Come gestire efficacemente l’inventario IT

Visibilità, trasparenza, consapevolezza, chiarezza e previsione. Queste sono le caratteristiche chiave degli amministratori IT che gestiscono con successo il loro patrimonio IT utilizzando la disciplina della gestione degli asset IT (ITAM).

Solo pochi anni fa, il processo di gestione degli asset era essenzialmente un compito secondario per la maggior parte dei dipartimenti IT. Ma, al giorno d’oggi, è diventato una parte essenziale della gestione dei servizi IT. Infatti, l’ITAM è stato classificato come il quinto aspetto più adottato dell’ITSM.

Inoltre, la gestione degli asset IT ha un impatto diretto sui quattro principali processi ITSM: incidenti, conoscenza, cambiamento e problemi.

Questo articolo coprirà numerose pratiche e consigli per migliorare la gestione degli asset IT, come:

• ITAM nell’ambiente aziendale moderno

• Cosa cercare negli strumenti di IT Asset Management

• Che dire dell’uso dei fogli elettronici per l’ITAM?

• Best practice per la gestione degli asset hardware

• Come aggiungere i dati del registro degli asset IT esistenti nel database di uno strumento

• Impostare un processo di tracciamento degli asset IT per i nuovi elementi

• Come ottimizzare gli asset IT usando l’Hardware Asset Management

• Best practice per la pratiche per la gestione degli asset software

ITAM nell’ambiente aziendale moderno

La IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers) descrive l’IT Asset Management come un insieme di pratiche aziendali che incorporano gli asset IT in tutte le unità aziendali di un’organizzazione. Il suo scopo è quello di unire le responsabilità finanziarie, di inventario, contrattuali e di gestione del rischio per gestire il ciclo di vita complessivo degli asset.

Le pratiche organizzative e le tendenze dell’industria dell’ultimo decennio hanno aumentato il bisogno di una migliore gestione degli asset. Queste includono:

• L’ascesa dello Shadow IT, dove i dirigenti non IT adottano nuove soluzioni senza passare attraverso il processo formale
• La continua necessità di trasformare le piattaforme IT, le migrazioni cloud, e virtualizzazione
• L’incertezza sui costi delle licenze software causata dalla virtualizzazione e dalla migrazione al cloud
• La crescente pressione per ridurre i costi mantenendo le prestazioni
• L’aumento del numero di audit del software

Anche nel 2011, i clienti che hanno eseguito con successo l’ITAM come disciplina hanno tipicamente ottenuto un risparmio sui costi del 30 per cento nel primo anno. Così come il cinque per cento nei cinque anni successivi.

D’altra parte, le organizzazioni che non hanno adottato l’ITAM o che l’hanno adottato male spendono il 20 per cento dei loro costi totali in licenze software e manutenzione dell’hardware per beni che non sono più utilizzati.

La gestione degli asset IT distingue tipicamente tra gestione degli asset software (SAM) e gestione degli asset hardware (HAM). SAM e HAM sono due lati della stessa medaglia. Devono essere gestiti in modo leggermente diverso perché ognuno ha dei requisiti specifici, ma sono comunque interconnessi.

All’inizio, HAM veniva prima e SAM dopo, perché doveva esserci un’infrastruttura fisica su cui far risiedere il software.

Tuttavia, l’Hardware Asset Management è costoso e difficile da mantenere, il che rende i grandi investimenti in infrastrutture fisiche IT per le piccole imprese difficili da realizzare.

Oggi, le grandi imprese come SAP, IBM e Microsoft stanno sostenendo gli investimenti in infrastrutture hardware e i costi operativi. Offrendo la potenza di calcolo e l’archiviazione ai loro clienti come servizi.

Lo sviluppo serverless fa un ulteriore passo avanti, permettendo a un computer con una connessione internet di eseguire senza problemi funzioni complesse.

Come tale, stiamo iniziando a vedere una diversa distribuzione tra hardware e software da organizzazione a organizzazione. Le aziende più piccole hanno bisogno di meno investimenti in hardware, mentre le grandi organizzazioni che forniscono Infrastructure as a Service, hanno bisogno di distribuire più risorse per soddisfare la domanda.

Qui dobbiamo ricordare che la maggior parte delle aziende hanno già fatto investimenti in infrastrutture IT e stanno solo espandendo le loro capacità IT adottando una soluzione cloud. È qui che la complessità diventa un problema e la gestione delle risorse diventa cruciale.

Quasi il 70 per cento delle aziende che hanno virtualizzato le loro risorse software hanno fallito gli audit dei fornitori e hanno finito per essere addebitate grandi fatture. Le revisioni del software sono un pesante fardello per le risorse IT, con i team ITAM che devono spendere dal 50 al 70 per cento del loro tempo per affrontare le revisioni.

La riduzione dei costi è il driver principale e la ragione più ovvia per adottare l’ITAM. Ma ci sono molti altri benefici oltre alla riduzione dei costi:

• Aumentare l’efficienza degli acquisti
• Migliorare la conformità
• Aumentare la sicurezza delle risorse e della proprietà intellettuale
• Ridurre il rischio finanziario, contrattuale e di reputazione
• , e di reputazione
• Migliorare la posizione per negoziare nuovi contratti

Cosa cercare negli strumenti di gestione degli asset IT

Fortunatamente, accanto ai sistemi IT e di rete sempre più complessi, abbiamo anche sviluppato strumenti che possono aiutarci a ottimizzare e migliorare la raccolta degli asset di un’organizzazione.

Le capacità principali di uno strumento di gestione degli asset IT sono:

• Facile capacità di importazione dei dati
• Repository per gestire asset software e hardware
• Relazioni chiaramente definite tra asset IT, utenti e informazioni di utilizzo
• Integrazione con sistemi IT e aziendali adiacenti

Le seguenti funzioni per gli strumenti di gestione degli asset IT possono anche essere molto utili:

• Gestione degli audit
• Tracciamento della conformità
• Gestione della configurazione
• Gestione dei contratti/licenze
• Tracciamento dei costi
• Gestione dell’inventario
• Gestione della manutenzione
• Gestione degli acquisti
• Gestione delle richieste
• Gestione dei fornitori

E se usassimo i fogli di calcolo per ITAM?

Anche se possono sembrare rudimentali e ricevere meno budget di marketing rispetto agli strumenti ITAM dedicati, i fogli di calcolo hanno molte funzionalità. Questo li rende adatti a tenute IT medio-piccole.

Per sfruttare al meglio il software dei fogli di calcolo, considerate di utilizzare le seguenti funzionalità:

• Formattazione condizionale

  Questa può essere usata per evidenziare gli asset che non sono più supportati, gli aggiornamenti o simili.

• Rapporti

  Utilizzando i grafici di Microsoft Excel o le tabelle Pivot si possono produrre rapporti complessi.

• Macro

  Automatizzare l’elaborazione dei dati e connettersi a fonti esterne.

• Esportazione e importazione di dati

  Connettersi a database SQL per alimentare o estrarre informazioni.

Inoltre, la maggior parte del software per fogli di calcolo è gratuito e la maggior parte dei sistemi IT hanno già una versione di Microsoft Excel. Quindi, non c’è bisogno di ulteriori investimenti.

Pratiche migliori per la gestione delle risorse hardware

Hardware è un termine generico che include la maggior parte degli oggetti che si possono trovare in un ambiente IT. Gli esempi includono desktop, laptop, monitor, router, switch, hub e telefoni.

Le informazioni memorizzate per ogni risorsa hardware devono almeno garantire che la risorsa possa essere identificata in modo univoco.

Al fine di ottimizzare le risorse hardware, gli amministratori IT hanno bisogno di mantenere informazioni aggiuntive per quanto riguarda la garanzia, i contratti di supporto, la manutenzione e altre variabili. La gestione delle risorse hardware deve anche includere dati per supportare SAM.

Ecco alcune informazioni fondamentali per l’hardware:

• Nome dell’asset per creare un identificatore unico usando informazioni come marca, modello, posizione
• Venditore dell’asset
• Tipo di dispositivo come laptop, router o telefono cellulare
• Numero di serie
• Stato dell’asset come Deployed, In Storage, Retired e Disposed
• Ruolo dell’asset come Production, Standby, e Test
• L’entità organizzativa che possiede ogni asset
• Localizzazione del dispositivo
• Informazioni sulla configurazione
• Software installato sull’asset
• Data di acquisto
• Data di entrata in funzione
• Data di scadenza della garanzia / supporto contrattuale

Quando popolano il database di uno strumento ITAM o un foglio elettronico, gli amministratori IT hanno anche bisogno di aggiungere informazioni sugli asset IT correnti. Oltre a impostare un processo per l’aggiunta di nuove risorse quando vengono acquisite in futuro.

Come aggiungere i dati del registro delle risorse IT esistenti nel database di uno strumento

Di seguito sono descritti tre modi in cui gli amministratori IT possono popolare il database di uno strumento con informazioni sui loro sistemi IT attuali.

1. Importa qualsiasi tracker esistente nello strumento

   Se hai fatto crescere la tua attività e un semplice foglio di calcolo era sufficiente per tenere traccia del tuo hardware, puoi usare il tuo foglio di calcolo per inserire tutte le informazioni nello strumento HAM.

2. Scopri la tua rete per i dispositivi collegati

   Ci sono molti strumenti di scoperta che sono in grado di scansionare l’intera rete e restituire molte informazioni sulle tue risorse hardware.

3. Utilizza le informazioni dell’ordine del fornitore

   I dettagli dell’ordine emessi dai fornitori ti daranno informazioni su tutte le risorse nella tua proprietà.

Imposta un processo di tracciamento delle risorse IT per i nuovi articoli

Una volta aggiunte nuove risorse IT nella loro proprietà, le organizzazioni passano attraverso uno specifico ciclo di vita dell’hardware. Il ciclo di vita delinea le fasi attraverso le quali il dispositivo progredisce durante la sua vita.

In genere, un ciclo di vita dell’hardware comporta quanto segue:

• Architettura e progettazione della rete
• Richiesta del bene
• Approvazione e approvvigionamento
• Deployment
• Uso, manutenzione e aggiornamenti
• Decommissioning

In un ciclo di vita come quello descritto sopra, il processo di tracciamento del bene inizia già al primo passo. Dopo aver eseguito l’analisi e aver presentato un ordine di acquisto o un business case per l’acquisto di altre risorse, il dipartimento IT dovrebbe già avere un quadro chiaro di quale dispositivo andrà dove e di quale software avrà bisogno per funzionare.

Nella fase numero quattro il processo di gestione delle risorse può essere consolidato quando tutti i dati sono disponibili.

Come ottimizzare le risorse IT usando l’Hardware Asset Management

I vantaggi di usare uno strumento di gestione delle risorse hardware vanno oltre la semplice memorizzazione delle informazioni sui dispositivi. Gli strumenti moderni permettono di configurare il dashboard e accedere a informazioni preziose come:

• Generare rapporti

  Vedere la disponibilità, l’uso, gli elementi non attualmente installati, i dispositivi da smantellare.

• Utilizzare il monitoraggio della rete IT per sollevare allarmi

  Risollevare problemi quando il software sta andando fuori garanzia o raggiunge la fine della sua vita.

• Automatizza i flussi di lavoro di distribuzione

  Crea modelli di configurazione per i dispositivi in base alle loro funzioni.

• Gestisci il software e gli aggiornamenti di sicurezza

  Pianifica fasce orarie dedicate agli aggiornamenti per ridurre al minimo i tempi morti.

Best practices per la gestione delle risorse software

Gestire le risorse software è diventata una necessità dopo la diffusione del cloud computing e l’inclusione silenziosa dello Shadow IT.

La gestione delle risorse software fornisce tre benefici:

1. Governance

   Garantire che solo le applicazioni approvate siano introdotte nell’ambiente informatico locale e che le licenze software siano utilizzate pienamente e in modo appropriato.

2. Gestione

   SAM fornisce molteplici funzioni per programmare gli aggiornamenti, prevedere i costi, aggiungere nuove risorse e disattivare quelle vecchie.

3. Agilità aziendale

   La disponibilità di informazioni accelera drasticamente il processo di cambiamento nelle grandi organizzazioni.

Le licenze sono probabilmente la dimensione più importante per quanto riguarda la gestione degli asset software, poiché una cattiva gestione delle licenze può costare alle organizzazioni milioni.

Ci sono molti tipi di licenze, ciascuna con diversi accordi contrattuali e requisiti. Alcuni di questi sono:

• Identity-locked

  Una licenza è assegnata ad un utente specifico e non è commutabile (es. Microsoft Windows).

• Node-locked

  Una licenza che può essere usata solo da un utente alla volta, ma che più utenti possono usare in momenti successivi.

• Floating

  Una licenza che è disponibile per un gran numero di utenti. Al momento del login, un sistema di licenze assegna all’utente richiedente una licenza che viene rivendicata alla fine della sessione.

• Licenza di sito

  Uso illimitato sul sito di installazione della licenza.

• Open Source

  Uso illimitato all’interno del contratto di licenza.

• Timed

  La licenza è disponibile solo per un determinato periodo di tempo.

• Physically Restricted

  Licenze collegate all’hardware.

Scegliere uno strumento SAM

Gli strumenti di gestione delle risorse software sono progettati per offrire al personale IT tanto controllo e visibilità sul loro patrimonio IT. Anche se ogni strumento è diverso, la maggior parte di essi include funzionalità come:

• Gestione delle licenze software
• Configurazione del software
• Gestione dell’inventario
• Utilizzo del software
• Contratto e acquisto
• Compliance Gestione del ciclo di vita del software
• Gestione del ciclo di vita del software
• Distribuzione del software
• Reporting

Nella valutazione delle capacità critiche degli strumenti di gestione delle risorse software, raccomandiamo di cercare caratteristiche che riconcilino i dati di diritto e di consumo del software per ridurre il rischio di conformità, ottimizzare i costi e migliorare le prestazioni aziendali. Raccomandiamo ai leader delle infrastrutture e delle operazioni di cercare quanto segue:

• Immissione manuale dei diritti software
• Automazione dei diritti software
• Consumo software endpoint
• Consumo software data center
• Consumo cloud
• Consumo di software speciali
• Riconoscere le informazioni esterne
• Ottimizzare i diritti/consumo
• Condividere le informazioni

Come gestire le risorse software quando i dipendenti entrano, lasciano, o si spostano all’interno dell’azienda

Ogni volta che c’è un cambiamento organizzativo, il dipendente in questione avrà bisogno di avere un set aggiornato di asset IT.

È necessario impostare un flusso di lavoro che dovrebbe coprire i seguenti aspetti: assegnazione degli asset esistenti, approvvigionamento di nuovi asset, recupero degli asset quando si lascia l’azienda, e anche impostare un processo per gli asset persi o rubati.

Questo flusso di lavoro IT dovrebbe lavorare a stretto contatto con il sistema HR, comunicando tra le informazioni sull’utente e i livelli di permesso.

Come gestire le risorse software per prevenire gli audit

Gli audit del fornitore sono processi per indagare sulla conformità di un’organizzazione per l’utilizzo del software entro i termini contrattuali.

Una scarsa visibilità e gestione delle licenze disponibili può portare un’organizzazione a non essere conforme, rendendola un facile bersaglio per i venditori per vendere i loro prodotti e addebitare loro grandi fatture.

I grandi venditori di software come Microsoft, Adobe, IBM, SAP e Oracle hanno guadagnato una reputazione per gli audit aggressivi del software che disturbano le operazioni IT dell’organizzazione.

Con l’adozione di uno strumento di gestione delle risorse software, il rischio di diventare non conforme è drasticamente ridotto in quanto gli amministratori IT hanno una visione globale di tutte le licenze disponibili, come sono distribuite, chi le sta usando e quando scadono.

Stare al passo con i rinnovi delle licenze, acquisire risorse aggiuntive quando la domanda aumenta e rimuovere le licenze nelle istanze in cui non vengono utilizzate aiuterà le organizzazioni non solo a proteggersi dalle verifiche, ma anche a ottimizzare il loro patrimonio IT per produrre più valore.

Gestire le risorse software durante la migrazione al cloud

La migrazione al cloud è un progetto complesso e lungo che può lasciare molti buchi nei sistemi IT se fatto in modo errato. La gestione delle risorse software gioca un ruolo enorme nel garantire che tutti gli utenti abbiano accesso agli stessi servizi di prima e che non ci siano discrepanze tra il sistema pre e post-migrazione.

Ogni fornitore ha sistemi leggermente diversi, quindi c’è una differenza tra Hana Enterprise Cloud di SAP, IBM Cloud e persino Adobe Experience Cloud.

Microsoft raccomanda ai leader IT di prendere in considerazione le soluzioni SAM che aiutano con quanto segue:

• Aiutando a determinare se on-premises, cloud o ibrido è la struttura migliore per il business.
• Mitigare i rischi associati allo spostamento delle risorse del data center per progetti di consolidamento, cloud e virtualizzazione.
• Fornire una roadmap di migrazione al cloud a lungo termine che aiuti a definire gli obiettivi di migrazione.
• Valutare se la migrazione al cloud faciliterà la gestione delle risorse software.
• Avere una comprensione approfondita delle licenze software sia per le implementazioni in cloud che in sede.