Nell’attuale frenetica era digitale, è quasi obbligatorio lavorare in modo più efficiente utilizzando la tecnologia per risolvere problemi complessi. E nessun programma per computer fa un lavoro migliore di Microsoft Excel.
Introdotto per la prima volta a metà degli anni ’80, molti esperti di business considerano Excel uno dei più grandi software mai sviluppati – nel 2013, PCMag lo ha definito “la prima e unica scelta per manipolare i dati numerici”. E con enormi porzioni della moderna economia digitale che ora dipendono dal programma, padroneggiare le sue complessità è un modo sicuro per aumentare la produttività, migliorare l’efficienza e impressionare colleghi e dipendenti.
Data la sua importanza nel mondo del software, ci sono innumerevoli modi per mettere il turbo alla vostra esperienza con Microsoft Excel, alcuni dei quali sono incorporati direttamente nell’interfaccia del programma e alcuni dei quali sono disponibili come add-in e plug-in. E siccome nessuno ha mai detto che Excel è facile, abbiamo raccolto le nostre strategie preferite per migliorare le prestazioni.
- 1.) Navigare in Excel come un professionista.
- 2.) Applica una formattazione simile a più fogli allo stesso tempo.
- 3.) Inserire i dati di Excel in Microsoft Word o PowerPoint.
- 4.) Seleziona semplicemente colonne e righe.
- 5.) Inserisci righe e colonne con facilità.
- 6.) Trasforma le colonne in righe (o viceversa).
- 7.) Usa calcoli semplici per risparmiare tempo ed energia.
- 8.) Aggiungi una riga di riepilogo a una tabella.
- 9.) Usa AutoFill.
- 10.) Nascondere i dati in fogli di lavoro protetti.
Sicuramente, un mouse e un trackpad sono un elemento standard sulla maggior parte delle scrivanie moderne. Ma se vuoi davvero potenziare il tuo uso di Microsoft Excel, impara le scorciatoie da tastiera. Per esempio, tenendo premuto Ctrl mentre si toccano le frecce su, giù, sinistra o destra si seleziona ogni cella fino alla fine del foglio. Sfogliare i fogli di lavoro tenendo premuto Ctrl mentre si preme Pagina giù o Pagina su. Trasforma una serie di numeri in valuta, completa di segno del dollaro e due cifre decimali, premendo contemporaneamente Ctrl + Shift + $. Puoi anche trasformare un numero in una data (giorno, mese e anno) premendo Ctrl + Shift + #.
2.) Applica una formattazione simile a più fogli allo stesso tempo.
Questo compito critico è un gioco da ragazzi con la funzione dei fogli di lavoro raggruppati di Excel. Fai clic sulle schede dei fogli che vuoi raggruppare mentre premi Ctrl e diventeranno tutti bianchi; mentre i fogli sono raggruppati, qualsiasi formattazione inserita in un foglio viene visualizzata anche negli altri. Dopo aver formattato i fogli raggruppati, assicurati di cliccare su Tabs per disaggregarli prima di inserire o rimuovere dati.
3.) Inserire i dati di Excel in Microsoft Word o PowerPoint.
Se hai mai provato questo prima, potresti ridere. Ma trasferire dati da un foglio di calcolo a un documento di testo è possibile. Fai solo attenzione a cliccare sugli appunti che appaiono dopo aver incollato per decidere se vuoi mantenere la formattazione originale di Excel o fare in modo che i dati incollati corrispondano al formato del tuo documento Word o PowerPoint esistente.
4.) Seleziona semplicemente colonne e righe.
Se i tuoi dati sono in una tabella e hai bisogno di fare riferimento a un’intera colonna in una nuova formula, clicca sul nome della colonna. (Suggerimento: assicurati che il tuo cursore assomigli a una freccia verso il basso prima di cliccare sul nome della colonna). Altre comode scorciatoie di selezione includono Shift + barra spaziatrice, che seleziona un’intera riga, e Ctrl + barra spaziatrice, che seleziona un’intera colonna.
5.) Inserisci righe e colonne con facilità.
Un buon foglio Excel è sempre pronto a crescere. Aggiungere rapidamente righe e colonne può essere fatto in vari modi: cliccando su Inserisci > Righe o Colonne; cliccando con il tasto destro su righe o colonne e scegliendo Inserisci; o premendo Ctrl e + o Ctrl + Shift e +
6.) Trasforma le colonne in righe (o viceversa).
Se hai dei dati organizzati in colonne che devono essere convertiti in righe (o il contrario), non preoccuparti. Copiate il blocco di celle originale, poi cliccate con il tasto destro sulla cella di destinazione e selezionate Incolla speciale, poi Trasponi.
7.) Usa calcoli semplici per risparmiare tempo ed energia.
Le formule di Excel possono essere leggendarie per la loro complessità, ma i calcoli semplici possono spesso darti la spinta più immediata alla produttività. Per aggiungere, usa il tasto +; per sottrarre, usa il tasto -; per moltiplicare, usa il tasto *; e per dividere, usa il tasto /
8.) Aggiungi una riga di riepilogo a una tabella.
Puoi aggiungere una riga di riepilogo a una tabella nella barra multifunzione Design (usando Windows) o nella barra multifunzione Table (su Mac) selezionando Total Row. Puoi poi scegliere tra una varietà di statistiche di riepilogo: non solo la somma totale ma il conteggio totale, la media, la deviazione standard e altro. Posizionare le informazioni in una riga totale o di riepilogo significa che sono attaccate alla tua tabella ma rimarranno nella riga inferiore indipendentemente da come poi sceglierai di ordinare i dati della tua tabella. Questo può servire come un enorme risparmio di tempo se state facendo molte esplorazioni di dati.
9.) Usa AutoFill.
Questo funziona benissimo per compiti ripetitivi: riempire date, orari o altri valori che seguono una sequenza. Iniziate con la prima voce, poi spostate il cursore sulla sezione in basso a destra dell’ultima cella, che fa apparire una maniglia di riempimento. Una volta che cambia in un segno più (+), clicca e seleziona tutte le celle che hai bisogno di riempire con il modello scelto. Potete anche andare su una colonna o a sinistra e a destra su una riga.
10.) Nascondere i dati in fogli di lavoro protetti.
Se volete condividere alcuni dati con altri utenti, ma non tutti, considerate la possibilità di nasconderli. Il modo più semplice è fare clic con il tasto destro del mouse e selezionare la funzione Nascondi. Ma puoi essere ancora più sicuro usando la funzione Format Cells cliccando su Home > Font > Open Format Cells > Number Tab > Custom > Type. In questo modo, i tuoi dati possono rimanere veramente al sicuro.
Sia che tu sia un esperto professionista di Excel a caccia di nuovi trucchi di usabilità, o un nuovo utente che cerca di dare un senso a tutto, questi suggerimenti dovrebbero migliorare la tua esperienza nel programma. Vuoi saperne di più sulla suite di produttività Microsoft Office? Sei curioso di sapere se il tuo ufficio è pronto per un aggiornamento che renda la tua vita tecnologica più produttiva ed efficiente? Contatta CMIT Solutions oggi stesso. Siamo qui per far funzionare l’hardware e il software per il tuo business, non contro di esso.