Vad är skillnaden mellan ett ERP-system och ett EPM-system? Vilka affärsproblem löser de? Varför behöver du båda? Hur fungerar de tillsammans?
ERP – optimerat för transaktionshantering
Låt oss börja med ERP-system. Även om namnet får det att låta som ett system som är optimerat för planering är ett ERP-system i själva verket utformat och optimerat för transaktionsbehandling i backoffice och stöd för operativa processer. Här är några av de viktigaste processerna som stöds av ett ERP-system:
- Inköp
- Förmånsredovisning
- Ordningshantering och fakturering
- Förmånsredovisning och inkassohantering
- Hantering av anläggningstillgångar
- .
- Treasury och kassahantering
- Generalbokföring
De flesta ERP-system byggs och installeras med hjälp av ett relationellt databashanteringssystem (RDBMS), som är optimerat för transaktionsbehandling av stora volymer. Data i ett ERP-system sammanfattas vanligtvis i huvudboksmodulen.
Så förutom att hantera operativ rapportering av transaktionsdata stöder ERP-system även viss grundläggande finansiell rapportering och ledningsrapportering. Detta inkluderar grundläggande finansiella rapporter, såsom balansräkning, resultaträkning och kassaflödesanalys. Det omfattar också ledningsrapporter, t.ex. rapporter om avvikelser mellan faktiska och budgeterade värden per kostnadsställe och avdelning.
De flesta ERP-system har dock inte stöd för följande EPM-processer:
- Konsolidering och rapportering av finansiella resultat från flera ERP/GL-system
- Iterativ insamling, sammanställning och hantering av finansiella och operativa budgetar
- Försök och hantering av en rullande prognosprocess
- What-if-modellering av olika finansiella eller operativa scenarier (M&As, omorganisationer, nya produkter eller marknadsinträde, långtidsplanering, kassaflödesprognoser osv.)
- Multidimensionell analys av finansiella och operativa resultat
Så du kanske undrar – hur hanterar organisationer dessa typer av krav om deras ERP-system inte kan hantera dem? Svaret: Många organisationer utökar sina ERP-system med en rad Excel-kalkylblad eller använder EPM-applikationer för att stödja dessa krav.
EPM – optimerad för förvaltningsprocesser
EPM-programvarulösningar kompletterar ERP-system och ersätter vanligtvis kalkylblad som används för att stödja specifika förvaltningsprocesser:
- Budgetering, planering och prognoser
- Finansiell konsolidering och rapportering
- Ledningsrapportering &analys
- Enterprise modeling
Låtsas ta en titt på hur ett EPM-system hanterar några av dessa processer – med början med budgetering, planering och prognoser.
Planeringsmodulen i ett EPM-system är utformad för att hantera insamling och sammanställning av budgetar och prognosdata, med arbetsflödes- och processtöd som erkänner processens iterativa karaktär. Mallar för inmatning av budgetdata kan skapas och anpassas till olika avdelningars behov, men linjecheferna kan vanligtvis inte åsidosätta affärsregler och beräkningar som har definierats av finansavdelningen.
Och när cheferna matar in sina budgetdata och trycker på enter går resultaten direkt till en centraliserad databas för sammanställning. Dessa funktioner gör det möjligt för organisationer att påskynda budgetprocessen samtidigt som informationens noggrannhet förbättras. Budgeten kan ”seedas” med tidigare års faktiska resultat från ERP-systemet, och när budgeten är klar kan den vid behov laddas in i ERP-systemet.
När det gäller finansiell konsolidering och rapportering är konsolideringsmodulerna i de flesta EPM-system utformade för att samla in och konsolidera finansiella resultat från en eller flera GL:s och andra datakällor. Dessa system ger inbyggt stöd för komplexa frågor som valutaomräkning, elimineringar mellan företag och rapportering enligt flera redovisningsriktlinjer, t.ex. US GAAP eller IFRS. Dessutom erbjuder EPM-system flexibla rapporteringsverktyg som gör det möjligt för ekonomianvändare att enkelt skapa och producera en mängd olika finansiella rapporter och ledningsrapporter, utan IT-stöd. Detta gör det möjligt för organisationer att automatisera och påskynda periodavslutningen och rapporteringsprocessen, och frigöra mer tid för analys.
Och när det gäller stöd för ”vad händer om”-analyser är modelleringsmodulerna i de flesta EPM-system utformade för att stödja integrerade, flerdimensionella modeller som gör det möjligt för organisationer att förstå de ekonomiska konsekvenserna av operativa beslut, genom att hämta data från andra EPM-moduler, eller från ERP och andra transaktionssystem.
EPM och ERP – bättre samarbete
När du väl har förstått skillnaderna mellan ERP- och EPM-system kan frågan vara: Vilket ska du införa först? Detta påminner om frågan om hönan eller ägget – men den här frågan är lättare att besvara. I de flesta organisationer kommer redovisnings-/ERP-systemet först. Om du inte planerar att betala räkningar och sköta bokföringen manuellt, kan ditt företag inte fungera utan någon typ av automatiserat redovisningssystem för att sköta löner, behandla fakturor, göra betalningar, fakturera kunder, spåra indrivningar och ta fram periodiska bokslut.
Spreadsheets kan räcka, i ett tidigt skede, för att skapa budgetar eller prognoser och för att göra vissa grundläggande rapporter och analyser. Men när företagen växer i storlek och komplexitet blir det manuella tillvägagångssättet för budgetering, planering, prognoser och rapportering med hjälp av Excel och e-post besvärligt. Behovet av en EPM-lösning uppstår.
Den goda nyheten är att EPM-system ofta kan använda Excel som front-end och att de är utformade för att integreras med och samla in data från flera källor – ERP, GL, HR, försäljning, marknadsföring osv. I vissa fall kan leverantören till och med tillhandahålla certifierade anslutningar som ger direkt integration med specifika system, vilket snabbar upp integrationsprocessen och minskar integrationskostnaden.
Och det fina med de flesta EPM-system är att eftersom de är oberoende av de underliggande transaktionssystemen kan du uppgradera eller byta ut det underliggande ERP/GL-systemet utan att störa dina förvaltningsprocesser – dvs. planering och rapportering – under övergångsperioden. Så organisationer som vill uppgradera dessa system och som inte redan har ett EPM-system på plats kanske vill implementera ett EPM-system innan de gör ERP-uppgraderingen för att minska störningarna. Så i det här fallet kommer hönan före ägget!
Kundexempel
Planful har arbetat med över 600 företag för att hjälpa dem att ersätta kalkylblad eller äldre applikationer som används för planering, konsolidering, rapportering, analys och modellering med en molnbaserad EPM-lösning som fungerar sömlöst med deras ERP-system. Och oavsett om ERP-systemet är installerat på plats eller i molnet kan Planful installeras snabbt – vanligtvis på några veckor eller månader.
Dessa kunder kan:
- Förkorta planerings- och prognoscyklerna med upp till 50 %
- Förkorta dagarna till avslut med upp till 75 %
- Accelerera ekonomi- och ledningsrapportering med upp till 80 %
- Lämna insikter som sänker kostnaderna och förbättrar affärsfokus
- Göra allt ovanstående till en lägre totalkostnad än lokala och andra molnleverantörer
För att få veta mer, ladda ner vårt kostnadsfria vitbok med titeln ”Best Practices: