga värde. Du blir mest framgångsrik när lösningarna tillfredsställer allas behov.
Steg 4 – Avsluta
Steg 4 är den punkt i processen när du når en överenskommelse. Det är viktigt att ta reda på om den andra sidan har kapacitet att fullfölja de saker som de har sagt att de ska göra. Det är dags att skriva ner de gemensamma intressena och ta fram en omfattande sammanfattning av överenskommelsen. Ibland måste man här överväga strategier för att låsa fast ett åtagande. Se till att ni också kommer överens om nästa steg. Och glöm aldrig att tacka den andra parten för att den är villig att förhandla – även om ingen överenskommelse nås.
Steg 5 – Verkställa
Steg 5 är genomförandet av överenskommelsen. Detta skede kan också ses som en förberedelse för nästa förhandlingstillfälle. Du måste se till att du fullföljer dina löften för att stärka relationen och bygga upp förtroendet. I detta skede lär du dig mer om den andra sidan. Detta kommer att leda till enklare förhandlingar nästa gång. Och kom ihåg att du under genomförandet sannolikt kommer att tillämpa den totala förhandlingsprocessen och bästa förhandlingspraxis (BNP) på oväntade händelser, misslyckade prestationer och de oundvikliga förändringarna.