A tárgyalásoknak nincs varázslatos vagy titokzatos része, sem annak, hogy mitől lesz valaki mestertárgyaló. Van 5 lépés és gyakorlat, amely következetesen működik. Az itt bemutatott modell minden tárgyalás öt szakaszát egy egyszerűsített keretben határozza meg, amely segít Önnek a legjobb tárgyalási gyakorlatok (BNPS) elemzésében, elsajátításában és alkalmazásában.
A modell 1993 óta világszerte működő szervezeteknél szerzett különféle ügyféltapasztalatokból épült fel. Azért körkörös, mert minden tárgyalás folyékony mozgását ábrázolja. Az együttműködő tárgyalások folyamatos folyamatok, amelyek bizalmat, bizalmat és erős kapcsolatokat építenek.
A 22 legjobb tárgyalási gyakorlat (BNP) alapvetően egy tárgyalási szakaszba sorolható – bár egyesek a teljes tárgyalási ciklus során alkalmazhatók, mások pedig átívelnek egyik szakaszból a másikba.
| A tárgyalás öt szakasza | |
|---|---|
| 1. szakasz: Felkészülés |
A potenciális érték meghatározása |
|
2. szakasz: Információcsere és validálás |
Az érték felfedezése és létrehozása |
| 3. szakasz: Alku |
Érték megteremtése és elosztása |
| 4. szakasz: Befejezés |
Az érték megragadása |
| 5. szakasz: Végrehajtás |
Az érték bővítése |
1. szakasz – Előkészítés
Az előkészítéshez nincs jó rövidítés. Ez minden tárgyalás első szakasza, bár az emberek gyakran nem adnak rá annyi időt, amennyit megérdemelne. Gyakran nekirontanak az információcsere szakaszának, vagy akár egyenesen az alkudozásnak.
A felkészülés azzal kezdődik, hogy meghatározzuk, hogy ez egy potenciális együttműködési helyzet-e, hogy ki tudjuk választani a jobb stratégiát. Ezután időt fordít az információk felkutatására, az adatok és a tőkeáttétel elemzésére, valamint az érdekek és pozíciók azonosítására. Végül át kell gondolnia, hogy milyen kapcsolatot szeretne kiépíteni.
A tárgyalásra való felkészülés öt legfontosabb eleme
- Kezdeti megfontolandó pontok
Tárgyalnom kell-e?
Mit kell tudnom
Az információk rendszerezése - A kutatás kiterjed
A szereplőkre és az érdekeltekre
A tényalapra
A szabványokra és viszonyítási pontokra - Az elemzés magában foglalja
Az adatok újraszervezését
A várható események előrejelzését
Az erősségek és kockázatok értékelését - Az Ön és az ő
érdekeik
meghatározását
Pozíciókat: Célok, legkívánatosabb eredmények, és a legkevésbé elfogadható megállapodások
A tárgyalásos megállapodás legjobb alternatívái
Elismerések - Ismerje a kapcsolatot, amelyet ki akar építeni
Tervezze a bizalom kiépítését
Készüljön fel az érzelmi reakciókra
Fejlesszen ki szondákat a “nem tudja” felfedezésére és a feltételezések tesztelésére
2. szakasz – információcsere
Az információcsere szakasza akkor következik be, amikor elkezdi a másik fél bevonását, megosztani az információkat és feltárni azokat a lehetőségeket, amelyek az érdekeket – amire mindkettőtöknek szüksége van, szemben az álláspontokkal – amit mindketten kérnek később az Alkudozás szakaszában. Az érdekek és az álláspontok közötti különbséget, valamint azt, hogy ezek mennyire kritikusak a sikeres tárgyalások szempontjából, később részletesen tárgyaljuk, de álljon itt egy rövid példa:
A munkavállaló álláspontja: azt kérte, hogy a Béta projektre bízzák.
A munkavállaló érdeke: ahhoz, hogy előléptessék, sikerrel kell dolgoznia egy jól látható projektben.
Kritikus fontosságú itt a kapcsolat és a bizalom kiépítésére összpontosítani, amely nélkül egyik fél sem fogja szívesen megosztani az érdekeit. A kapcsolat kiépítésének egyik módja, ha ebben a szakaszban elvégzi a “szociális házi feladatát”: megismeri és érdeklődést mutat a másik fél üzleti kultúrája, személyisége, külső érdeklődése és értékei iránt.
A cserefázisban négy kritikus értékelés történik:
- Megbízhatóság – Őszinte és megbízható?
- Kompetencia – Hiteles és képes?
- Szimpatikus – Jól tudnak együtt dolgozni?
- Érdekegyeztetés – Az Ön érdekei összhangban vannak az övékkel?
A mester eszköze a cserefázisban a bizalomépítés és a Tárgyalói Szonda.
A Szonda egyik meghatározása:
… egy olyan technika, amelyet arra alkalmaznak, hogy a válaszadót arra ösztönözzék, hogy részletesebb választ adjon egy kérdésre, és részletezze korábbi válaszát. Példa: “Még valami?” “Miért gondolja, hogy ez igazságos?” “Hogyan jutottál erre a megoldásra?”
Egy Go/No-Go döntés ideje a cserében
Ha a tárgyalási folyamatnak ebben a szakaszában az értékelésed negatív, akkor kiigazításokat végzel, vagy végrehajtod a tárgyalásos megállapodás legjobb alternatíváját (BATNA).
Ha a tárgyalási folyamatnak ebben a szakaszában az értékelésed pozitív, akkor továbblépsz. A kialakult bizalom birtokában olyan kreatív megoldások után kutat, amelyek megfelelnek az érdekeknek, és meglátja a valódi értékteremtés lehetőségét.
Merüljön bele az alkudozásba most?
Ezen a ponton már alig várja, hogy belevethesse magát az alkudozási szakaszba. Tartson szünetet, hogy létrehozzon egy kritikus eszközt, amely irányítja és megvédi Önt a következő szakaszokban. Ez a közös napirend kidolgozása.
3. szakasz – Alku
Az alku az, ahol az “adok-kapok” történik. Ha úgy gondolja, hogy a siker azt jelenti, hogy csak veszünk és nem adunk, akkor nem fog valódi értéket megragadni. Az alkudozás során engedményeket teszel és kezelsz. Ha azt adod és veszed, ami mindkét fél érdekeit kielégíti, akkor tartós kapcsolatot és gyümölcsöző eredményt építesz. Az alkudozási szakaszban továbbra is értéket teremtesz, és az alkukkal végül értéket ragadsz meg.
- Ahhoz, hogy megbízzanak benned, nagylelkűnek kell lenned.
Az alkudozási szakaszban két eszközre lesz szükséged a tárgyaló eszköztárából, a szondára és a kreativitásra.
Az alkudozás az Ön “szemtől-szembeni ideje” a másik féllel, még akkor is, ha nem áll szemtől-szemben.
Mint minden interperszonális kapcsolat, az érzelmek segíthetik vagy akadályozhatják az előrehaladást. A konkrét tárgyaló eszközei és viselkedési készségei itt nagyban számítanak. A finomra hangolt kommunikációs készségek kritikus fontosságúak ezen a ponton, amikor feltárja az értékteremtés lehetőségeit, és végrehajtja az értékszerzésre irányuló üzleteket. Akkor lesz a legsikeresebb, ha a megoldások mindenki igényeit kielégítik.
4. szakasz – lezárás
A 4. szakasz a folyamatnak az a pontja, amikor megállapodásra jut. Fontos kideríteni, hogy a másik fél képes-e végigcsinálni azokat a dolgokat, amelyeket vállalt. Itt az ideje, hogy írásban rögzítsük a közös érdekeket, és átfogó összefoglalót készítsünk a megállapodásról. Néha itt stratégiákat kell fontolóra venni az elkötelezettség rögzítéséhez. Mindenképpen állapodjon meg a következő lépésekről is. És soha ne felejtse el megköszönni a másik félnek a tárgyalási hajlandóságát – még akkor sem, ha nem születik megállapodás.
5. szakasz – Végrehajtás
Az 5. szakasz a megállapodás végrehajtása. Ezt a szakaszt tekinthetjük a következő tárgyalási alkalomra való felkészülésnek is. Biztosítania kell, hogy a kapcsolat megerősítése és a bizalom kiépítése érdekében betartja a tett ígéreteket. Ebben a szakaszban többet fog megtudni a másik félről. Ez legközelebb könnyebb tárgyalásokhoz vezet. És ne feledje, hogy a végrehajtás során valószínűleg a teljes tárgyalási folyamatot és a legjobb tárgyalási gyakorlatokat (BNP-k) fogja alkalmazni a váratlan eseményekre, a teljesítmény kudarcaira és az elkerülhetetlen változásokra.