5. Folyamatosság
A szakmai kommunikáció egyik legfontosabb jellemzője a következetesség. A kommunikációnak mindig jelen kell lennie egy szervezetben. Enélkül egyetlen vállalat sem mondhatja el magáról, hogy létezik. A vérkeringés ugyanolyan fontos egy élő szervezet számára, mint egy szervezet kommunikációjának. Az igazgatóknak ezért gondoskodniuk kell arról, hogy a kommunikáció megfelelő legyen és zökkenőmentesen áramoljon minden irányba.
Ahol a kommunikációban fennakadás van, ott félreértés keletkezik, ami kedvezőtlen ellenérzésekhez, konfliktusokhoz és hozzáálláshoz vezet. Ezért a kommunikációnak folytatódnia kell. Ennek felfelé, lefelé és oldalra is mennie kell, hogy minden érintett fél képben maradjon és aktívan részt vegyen.
6. Belső és külső területek
A kommunikáció egy szervezetben nagyrészt belső. Ez az adminisztratív tevékenységek lényeges eleme, és a szervezet alkalmazottainak és más tagjainak szól উদদাহরণ A belső kommunikációra példa a szervezet éves közgyűléséről a tagokat értesítő nyilvános közlemény. A belső kommunikáció lehet vertikális vagy horizontális.
A kommunikáció túlmutathat bármely vállalat határain. Amikor az olyan külső felekre terjed ki, akik nem feltétlenül tagjai a szervezetnek, akkor külső kommunikációnak nevezzük. E nemzeti kommunikáció célja általában a külső felek és a szervezetek közötti kapcsolatok fenntartása. Széles hatókörrel rendelkezik, és ritkábban fordul elő, mint a belső kommunikáció.
7. Kétirányú forgalom
A kommunikáció kétirányú forgalom. Egy alárendeltől egy feljebbvaló felé áramlik, tehát felfelé kell áramolnia. Például, amikor egy vezető információt közöl az alkalmazottakkal, fel kell készülniük a válaszadásra és a válaszadásra. Ellenkező esetben nem biztos, hogy hatékonyan teljesítik a kitűzött célokat.
A kommunikációs lánc addig nem teljes, amíg az ügyfél meg nem kapja az üzenetet, és a feladó nem válaszol. Képesnek kell lennie beszélni, tájékoztatni és utasítani a vezetést. Másrészt jól kell hallaniuk is. Az alkalmazottaknak joguk van ahhoz, hogy elmondhassák véleményüket, gondolataikat és visszajelzéseiket. Kétirányú kommunikációs lehetőségek a vezetés és a munkavállalók számára. Végül az egész vállalatot meg kell szerezni.
8. Többcsatornás
A kommunikáció többféle csatornán keresztül valósulhat meg, hogy a különböző környezetekben elérje a közönséget. Számos csatorna közül lehet választani, beleértve a megbeszéléseket, a nyomtatást és a hirdetőtáblákat. Ezek a szakmai kommunikáció hagyományos taktikai formáinak kategóriájába tartoznak. Az új elektronikus kommunikációs eszközök közé tartozik az e-mail, a közösségi média, az okostelefonok és a csevegőalkalmazások.
A kommunikációhoz használt médium kiválasztásakor számos tényezőt kell tájékoztatni. A kommunikátornak figyelembe kell vennie a kapcsolatfelvétel jellegét, a sürgős igényt és a közte és a címzett közötti távolságot.
Take away
A hatékony kommunikáció minden vállalat számára fontos. Ezért elengedhetetlen, hogy megértsük a szakmai kommunikáció alapvető jellemzőit. A kommunikációnak pontosnak, tömörnek, lényegre törőnek, folyamatosnak, konkrétnak és szegmentáltnak kell lennie. Ez lehet belső és külső kommunikáció is. Emellett különböző médiumokon keresztül csatornázhatjuk, beleértve a nyomtatott, a szóbeli és az elektronikus médiumokat.
A szakmai világban a kommunikátoroknak számos eszköz áll a rendelkezésükre, és gondosan kell kiválasztaniuk, hogy melyiket használják. Figyelembe kell venni a szakmai kommunikációjuk alapvető jellemzőit, és figyelembe kell venni a célközönségüket és a céljaikat, mielőtt meghozzák a döntést, amely megtéríti az erőfeszítéseiket.