In genere, potete chiedere a un dipendente un certificato medico quando si assenta per malattia. Oltre alla politica aziendale di congedo per malattia, ci sono tre leggi federali che regolano le note del medico e le assenze legate al lavoro: l’Health Insurance Portability and Accountability Act Privacy Rule (HIPAA); l’Americans with Disabilities Act (ADA); e il Federal Medical Leave Act (FMLA). È importante sapere cosa è permesso sotto ogni legge.
HIPPA
Secondo la regola sulla privacy dell’HIPAA, un datore di lavoro può richiedere un certificato medico e altre informazioni sulla salute dei dipendenti se le informazioni sono necessarie per determinare il congedo per malattia, la compensazione dei lavoratori, i programmi di benessere o l’assicurazione sanitaria.
Tuttavia, se chiedete direttamente informazioni al fornitore di assistenza sanitaria del vostro dipendente, non possono darvi quelle informazioni senza il consenso del dipendente – a meno che un altro statuto li obblighi a farlo.
ADA
Secondo la Equal Employment Opportunity Commission – che fa rispettare l’ADA – i datori di lavoro possono avere una politica che richiede a tutti i dipendenti di fornire note del medico per comprovare una disabilità, richiedere accomodamenti ragionevoli o dimostrare la necessità di un congedo.
Nel 2017, una corte federale ha sostenuto un caso legato all’ADA in cui il dipendente è stato licenziato per aver rifiutato di fornire una nota del medico. Nel caso, Gogos contro AMS Mechanical System Inc. il dipendente (Gogos) ha citato in giudizio AMS Mechanical System Inc. sostenendo di essere stato licenziato a causa di una disabilità – che, se vero, violerebbe l’ADA. La corte ha affermato che c’erano prove “inconfutabili” che il dipendente era stato licenziato per aver rifiutato quella che la corte ha percepito essere una ragionevole e legittima richiesta di un certificato medico.
FMLA
Il FMLA permette ai datori di lavoro di richiedere un certificato medico o una certificazione medica quando un dipendente richiede per la prima volta un congedo ai sensi del FMLA. Se il dipendente è in congedo prolungato, un certificato medico può essere richiesto ogni 30 giorni.
Per un dipendente in congedo FMLA intermittente, un certificato medico non può essere richiesto ogni volta che lui o lei manca dal lavoro. La nota iniziale del medico che il dipendente ha presentato, indicando la necessità di un congedo FMLA intermittente, dovrebbe essere sufficiente. I datori di lavoro possono, comunque, chiedere se l’assenza è direttamente collegata al motivo del congedo FMLA intermittente.
Politica di congedo per malattia
Potete rendere le note del medico parte della politica di congedo per malattia della vostra azienda, purché applichiate la pratica in modo coerente a tutti i dipendenti. Per evitare di violare l’ADA, si può considerare di verificare solo che un dipendente è stato visto da un fornitore di assistenza sanitaria e confermare eventuali restrizioni legate al lavoro. Non cercate una diagnosi della malattia del dipendente, a meno che non sia permesso dalla legge.
Assicuratevi di controllare le leggi statali e locali sul congedo per malattia pagato, che possono vietarvi di richiedere un certificato medico a meno che il vostro dipendente sia stato assente per un periodo di tempo specifico.
Sapere quando chiedere un certificato medico ad un dipendente malato può essere difficile. Rivolgetevi a un consulente legale prima di stabilire la politica aziendale in materia di assenze per malattia e per verificare la conformità con le leggi federali.
Se avete bisogno di una nota medica, chiedetela al vostro consulente legale.