Comprendere l’organigramma virtuale
Il cambiamento è emozionante. Il cambiamento può far paura. Ammettiamolo, il cambiamento è un sacco di lavoro. Mentre le organizzazioni continuano a crescere e ad aggiungere nuovi dipendenti, il paesaggio organizzativo continua a cambiare. Tutti l’abbiamo sperimentato. Una persona se ne va, una posizione viene aggiunta, o qualcuno viene promosso, lasciandovi con una nuova struttura organizzativa. Stiamo tutti cercando di capire quale sia stato il costo dell’assunzione o da quale centro di costo provenga.
Quando avviene il cambiamento, per molte organizzazioni questo significa riorganizzare la loro struttura interna o ricominciare completamente da zero. Molte aziende gestiscono i costi della loro organizzazione e il set up del team attraverso complessi fogli di calcolo e documenti che solo pochi dipendenti possono capire a colpo d’occhio. Come mostra il rapporto 2018 State of Workforce Management, il 42% delle organizzazioni di servizi sanitari e umani sperimenta un turnover superiore al 20%, creando continue alterazioni della struttura organizzativa. Per stare al passo con questi cambiamenti, le organizzazioni devono trovare un modo più semplice.
La struttura di un’organizzazione dovrebbe essere trasparente, il che significa che tutti i dipendenti all’interno di una forza lavoro dovrebbero essere in grado di visualizzare e comprendere come è impostata la loro organizzazione. Questo aiuta i dipendenti a capire la catena di comando interna, e aiuta i manager a vedere tutti i dipendenti all’interno del loro team, e a intraprendere azioni amministrative quando necessario. Quando i dipendenti lasciano un’organizzazione, un ruolo vacante viene riempito, o un dipendente si sposta in una nuova posizione, la struttura di un’organizzazione dovrebbe aggiornarsi automaticamente, senza alcuno sforzo o intervento manuale. Fortunatamente per le organizzazioni di servizi sanitari e umani, c’è ora uno strumento disponibile che incoraggia la trasparenza e l’automazione per quanto riguarda la struttura di un’organizzazione progettata specificamente con le loro esigenze e sfide in mente. Questo strumento è noto come un organigramma virtuale.
Cos’è un organigramma virtuale?
Un organigramma virtuale è una rappresentazione visiva della gerarchia interna di un’organizzazione, e mappa una forza lavoro per reparto. Gli organigrammi virtuali sono strumentali nell’automazione del flusso di lavoro e aiutano a garantire che nessun compito, progetto o dato sfugga ai controlli. Questo è particolarmente utile nelle organizzazioni con centinaia di dipendenti, dove tenere traccia dell’organizzazione che cambia manualmente può essere un lavoro a tempo pieno. Non solo questo fa risparmiare tempo alle risorse umane, ma le libera per concentrarsi su compiti che contribuiscono maggiormente al successo organizzativo, come reclutare e mantenere i migliori talenti.
L’organigramma virtuale permette ai dirigenti di impostare la loro organizzazione come vogliono, permettendo loro di determinare quante posizioni saranno in ogni reparto. I dirigenti possono anche fare un ulteriore passo avanti e legare attributi specifici ad ogni posizione come la gamma di stipendi, il centro di costo, la fonte di finanziamento e la posizione. Oltre ad aumentare la visibilità interna dell’organizzazione, questo approccio aiuta anche i dirigenti a tracciare meglio i costi associati ad ogni posizione. Questo riduce significativamente il rischio di assumere qualsiasi dipendente non preventivato.
Dove si può trovare un organigramma virtuale?
Molti dei principali attori e fornitori nello spazio del software HR non sono dotati di un organigramma virtuale. Questo è probabilmente perché il loro software è generico, ed è per l’uso di massa indipendentemente dalle dimensioni dell’organizzazione. Tuttavia, venditori sofisticati e specializzati come DATIS che si concentrano su industrie specifiche offrono un organigramma virtuale completamente interattivo e attivabile senza costi aggiuntivi. Per i dirigenti attualmente nel processo di selezione del fornitore che vedono il valore in una maggiore trasparenza interna e automazione dovrebbero informarsi su un organigramma virtuale durante le dimostrazioni del software.
I moderni organigrammi virtuali sono basati sul web e vi si può accedere da qualsiasi luogo in qualsiasi momento, di solito attraverso un portale online. Molte organizzazioni di servizi sanitari e umani hanno dipendenti che lavorano in remoto o in viaggio, permettendo a questi dipendenti di visualizzare la loro struttura organizzativa può aumentare l’impegno dei dipendenti e mantenere questi dipendenti nel giro. Mentre tutti i dipendenti di un’organizzazione hanno accesso all’organigramma virtuale, i manager, gli amministratori e i dirigenti hanno permessi speciali che forniscono loro descrizioni più dettagliate delle varie posizioni che compongono la loro organizzazione.
Cosa puoi fare ora?
Con il 98% delle organizzazioni di servizi sanitari e umani che prevedono di investire in più strumenti e soluzioni digitali nel 2018, è probabile che abbiate già ricercato alcuni fornitori o persino programmato delle demo. Prendetevi un momento oggi per rivedere i vostri processi. Probabilmente siete passati a diverse tecnologie nel corso dell’ultimo anno, ma vi siete completamente allontanati dall’inserimento manuale delle informazioni in fogli di calcolo e soluzioni cartacee? Pensate a quanto tempo viene speso per aggiornare la struttura organizzativa man mano che cambia, e ai benefici che proverete automatizzando questo processo. Immagina di essere in grado di strutturare la tua forza lavoro con pochi clic del mouse, e di avere flussi di lavoro che reindirizzano automaticamente al dipendente appropriato quando la catena di comando è interrotta.
Per maggiori informazioni sull’organigramma virtuale, scarica la scheda tecnica dell’organigramma DATIS.
Questo blog DATIS è stato scritto da Rob Bennett, DATIS, il 22 febbraio 2018 e non può essere ri-postato senza autorizzazione.