Non c’è magia o mistero nelle negoziazioni o in ciò che rende un negoziatore maestro. Ci sono 5 passi e pratiche che funzionano costantemente. Il modello qui presentato identifica le cinque fasi di ogni negoziazione in un quadro semplificato che vi aiuta ad analizzare, assorbire e applicare le Migliori Pratiche di Negoziazione (BNPS).
Questo modello è stato costruito da diverse esperienze di clienti in organizzazioni di tutto il mondo dal 1993. È circolare perché descrive il movimento fluido di tutte le negoziazioni. Le negoziazioni collaborative sono un processo continuo, che costruisce fiducia e relazioni forti.
Le 22 Best Negotiating Practices (BNPs) rientrano principalmente in una fase di negoziazione – anche se alcune si applicano a tutto il ciclo di negoziazione e altre passano da una fase all’altra.
| Cinque fasi di una negoziazione | |
|---|---|
| Fase 1: Prepararsi |
Identificare il valore potenziale |
|
Fase 2: Scambio di informazioni e convalida |
Scoprire e creare valore |
| Fase 3: Contrattare |
Creare e distribuire valore |
| Fase 4: Concludere |
Cogliere il valore |
| Fase 5: Eseguire |
Espandere il valore |
Stadio 1 – Preparare
Non esiste una buona scorciatoia per la Preparazione. È la prima fase di ogni negoziazione, anche se spesso le persone non le dedicano il tempo necessario. Spesso passano alla fase dello scambio di informazioni, o addirittura direttamente alla contrattazione.
La preparazione inizia col determinare se questa è una potenziale situazione di collaborazione, in modo da poter scegliere la strategia migliore. Poi, si passa il tempo a ricercare informazioni, ad analizzare i dati e la leva, e ad identificare interessi e posizioni. Infine, dovete considerare la relazione che volete costruire.
Cinque elementi chiave della preparazione alla negoziazione
- Punti iniziali da considerare
Devo negoziare?
Cosa devo sapere
Organizzare le informazioni - La ricerca comprende
Giocatori e stakeholder
La base dei fatti
Standard e benchmark - L’analisi comprende
Riorganizzare i dati
Prevedere cosa succederà
Valutare i punti di forza e i rischi - Identificazione dei vostri e dei loro
Interessi
Posizioni: Obiettivi, risultati più desiderati, e gli accordi meno accettabili
Le migliori alternative ad un accordo negoziato
Concessioni - Conoscere la relazione che vuoi costruire
Pianificare per costruire la fiducia
Prepararsi alle reazioni emotive
Sviluppare sonde per scoprire i “non so” e testare le supposizioni
Fase 2 – Scambio di informazioni
La fase dello scambio di informazioni avviene quando inizi a coinvolgere l’altra parte, condividere informazioni ed esplorare opzioni che riguardano gli interessi – ciò di cui ognuno di voi ha bisogno, al contrario delle posizioni – ciò che ognuno di voi chiede più tardi nella fase della contrattazione. Discuteremo più avanti la differenza tra interessi e posizioni e quanto siano critici per il successo delle negoziazioni, ma ecco un breve esempio:
Posizione del dipendente: ha chiesto di essere assegnato al progetto Beta.
Interesse del dipendente: per essere promossa, ha bisogno di avere successo su un progetto di alta visibilità.
E’ fondamentale qui concentrarsi sulla costruzione del rapporto e della fiducia, senza i quali nessuna delle parti si sentirà a proprio agio nel condividere gli interessi. Un modo per costruire la relazione è fare i “compiti sociali” in questa fase, scoprendo e mostrando interesse per la cultura aziendale, la personalità, gli interessi esterni e i valori dell’altra parte.
Quattro valutazioni critiche vengono fatte nella fase di scambio:
- Affidabilità – Sono onesti e affidabili?
- Competenza – Sono credibili e capaci?
- Simpatia – Potete lavorare bene insieme?
- Allineamento degli interessi – I vostri interessi sono allineati con i loro?
Lo strumento del maestro nella fase di scambio è la costruzione della fiducia e la sonda del negoziatore.
Una definizione di Sonda:
… una tecnica impiegata per incoraggiare l’intervistato a dare una risposta più dettagliata a una domanda ed elaborare la sua risposta precedente. Esempio: “Nient’altro?” “Perché pensi che sia giusto?” “
Un momento di decisione Go/No-Go nello scambio
Se la vostra valutazione in questa fase del processo di negoziazione è negativa, fate delle modifiche o implementate la vostra migliore alternativa ad un accordo negoziato (BATNA).
Se la vostra valutazione in questa fase del processo di negoziazione è positiva, andate avanti. Con la fiducia sviluppata, esplorate le soluzioni creative che rispondono agli interessi e vedete il potenziale per creare un valore reale.
Entrare nella fase di negoziazione ora?
A questo punto sarete ansiosi di immergervi nella fase di negoziazione. Fermatevi per creare uno strumento critico che vi guiderà e proteggerà per le fasi successive. Questo è lo sviluppo di un’agenda comune.
Fase 3 – Contrattazione
La contrattazione è dove avviene il “dare e avere”. Se pensate che il successo significhi tutto prendere e niente dare, non riuscirete a catturare il valore reale. Nella contrattazione si fanno e si gestiscono le concessioni. Quando si dà e si prende ciò che soddisfa gli interessi di entrambe le parti, si costruisce una relazione duratura e un risultato fruttuoso. Durante la fase della contrattazione, continuate a creare valore, e con le contrattazioni, alla fine catturate valore.
- Per avere fiducia, dovete essere generosi.
Ci sono due strumenti che avrete bisogno dalla vostra cassetta degli attrezzi di negoziatore nella fase della contrattazione, la Sonda e la Creatività.
La negoziazione è il vostro “faccia a faccia” con l’altra persona, anche quando non siete faccia a faccia.
Come tutte le relazioni interpersonali, le emozioni possono aiutare o ostacolare il progresso. Gli strumenti specifici del negoziatore e le abilità comportamentali contano molto qui. Le capacità di comunicazione finemente sintonizzate sono critiche in questo frangente, mentre esplorate le opzioni per creare valore ed eseguite gli scambi per catturare valore. Avrai più successo quando le soluzioni soddisfano i bisogni di tutti.
Fase 4 – Concludere
La fase 4 è il punto del processo in cui si raggiunge un accordo. È importante scoprire se l’altra parte ha la capacità di seguire le cose che ha detto che avrebbe fatto. Questo è il momento di mettere per iscritto gli interessi comuni e produrre un riassunto completo dell’accordo. A volte bisogna considerare delle strategie per bloccare un impegno. Assicuratevi di essere d’accordo anche sui prossimi passi. E non dimenticare mai di ringraziare l’altra parte per la sua disponibilità a negoziare – anche quando non si raggiunge un accordo.
Fase 5 – Eseguire
La fase 5 è l’attuazione dell’accordo. Questa fase può anche essere vista come la preparazione per la prossima opportunità di negoziazione. Dovete assicurarvi di mantenere le promesse fatte per rafforzare la relazione e costruire la fiducia. In questa fase imparerete di più sull’altra parte. Questo porterà a negoziati più facili la prossima volta. E ricordate che durante l’esecuzione è probabile che applichiate il processo di negoziazione totale e le Best Negotiating Practices (BNP) agli eventi inaspettati, ai fallimenti nelle prestazioni e agli inevitabili cambiamenti.