Quindi qual è la differenza tra un sistema ERP e un sistema EPM? Quali problemi aziendali risolvono? Perché hai bisogno di entrambi? Come lavorano insieme?
ERP – Ottimizzato per l’elaborazione delle transazioni
Iniziamo con i sistemi ERP. Anche se il nome lo fa sembrare un sistema ottimizzato per la pianificazione, in realtà, un sistema ERP è progettato e ottimizzato per l’elaborazione delle transazioni di back-office e il supporto dei processi operativi. Ecco alcuni dei processi chiave supportati da un sistema ERP:
- Acquisti
- Conti passivi
- Elaborazione degli ordini e fatturazione
- Gestione dei crediti e delle riscossioni
- Gestione delle immobilizzazioni
- Tesoreria e gestione della cassa
- Contabilità generale
La maggior parte dei sistemi ERP sono costruiti e distribuiti usando un sistema di gestione di database relazionale (RDBMS), che è ottimizzato per l’elaborazione di transazioni ad alto volume. I dati in un sistema ERP sono tipicamente riassunti nel modulo di contabilità generale.
Quindi, oltre a gestire il reporting operativo sui dati transazionali, i sistemi ERP supportano anche alcuni report finanziari e gestionali di base. Questo include rendiconti finanziari di base, come lo stato patrimoniale, il conto economico e il rendiconto dei flussi di cassa. Include anche rapporti di gestione, come i rapporti sulle variazioni effettive rispetto al budget per centro di costo e dipartimento.
La maggior parte dei sistemi ERP, tuttavia, è carente nel supportare i seguenti processi EPM:
- Consolidamento e reporting dei risultati finanziari da più sistemi ERP/GL
- Raccolta iterativa, compilazione e gestione di budget finanziari e operativi
- Organizzazione e gestione di un processo di previsione continua
- Modellazione di diversi scenari finanziari o operativi (M&As, riorganizzazioni, ingresso di nuovi prodotti o mercati, pianificazione a lungo termine, previsione dei flussi di cassa, ecc.)
- Analisi multidimensionale dei risultati finanziari e operativi
Così vi starete chiedendo – come fanno le organizzazioni a gestire questi tipi di requisiti se i loro sistemi ERP non possono gestirli? La risposta: Molte organizzazioni aumentano i loro sistemi ERP con una serie di fogli di calcolo Excel o usano applicazioni EPM per supportare questi requisiti.
EPM – Ottimizzato per i processi di gestione
Le soluzioni software EPM sono complementari ai sistemi ERP e in genere sostituiscono i fogli di calcolo utilizzati per supportare specifici processi di gestione:
- Budgeting, pianificazione e previsione
- Consolidamento finanziario e reporting
- Rapporti di gestione &analisi
- Modellazione aziendale
Diamo un’occhiata a come un sistema EPM gestisce alcuni di questi processi, iniziando con budgeting, pianificazione e previsione.
Il modulo di pianificazione all’interno di un sistema EPM è progettato per gestire la raccolta e la compilazione di budget e dati di previsione, con un flusso di lavoro e un supporto di processo che riconosce la natura iterativa del processo. I modelli di inserimento dei dati di budget possono essere creati e sintonizzati sulle esigenze dei vari dipartimenti, ma i manager di linea non possono in genere sovrascrivere le regole di business e i calcoli che sono stati definiti dalla Finanza.
E quando i manager inseriscono i loro dati di budget e premono invio, i risultati vanno direttamente in un database centralizzato per la compilazione. Queste capacità permettono alle organizzazioni di accelerare il processo di budgeting mentre migliorano la precisione delle informazioni. Il budget può essere “seminato” con i risultati effettivi dell’anno precedente dal sistema ERP, e quando il budget è finalizzato, può essere caricato nel sistema ERP, se necessario.
Quando si tratta di consolidamento finanziario e reporting, i moduli di consolidamento della maggior parte dei sistemi EPM sono progettati per raccogliere e consolidare i risultati finanziari da GL singoli o multipli e altre fonti di dati. Questi sistemi forniscono un supporto incorporato per le complessità come la traduzione di valuta, le eliminazioni intercompany e il reporting sotto linee guida contabili multiple, come US GAAP o IFRS. Inoltre, i sistemi EPM forniscono strumenti di reporting flessibili che permettono agli utenti Finance di creare e produrre facilmente un’ampia varietà di report finanziari e di gestione, senza supporto IT. Questo permette alle organizzazioni di automatizzare e accelerare il processo di chiusura del periodo e di reporting, e di liberare più tempo per l’analisi del Finance.
E quando si tratta di supportare l’analisi “what-if”, i moduli di modellazione nella maggior parte dei sistemi EPM sono progettati per supportare modelli integrati e multi-dimensionali che permettono alle organizzazioni di capire l’impatto finanziario delle decisioni operative, estraendo dati da altri moduli EPM, o da ERP e altri sistemi transazionali.
EPM ed ERP – Lavorare meglio insieme
Una volta comprese le differenze tra i sistemi ERP ed EPM, la domanda potrebbe essere: quale distribuire per primo? Questo mi ricorda la domanda dell’uovo o della gallina, ma questa è più facile da rispondere. Nella maggior parte delle organizzazioni, il sistema di contabilità/ERP viene prima. A meno che non abbiate intenzione di pagare le fatture e tenere la contabilità manualmente, la vostra azienda non può funzionare senza un qualche tipo di sistema di contabilità automatizzato per eseguire il libro paga, elaborare le fatture, effettuare i pagamenti, fatturare i clienti, monitorare gli incassi e produrre rendiconti finanziari periodici.
I fogli di calcolo possono essere sufficienti, nelle fasi iniziali, come mezzo per creare budget o previsioni e fare alcuni rapporti e analisi di base. Ma man mano che le aziende crescono in dimensioni e complessità, l’approccio manuale al budgeting, alla pianificazione, alla previsione e al reporting usando Excel e la posta elettronica diventa ingombrante. La necessità di una soluzione EPM emergerà.
La buona notizia qui è che i sistemi EPM possono spesso sfruttare Excel come front-end, e sono progettati per integrarsi con e raccogliere dati da più fonti – ERP, GL, HR, vendite, marketing, ecc. In alcuni casi, il fornitore può anche fornire connettori certificati che forniscono un’integrazione diretta con sistemi specifici, il che accelera il processo di integrazione e riduce il costo dell’integrazione.
E la cosa bella della maggior parte dei sistemi EPM è che, poiché sono agnostici ai sistemi di transazione sottostanti, è possibile aggiornare o sostituire il sistema ERP/GL sottostante senza interrompere i processi di gestione – cioè la pianificazione e il reporting – durante il periodo di transizione. Quindi le organizzazioni che cercano di aggiornare questi sistemi, e non hanno già un sistema EPM in atto, potrebbero voler implementare un sistema EPM prima di fare l’aggiornamento ERP al fine di ridurre l’interruzione. Quindi, in questo caso, la gallina viene prima dell’uovo!
Esempi di clienti
Planful ha lavorato con oltre 600 aziende per aiutarle a sostituire i fogli di calcolo o le applicazioni legacy utilizzate per la pianificazione, il consolidamento, il reporting, l’analisi e la modellazione – con una soluzione EPM basata sul cloud che funziona perfettamente con i loro sistemi ERP. E se il sistema ERP è implementato in sede o nel cloud, Planful può essere implementato rapidamente – tipicamente in poche settimane o mesi.
Questi clienti sono in grado di:
- Ridurre i cicli di pianificazione e previsione fino al 50%
- Accorciare i giorni di chiusura fino al 75%
- Accelerare il reporting finanziario e gestionale fino all’80%
- Fornire intuizioni che riducono i costi e migliorano il focus sul business
- Fare tutto ciò a un TCO inferiore rispetto ai fornitori on-premises e altri cloud
Per saperne di più, scarica il nostro white paper gratuito intitolato “Best Practices: ERP e gestione delle prestazioni aziendali.”
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