Generellt sett kan du be en anställd om ett läkarintyg när hen tar ledigt på grund av sjukdom. Förutom företagets sjukskrivningspolicy finns det tre federala lagar som reglerar läkarintyg och arbetsrelaterad frånvaro: Health Insurance Portability and Accountability Act Privacy Rule (HIPAA), Americans with Disabilities Act (ADA) och Federal Medical Leave Act (FMLA). Det är viktigt att veta vad som är tillåtet enligt varje lag.
HIPPA
Enligt HIPAA:s sekretessregel kan en arbetsgivare begära ett läkarintyg och annan hälsoinformation från anställda om informationen behövs för att fastställa sjukfrånvaro, arbetsskadeersättning, friskvårdsprogram eller sjukförsäkring.
Om du emellertid direkt ber din anställdes vårdgivare om information kan de inte ge dig den informationen utan den anställdes samtycke – såvida inte en annan lag tvingar dem att göra det.
ADA
Enligt Equal Employment Opportunity Commission – som upprätthåller ADA – kan arbetsgivare ha en policy som kräver att alla anställda ska tillhandahålla läkarintyg för att styrka ett funktionshinder, begära rimliga anpassningar eller bevisa behovet av ledighet.
Under 2017 bekräftade en federal domstol ett ADA-relaterat fall där den anställde sades upp för att han eller hon vägrade att tillhandahålla ett läkarintyg. I fallet, Gogos v. AMS Mechanical System Inc, stämde den anställde (Gogos) AMS Mechanical System Inc och hävdade att han avskedades på grund av ett funktionshinder – vilket, om det var sant, skulle strida mot ADA. Domstolen bekräftade att det fanns ”ovedersägliga” bevis för att den anställde avskedades för att han vägrade vad domstolen uppfattade som en rimlig och laglig begäran om ett läkarintyg.
FMLA
FMLA tillåter arbetsgivare att begära ett läkarintyg eller ett medicinskt intyg när en anställd för första gången begär ledighet enligt FMLA. Om den anställde har förlängd ledighet kan ett läkarintyg begäras var 30:e dag.
För en anställd som har intermittent FMLA-ledighet kan ett läkarintyg inte begäras varje gång han eller hon missar arbetet. Det bör räcka med det första läkarintyg som arbetstagaren lämnade in och som anger behovet av intermittent FMLA-ledighet. Arbetsgivaren kan dock fråga om frånvaron är direkt relaterad till orsaken till den intermittenta FMLA-ledigheten.
Sjukledighetspolicy
Du kan göra läkarintyg till en del av ditt företags sjukledighetspolicy, så länge du tillämpar praxis på ett konsekvent sätt för alla anställda. För att undvika att bryta mot ADA kan du överväga att endast verifiera att en anställd har setts av en hälsovårdare och att bekräfta eventuella arbetsrelaterade begränsningar. Sök inte efter en diagnos av den anställdes sjukdom, om det inte är tillåtet enligt lag.
Se till att kontrollera delstatliga och lokala lagar om betald sjukledighet, som kan förbjuda dig att begära ett läkarintyg om den anställde inte har varit frånvarande under en viss tidsperiod.
Att veta när du ska begära ett läkarintyg från en sjuk anställd kan vara knepigt. Sök juridisk rådgivning innan du fastställer företagets policy för sjukfrånvaro och för att kontrollera att den överensstämmer med de federala lagarna.