Alla har hört uttrycket ”Att inte planera är att planera för att misslyckas”. Ingenstans är detta uttalande mer sant än inom PR-konsultverksamhet. En bra PR-plan gör skillnaden mellan en effektiv kampanj och ett misslyckande. Följande är ett exempel på en mycket grundläggande men effektiv plan.
Public Relations Plan for Center City Mission Center
Problem som skall lösas
Fonder behövs för nödvändiga förnödenheter, reparationer av byggnaden, betalning av lånet på byggnaden och en lön till en direktör. Fler volontärer behövs också för att utöka programmets räckvidd.
Aktuell situation
Center City Mission är ett trosbaserat, icke-vinstdrivande, icke-statsfinansierat center som når ut till invånarna på östra sidan av Boston. Centret erbjuder hjälp inom områden med utbildning i livskunskap, t.ex. yrkeskunskaper, jobbsökning och intervjuer, personlig budgetplanering och handledning för barn. Center City har hjälpt cirka 130 familjer sedan starten år 2000, men utan en ökad frivilligbas och ytterligare finansiering är centrumet begränsat i sin uppsökande kapacitet.
Beskrivning av målgrupper
1. Stiftelser
2. Kyrkor och föreningar
3. Enskilda givare
4. Vårdgivare
Mål
1. Öka finansieringen genom
a. 40 000 dollar/år – direktör
b. 10 000 dollar/år – amortering av lån på 75 000 dollar
c. 15 000 dollar – reparationer av byggnader
d. 10 000 dollar – datorer och andra förnödenheter
2. Donationer till livsmedelsbanken
3. 25 ytterligare frivilliga
4. Rekrytering av vårdgivare för grundläggande gratis sjukvård
Objektiv för allmänheten
1. Stiftelser
a. Skaffa bidrag
2. Kyrkor och branschorganisationer
a. Regelbundna månatliga ekonomiska donationer
b. Engångsdonationer
c. Regelbundna donationer av livsmedel och basvaror
d. Månatliga livsmedelsdonationer
3. Enskilda givare
a. Regelbundna månatliga ekonomiska donationer
b. Engångsdonationer
c. Rekrytera volontärer
4. Vårdgivare
a. Rekrytera volontärer för månatlig grundläggande sjukvård
Aktionsplan för varje allmänhet
1. Stiftelser
a. Lämna in bidragsansökningar till 25 stiftelser under 2009
2. Kyrkor och branschorganisationer
a. Utveckla ett team av talare som ska tala inför minst två kyrkor i huvudstadsregionen Boston och en förening per månad
i. Uppmana till regelbundna månatliga donationer samt engångsdonationer
ii. Be om regelbundna månatliga matdonationer samt engångsdonationer
iii. Värva frivilliga
b. Skicka regelbundna nyhetsbrev för att betona centrets effektivitet
3. Enskilda givare
a. Håll årliga insamlingsevenemang
b. Håll årlig uppskattningsmiddag för givare och volontärer
c. Skicka regelbundet nyhetsbrev med tack från familjer som fått hjälp
4. Vårdgivare
a. Håll regelbundna frukostmöten för vårdgivare för att presentera Center City och rekrytera volontärer för en månatlig gratis hälsoklinik
Kommunikationsplan Allmänheten
1. Stiftelser
2. Kyrkor och föreningar
3. Enskilda givare
4. Vårdgivare
Kommunikationsstrategier
1. Stiftelser
a. Skicka in 25 bidragsansökningar
2. Kyrkor och organisationer
a. Ring upp pastorer/föreståndare för att förklara Center City och erbjuda talare
3. Enskilda givare
a. Vänd dig till kyrkor och föreningar
b. Håll årliga insamlingsevenemang
c. Skicka ut nyhetsbrev som beskriver resultaten av Center Citys insatser
4. Vårdgivare
a. Prata med lokala AMA för att få vägledning om hur man vänder sig till vårdgivare
Mediastrategier
1. Kontakta lokala reportrar för reportage i lokaltidningarna
2. Pressmeddelanden om insamlingar
3. Undersök om du kan bli gäst i lokala radioprogram.
Budget
Allt som ingår i denna PR-plan kommer att genomföras med hjälp av donationer och frivilliga insatser.
Planutvärdering
1. Insamlade medel senast i april 2010
2. Årliga medel avsatta senast i oktober 2009
3. Antal engagerade volontärer senast i april 2010
4. Antal vårdgivare som engagerar sig som volontärer
5. Ökning av antalet matbanker. Detta är svårt att kvantifiera.
Planens genomförande
1. Komplettera bidragsansökningar
2. Sammanställa en förteckning över kyrkor i Boston
3. Sammanställa en förteckning över föreningar i Boston
4. Förbereda utskick till kyrkor och föreningar
5. Följ upp utskick med telefonsamtal
6. Förbered grupppresentation
7. Utforma broschyrer och få dem tryckta
8. Kontakta Bostonavdelningen av American Medical Association
Feedback och justering av planen
1. Övervaka presentationerna
a. Få feedback från talarna
b. Få feedback från pastorer/föreståndare
2. Gör justeringar vid behov
En effektiv PR-plan
Som ni kan se är PR-planen mycket enkel och grundläggande. Den är dock bara början, en karta för att nå ditt mål. Du kommer att bygga vidare på den här planen för att utveckla din tidslinje och detaljerna för varje aktivitet. Du kan sedan använda planen för att spåra aktiviteterna och utvärdera dess resultat. Detta kommer att ge dig en bra början på en plan för framgång.
Strategiska PR