I pianificatori di eventi speciali – specialmente quelli del mondo no-profit – sanno che organizzare un evento di raccolta fondi all’aperto è una grande idea. Questi tipi di eventi, come altre idee di raccolta fondi per la comunità, richiedono che la pianificazione dell’evento dell’anno prossimo inizi immediatamente dopo la conclusione dell’evento di raccolta fondi di quest’anno. È importante fare il debriefing dell’evento e discutere cosa è andato bene e cosa potrebbe essere migliorato mentre l’evento è ancora fresco nella mente della squadra. Discutere i successi e i miglioramenti assicura che queste caratteristiche possano essere incluse o migliorate per l’evento del prossimo anno. Questa pianificazione proattiva aggiunge anche valore per gli sponsor. E, inevitabilmente, tutte le passeggiate comunitarie di successo sperano di crescere ed espandersi di anno in anno.
È importante rimanere concentrati sull’obiettivo primario di questi eventi: la raccolta di fondi. Per gli organizzatori di eventi che hanno già tenuto una passeggiata comunitaria, uno dei momenti più importanti per la pianificazione avviene in realtà dopo la fine della passeggiata. Per conoscere i molti aspetti della pianificazione e dell’esecuzione di una camminata comunitaria per la raccolta di fondi, daremo uno sguardo dietro le quinte all’evento per la festa della mamma ospitato dalla Y-ME Breast Cancer Organization di Chicago.
La camminata per la raccolta di fondi per il cancro al seno per la festa della mamma di Y-ME
Y-ME è stata fondata da due sopravvissuti al cancro al seno nel 1979. Il non-profit era meglio conosciuto per il suo programma multilingue National Breast Cancer Hotline per i pazienti con cancro al seno. Il programma ha guadagnato fama come l’unica linea telefonica gratuita del paese, attiva 24 ore su 24, interamente gestita da sopravvissute al cancro al seno che sono state addestrate come peer counselor. Ma l’organizzazione ha anche organizzato una camminata annuale per la raccolta di fondi per la festa della mamma, che ha sostenuto i suoi programmi e servizi. Nel 2007, Y-ME ha raccolto più di 7 milioni di dollari con quasi 43.000 partecipanti da 12 città. Nel 2008 hanno partecipato 15 città. Sfortunatamente, Y-ME ha chiuso i battenti nel 2012, ma l’eredità della sua raccolta fondi annuale rimane un ottimo caso di studio per i pianificatori di eventi non profit.
Molto del successo di Y-ME nella raccolta fondi può essere attribuito a un approccio organizzato alla pianificazione e a tenere d’occhio prima gli obiettivi più importanti. Liz Klug, l’ex direttore degli eventi speciali dell’organizzazione ha detto questo dopo il loro anno record nel 2007: “Abbiamo un piano per vari punti durante il processo di pianificazione. Quindi, prenderemo provvedimenti per promuovere quei punti più critici nel tempo per essere sicuri di avere successo. Per esempio, in una città dove possiamo ospitare un evento per la prima volta, dobbiamo concentrarci sull’assicurarci di avere una grande sede e un luogo dove la gente vorrà tornare. In seguito, possiamo concentrarci su quali caffetterie consegneremo le brochure”. Diamo un’occhiata a come Klug e il team di pianificazione eventi di Y-ME hanno organizzato un evento di successo.
Analizzando i numeri
Organizzare una passeggiata comunitaria o un evento simile richiede di riunire diversi obiettivi costituenti, ma in definitiva, l’associazione o l’ente di beneficenza che ospita l’evento lo fa per raccogliere fondi per la sua causa. Pertanto, il primo passo nella pianificazione del prossimo evento avviene quando l’evento in corso si conclude, e la maggior parte del lavoro riguarda i “numeri”.”
“Abbiamo guardato da vicino i numeri dopo la conclusione dell’evento”, spiega Klug, “Abbiamo confrontato come abbiamo fatto quest’anno rispetto al precedente. Abbiamo guardato l’esperienza dei partecipanti. Abbiamo valutato le nostre categorie di sponsorizzazione. Abbiamo risposto a qualsiasi e-mail immediata sugli eventi”. Gli organizzatori dell’evento prenderanno anche misure immediate per assicurare a tutti coloro che sono stati coinvolti nell’evento di quest’anno di continuare l’anno prossimo.
Klug ha anche scavato nei dettagli. Nelle sue valutazioni, ha guardato tutto, dal numero di volontari che hanno partecipato al volume di magliette distribuite. Poi si chiedeva se aveva bisogno di più o meno per l’anno successivo.
Pianificazione della tempistica
Per chi organizza una camminata di raccolta fondi comunitaria, è importante sapere quali passi devono essere gestiti nei vari momenti. La maggior parte delle organizzazioni non profit non ha il lusso di avere molti membri dello staff e del comitato di volontari per guidare il successo dell’evento. Ma i pianificatori riconoscono che devono assicurarsi di lavorare a stretto contatto con l’ufficio del sindaco di una città e il dipartimento dei lavori pubblici per ottenere l’evento sul calendario pubblico.
Klug suggerisce che il primo passo dopo aver analizzato i numeri dello scorso anno sia quello di concentrarsi sul reclutamento aziendale. Se l’evento non è un nuovo programma, è importante ottenere il sostegno aziendale per l’evento del prossimo anno subito dopo la conclusione dell’evento di quest’anno. “Ci siamo concentrati sul rinnovo delle sponsorizzazioni quando abbiamo consegnato la relazione di chiusura dell’evento”, dice Klug. Offre anche i seguenti punti salienti per i pianificatori interessati a organizzare una passeggiata comunitaria come evento di raccolta fondi:
- Identificare gli sponsor aziendali
- Sviluppare i programmi delle squadre che camminano
- Determinare le attività dell’evento
- Iniziare il reclutamento delle camminate
- Finire la logistica dell’evento
- Tenere l’evento
- Tenere un evento di “ringraziamento”
- Valutare e iniziare l’evento successivo
Y-ME avrebbe anche assunto una società di logistica esterna per gestire molte delle sue esigenze logistiche. Ma uno dei più utili fu l’implementazione di un sistema di registrazione online.
Successo del sistema di registrazione online
Y-ME imparò rapidamente l’importanza di usare il web per la registrazione online e da allora ha fortemente sostenuto l’uso della tecnologia per la registrazione online e la raccolta di fondi.
Investì in un sistema di gestione delle relazioni con i costituenti online per servire come sito web della gara del 2003. Questo tipo di sistema serve come un sito web personale per i volontari per fare appelli personalizzati per donazioni e altro coinvolgimento. Cattura le informazioni in un unico database e serve come strumento per i capitani delle squadre di corsa per incoraggiare i loro membri.
I partecipanti online sono aumentati da 4.000 a 11.594. Le donazioni online sono aumentate da 5.000 a 19.650. Il team di Y-ME credeva di aver contribuito a raggiungere un obiettivo di 2,35 milioni di dollari, e come bonus, la tecnologia ha ridotto i costi amministrativi di circa 20.000 dollari.
Tale sistema può anche servire come un importante strumento di comunicazione che permette a un’organizzazione di seguire e continuare a coinvolgere gli elettori oltre il giorno stesso della gara.
Timeline del giorno della gara
Le passeggiate della comunità sono più spesso programmate al mattino. A seconda della complessità della segnaletica e della posizione, la preparazione dell’evento può iniziare già una settimana prima dell’evento, con la maggior parte delle attività che si svolgono un paio di giorni prima della camminata.
Quando Y-ME pianificava il suo evento annuale di raccolta fondi, il team in genere cercava di limitare l’area in cui si teneva la camminata in modo da non richiedere una quantità significativa di risorse per eseguire alcune operazioni come la chiusura delle strade. La loro camminata era generalmente non competitiva, quindi aiuta anche il fatto che non hanno dovuto considerare i requisiti necessari per un ambiente di gara più competitivo.
Il programma per il giorno della gara stesso di solito scorreva come segue:
- Arriva il team di pianificazione dell’evento (2.5 ore prima della camminata)
- Il check-in dei volontari (2 ore prima della camminata)
- Il check-in e il setup degli sponsor (2 ore prima della camminata)
- La registrazione inizia (1.5 ore prima della camminata)
- Starting Line Setup (30 minuti prima della camminata)
- Cerimonie di apertura (10 minuti prima della camminata)
- Race Begins
- Main Stage Entertainment Begins (1 hour after walk begins)
- Official Main Stage Remarks (after walk concludes; at 1.5 ore)
- Fine ufficiale del programma (3 ore dopo l’inizio della camminata)
- Event Breakdown Begins (dopo la fine ufficiale dell’evento)
Suggerimenti per la pianificazione di una camminata o corsa comunitaria
Per quelle organizzazioni interessate a tenere una camminata o corsa comunitaria per la prima volta, Klug offre diversi suggerimenti che contribuiranno a garantire un evento di successo.
- Iniziare con delle piste calde, inclusi volontari ben collegati, sponsor o una grande squadra. Definisci dei risultati misurabili.
- Valutate gli eventi della concorrenza nella vostra città/località per identificare le loro migliori pratiche e le aree di miglioramento.
- Lavorate con l’ufficio del sindaco della città e i distretti dei parchi per discutere i permessi necessari e la logistica del vostro evento: tempo, luogo, numero di partecipanti. Assicurati di essere preparato per questi incontri.
- Comprendi il tuo budget e assicurati di mantenere le spese operative al 25-30% per un nuovo evento. Alcuni enti di beneficenza si sforzeranno di raggiungere il 15-20% delle spese totali.
- Assicurati degli sponsor per assorbire il 100% delle spese operative del tuo evento.