Come fanno i medici a tenere informati i propri cari rispettando le linee guida dell’HIPAA?
Anche se l’HIPAA è tutto sulla privacy, quanto è pratico quando la famiglia è lì, o al telefono? Si può dire qualsiasi cosa? Quanto si può dire? E nelle situazioni di emergenza? E i minori?
La regola guida sulla condivisione delle informazioni sanitarie protette (PHI) è che la decisione spetta al paziente. A volte è facile sapere cosa vuole il paziente, ma non sempre. Il più facile è quando un paziente ha nominato una persona in anticipo sul suo modulo di “consenso al trattamento” (o di assunzione, o altri documenti iniziali). Questo è chiamato ‘Autorizzazione’. Se non hanno nominato la persona, la norma sulla privacy HIPAA richiede che il paziente abbia “l’opportunità di acconsentire od opporsi” alla condivisione delle informazioni.
Molte situazioni non sono così ovvie, e nella fretta della cura del paziente, cosa si dovrebbe fare?
Dilemmi comuni per HIPAA e comunicare con i propri cari
Domanda: Sto parlando con un paziente ed entra sua moglie. Posso continuare la nostra conversazione?
Risposta: Se non siete sicuri se il paziente ha nominato qualcuno in anticipo – potrebbe essere un membro della famiglia o un amico, chiedete al paziente. Non è necessario ottenere un permesso scritto. Possono acconsentire verbalmente. Le migliori pratiche richiedono di documentare tale accordo nella loro cartella clinica in seguito.
Domanda: Sto trattando un paziente che non è cosciente e non è in grado di dirmelo – posso parlare con la sua famiglia?
Risposta: Se il paziente non è in grado di dirvelo, usate la vostra esperienza e il vostro giudizio professionale per decidere se è nell’interesse del paziente parlare con loro. Assicurati di seguire la regola del “minimo necessario” – discuti solo le informazioni rilevanti per il coinvolgimento di quella persona nella cura del paziente. In seguito dovresti documentare questo nella cartella del paziente.
Domanda: Ho una paziente di 19 anni e sua madre vorrebbe parlare con me dei mal di testa e delle emicranie di sua figlia. Sua madre che vive fuori dallo stato mi ha chiamato ma non ho nulla di firmato che le dia il permesso di avere queste informazioni.
Risposta: Puoi parlare con la madre se è coinvolta nella cura del tuo paziente, a patto che tu dia al tuo paziente, la figlia, l’opportunità di essere d’accordo o di obiettare prima. Non hai bisogno della sua autorizzazione scritta, ma puoi chiamare e ottenere il suo consenso verbale. Dovresti documentare che hai ottenuto il suo permesso, e conservarlo con la sua documentazione.
Domanda: Mi sto occupando di una paziente anziana e suo figlio mi ha chiamato per chiedermi delle sue medicine. Posso dirglielo?
Risposta: Questo è simile alla domanda precedente. Se il tuo paziente ti ha detto che va bene, è sufficiente. Non hai bisogno del suo permesso scritto, ma dovresti documentare nelle tue note cliniche che il paziente ti ha detto che andava bene parlargli.
D’altra parte, se il paziente non è in grado di dirtelo (ha la demenza, è incosciente o altrimenti incapace) usa la tua esperienza e il tuo giudizio professionale, segui la regola del minimo necessario, e documentalo.
Questione: Siamo un’agenzia EMS e abbiamo appena trasportato un paziente all’ospedale. Se riceviamo una telefonata che ci chiede la destinazione, possiamo dirglielo?
Risposta: Dipende. L’HIPAA permette di condividere le informazioni “minime necessarie” con la famiglia e gli amici coinvolti nella cura dell’individuo. Quindi…
Se puoi verificare con un ragionevole grado di certezza che la persona che chiama è coinvolta nella sua cura, sia in famiglia, o anche un vicino che è un caregiver, puoi dirgli la destinazione dell’ospedale. Documenta nella documentazione che hai parlato con loro. L’HIPAA lo permette perché è nell’interesse del paziente che gli amici e la famiglia coinvolti nella sua cura lo sappiano. Ma un vicino ficcanaso, una persona a caso, o i media… NO.
Domanda: L’ex marito della mia paziente ha chiamato il nostro ufficio per chiedere informazioni perché lei è coperta dalla sua assicurazione sanitaria. Va bene rispondere alle domande dell’ex-marito?
Risposta: No, a meno che non abbiate un’autorizzazione valida della vostra paziente che nomina il suo ex-marito – in caso contrario, dite “no” e ditegli di chiamare il suo fornitore di assicurazione sanitaria.
Domanda: Il genitore di una studentessa del college (18+) vuole sapere quando sua figlia è stata vista per l’ultima volta? Posso dirglielo?
Risposta: Probabilmente no. L’HIPAA si affida alle leggi statali, e nella maggior parte degli stati un “minore” diventa un “adulto” a 18 anni. Quindi, senza il consenso del vostro paziente, non dovreste rispondere alla sua domanda. Ma se un figlio adulto è d’accordo – e può essere d’accordo verbalmente – si può continuare a condividere le informazioni con il genitore.
NOTA: Come i minori (sotto i 18 anni nella maggior parte degli stati) sono trattati è complicato, specialmente quando diventano adolescenti. La regola generale è che i genitori e i tutori sono considerati il “rappresentante personale” di un bambino minorenne – sono “sostituti” del bambino e possono prendere decisioni sull’assistenza sanitaria del bambino, e ricevere e chiedere informazioni sanitarie – ma ci sono alcune eccezioni.
Eccezioni – Salute Mentale, Trattamento Droghe/Alcol, Servizi di Salute Sessuale
Ci sono situazioni speciali in cui un genitore non è trattato come “rappresentante personale” di un bambino minore. Per esempio, una legge statale potrebbe permettere agli adolescenti di ottenere servizi di salute sessuale o trattamento di salute mentale senza il consenso dei genitori. In queste situazioni, la regola sulla privacy dell’HIPAA si rimette alla legge statale. E con la crisi degli oppioidi ci sono leggi federali sulla privacy che sono più severe dell’HIPAA e possono non permettere il coinvolgimento dei genitori.
Eccezione per la famiglia e gli amici dell’HIPAA – Sicurezza
Un genitore può anche non essere un rappresentante personale se ci sono problemi di sicurezza. Se credete che il minore sia vittima di abuso o negligenza da parte del genitore o possa essere in pericolo se trattate il genitore come rappresentante personale, allora non dovete trattarlo come tale. Cosa fare? Potete segnalarlo – vedi sotto.
Domanda: Ho il forte sospetto che un paziente sia vittima di abusi domestici, anche se il paziente non si è confidato con me. L’abuso sembra intensificarsi, a giudicare dalle lesioni che ho visto. Posso fare qualcosa?
Risposta: Sì. Se credete che il paziente sia vittima di un abuso, dovete allertare un’agenzia governativa autorizzata dalla legge a ricevere tale segnalazione. Si può ottenere il consenso di un paziente adulto, ma non è obbligatorio in alcune circostanze. Devi informare il paziente della tua segnalazione a meno che tu non creda che informare il paziente aumenterebbe il rischio di ulteriori abusi.
Domanda: Sono un terapeuta per qualcuno che credo rappresenti una minaccia di danno a se stesso o ad altri – ho qualche margine di manovra per parlare alle forze dell’ordine o alla famiglia senza il permesso del paziente?
Risposta: Sì. La norma sulla privacy HIPAA permette di fornire le informazioni necessarie su un paziente alle forze dell’ordine, ai membri della famiglia, agli amministratori della scuola o ad altri se si ritiene che il paziente presenti una minaccia grave e imminente per se stesso o per gli altri, e che un avvertimento potrebbe aiutare a prevenire o diminuire la minaccia. Una lettera ai fornitori di assistenza sanitaria della nazione nel 2013 dopo le sparatorie di massa nelle scuole ha descritto la portata di questo permesso sotto HIPAA.*
Domanda: Il paziente in cura da noi è ora deceduto. Posso fornire informazioni alla sua famiglia?
Risposta: Sì, a condizione che non vada contro qualsiasi preferenza che il paziente ha espresso quando era in vita. Si applica la regola del “minimo necessario” – rivelare solo le informazioni sanitarie che sono rilevanti per il coinvolgimento della persona nella cura del paziente deceduto o nel pagamento delle cure.
Quello che il paziente vuole è centrale per le vostre decisioni sul parlare con la famiglia e gli amici:
- Il paziente ha accettato?
- Puoi dare al paziente una “opportunità di essere d’accordo o di opporsi”?
- Se no, usa il tuo giudizio professionale.
- Segui la regola del “minimo necessario”.
- Fai una nota nella cartella clinica.
- Un’eccezione importante è quando il paziente rappresenta una “minaccia grave e imminente” per sé o per gli altri. Allora allertate le autorità.
*Lettera che descrive la portata del permesso di allertare le forze dell’ordine o la famiglia della minaccia di pericolo di un paziente può essere trovata qui