Hogyan kezeljük hatékonyan az informatikai készletet

Láthatóság, átláthatóság, tudatosság, egyértelműség és előrejelzés. Ezek a legfontosabb jellemzői azoknak az informatikai rendszergazdáknak, akik sikeresen kezelik informatikai vagyonukat az informatikai eszközgazdálkodás (ITAM) fegyelmének alkalmazásával.

Még néhány évvel ezelőtt az eszközgazdálkodás folyamata a legtöbb informatikai részleg számára lényegében mellékes feladat volt. Manapság azonban az IT-szolgáltatásmenedzsment alapvető részévé vált. Valójában az ITAM az ITSM ötödik legelfogadottabb szempontjaként szerepel.

Az IT-eszközök kezelése ráadásul közvetlen hatással van a négy legfontosabb ITSM-folyamatra: az incidensekre, a tudásra, a változásra és a problémákra.

Ez a cikk számos gyakorlatot és tippet tárgyal az IT-eszközök kezelésének javítására, például:

• ITAM a modern üzleti környezetben

• Mit keressünk az IT-eszközkezelési eszközökben

• Mi a teendő az IT-eszközkezelési eszközökben

• Mi a helyzet a táblázatkezeléssel az ITAM-ban?

• A hardvereszközök kezelésének legjobb gyakorlatai

• Hogyan adhatók hozzá a meglévő IT-eszköznyilvántartás adatai egy eszköz adatbázisához

• Az IT-eszközök nyomon követési folyamatának beállítása új tételekhez

• Hogyan optimalizálhatók az IT-eszközök a hardvereszköz-kezelés segítségével

• A legjobb gyakorlatok a szoftvereszközök kezeléséhez

ITAM a modern üzleti környezetben

Az IAITAM (International Association of Information Technology Asset Managers) az IT Asset Managementet olyan üzleti gyakorlatok összességeként írja le, amelyek egy szervezeten belül az IT-eszközöket az üzleti egységek között foglalják össze. Célja a pénzügyi, leltározási, szerződéses és kockázatkezelési felelősségek egyesítése az eszközök teljes életciklusának kezelése érdekében.

A szervezeti gyakorlatok és az elmúlt évtized ipari trendjei megnövelték a jobb eszközgazdálkodás iránti igényt. Ezek közé tartoznak:

• Az árnyék-IT térnyerése, amikor a nem informatikai vezetők új megoldásokat fogadnak el anélkül, hogy a hivatalos folyamatot végigjárnák
• A folyamatos igény az informatikai platformok átalakítására, a felhőmigrációkra, és a virtualizáció
• A virtualizáció és a felhőbe történő migráció okozta bizonytalanság a szoftverlicencek költségei körül
• Növekvő nyomás a költségek csökkentésére a teljesítmény fenntartása mellett
• A szoftverauditok számának növekedése

Az ITAM-ot mint fegyelmet sikeresen végrehajtó ügyfelek még 2011-ben is jellemzően 30 százalékos költségmegtakarítást értek el az első évben. Valamint öt százalékot az azt követő öt évben.

Másrészt azok a szervezetek, amelyek nem vagy rosszul vezették be az ITAM-ot, a jelentések szerint a teljes költségük 20 százalékát költötték szoftverlicencekre és a már nem használt eszközök hardveres karbantartására.

Az IT-eszközgazdálkodás jellemzően különbséget tesz a szoftvereszközgazdálkodás (SAM) és a hardvereszközgazdálkodás (HAM) között. A SAM és a HAM ugyanannak az éremnek a két oldala. Kicsit eltérően kell kezelni őket, mivel mindegyiknek sajátos követelményei vannak, de mindazonáltal összekapcsolódnak.

A kezdeti időkben a HAM volt az első és a SAM a második, mivel a szoftverek számára fizikai infrastruktúrát kellett biztosítani.

A hardvereszköz-kezelés azonban drága és nehezen karbantartható, ami a kisebb vállalkozások számára megnehezíti az IT fizikai infrastruktúrába történő nagy beruházásokat.

Most a nagyvállalatok, például az SAP, az IBM és a Microsoft viselik a hardverinfrastruktúra beruházási és üzemeltetési költségeit. A számítási teljesítményt és a tárolást szolgáltatásként kínálják ügyfeleiknek.

A szerver nélküli fejlesztés egy lépéssel továbbviszi ezt, lehetővé téve, hogy egyetlen, internetkapcsolattal rendelkező számítógép zökkenőmentesen futtasson komplex funkciókat.

Akként kezdjük látni, hogy a hardver és a szoftver között szervezetről szervezetre eltérő a megoszlás. A kisebb vállalkozásoknak kevesebb hardverberuházásra van szükségük, míg az Infrastructure as a Service szolgáltatást nyújtó nagy szervezeteknek több erőforrást kell telepíteniük az igények kielégítésére.

Ezzel kapcsolatban nem szabad elfelejtenünk, hogy a legtöbb vállalkozás már beruházott az informatikai infrastruktúrába, és csak a felhőmegoldás bevezetésével bővíti informatikai képességeit. Ez az a pont, ahol a komplexitás problémává válik, és az eszközök kezelése kulcsfontosságúvá válik.

A szoftvereszközöket virtualizáló vállalatok közel 70 százaléka megbukott a szállítói auditokon, és végül nagy összegű számlákat kapott. A szoftverauditok nagy terhet rónak az informatikai erőforrásokra, az ITAM-csapatoknak idejük 50-70 százalékát kell az auditokkal való foglalkozással tölteniük.

A költségcsökkentés a fő hajtóerő és a legnyilvánvalóbb ok az ITAM bevezetésére. A költségcsökkentésen kívül azonban még sok más előnye is van:

• A beszerzés hatékonyságának növelése
• A megfelelés javítása
• A vagyon és a szellemi tulajdon biztonságának növelése
• A pénzügyi, szerződéses, és hírnévkockázat
• Jobb pozíció az új szerződések tárgyalásánál

Mit keressünk az IT eszközkezelő eszközökben

Szerencsére az egyre összetettebbé váló informatikai és hálózati rendszerek mellett olyan eszközöket is kifejlesztettünk, amelyek segítségével optimalizálhatjuk és javíthatjuk egy szervezet eszközgyűjteményét.

Egy IT eszközkezelő eszköz alapvető képességei a következők:

• Egyszerű adatimportálási képességek
• Tárhely a szoftver- és hardvereszközök kezeléséhez
• Tisztán meghatározott kapcsolat az IT eszközök, a felhasználók és a használati információk között
• Integráció a szomszédos IT és üzleti rendszerekkel

Az IT eszközkezelő eszközök alábbi funkciói is nagyon hasznosak lehetnek:

• Auditkezelés
• Compliance Tracking
• Configuration Management
• Contract/License Management
• Cost Tracking
• Inventory Management

.

• Karbantartáskezelés
• Beszerzéskezelés
• Kérelmek kezelése
• Beszállítók kezelése

Mi a helyzet az ITAM táblázatkezeléssel?

Bár kezdetlegesnek tűnhetnek, és kevesebb marketingköltségvetést kapnak a dedikált ITAM-eszközökhöz képest, a táblázatkezelők rengeteg funkcióval rendelkeznek. Ez alkalmassá teszi őket a kis és közepes IT-állományok számára.

A táblázatos szoftverek maximális kihasználása érdekében fontolja meg a következő funkciók használatát:

• Feltételes formázás

  Ezzel kiemelhetők a támogatásból kikerülő eszközök, frissítések vagy hasonlók.

• Reportálás

  A Microsoft Excel grafikonok vagy Pivot táblázatok használatával összetett jelentések készíthetők.

• Makrók

  Az adatfeldolgozás automatizálása és külső forrásokhoz való kapcsolódás.

• Adatok exportálása és importálása

  Az SQL-adatbázisokhoz való kapcsolódás az információk be- vagy kihozatalához.

A legtöbb táblázatkezelő szoftver ráadásul ingyenes, és a legtöbb informatikai rendszer már rendelkezik a Microsoft Excel valamelyik verziójával. Így nincs szükség további beruházásokra.

A hardvereszközök kezelésének legjobb gyakorlatai

A hardver egy gyűjtőfogalom, amely magában foglalja a legtöbb olyan elemet, amely egy informatikai környezetben megtalálható. Ilyenek például az asztali számítógépek, laptopok, monitorok, útválasztók, kapcsolók, hubok és telefonok.

Az egyes hardvereszközökhöz tárolt információknak legalább azt biztosítaniuk kell, hogy az eszköz egyedileg azonosítható legyen.

A hardvereszközök optimalizálása érdekében az informatikai rendszergazdáknak további információkat kell tárolniuk a garancia, a támogatási szerződések, a karbantartás és egyéb változók tekintetében. A hardvereszközök kezelésének a SAM támogatásához szükséges adatokat is tartalmaznia kell.

Itt van néhány alapvető információ a hardverekre vonatkozóan:

• Az eszköz neve egyedi azonosító létrehozásához olyan információk felhasználásával, mint a gyártmány, modell, hely
• Az eszköz szállítója
• A készüléktípusok, például laptop, router vagy mobiltelefon
• Sorszám
• Az eszköz státusza, például Deployed, In Storage, Retired és Disposed
• Az eszköz szerepe, például Production, Standby, és Teszt
• A szervezeti egység, amely az egyes eszközök tulajdonosa
• Az eszköz helye
• Konfigurációs információk
• Az eszközre telepített szoftver
• Vásárlási dátum
• Elindulási dátum
• Garancia / szerződéses támogatás lejárati dátuma

Az ITAM eszköz adatbázisának vagy táblázatának feltöltésekor, az informatikai rendszergazdáknak az aktuális informatikai eszközökre vonatkozó információkat is hozzá kell adniuk. Valamint fel kell állítani egy folyamatot az új eszközök hozzáadására, amint azok a jövőben beszerzésre kerülnek.

Hogyan lehet a meglévő IT-eszköznyilvántartás adatait hozzáadni egy eszköz adatbázisához

Az alábbiakban három módszert ismertetünk, amelyekkel az IT-adminisztrátorok feltölthetik egy eszköz adatbázisát a jelenlegi IT-rendszerekre vonatkozó információkkal.

1. Minden meglévő eszközkövetési nyilvántartás importálása az eszközbe

   Ha megnőtt a vállalkozása, és egy egyszerű táblázat elegendő volt a hardverek nyilvántartásához, akkor a táblázat segítségével az összes információt betáplálhatja a HAM eszközbe.

2. Fedezze fel hálózatát a csatlakoztatott eszközök után

   Rengeteg olyan felderítő eszköz létezik, amelyek képesek átvizsgálni a teljes hálózatot, és rengeteg információt szolgáltatnak vissza a hardvereszközökről.

3. Használja a beszállítók megrendelési adatait

   A beszállítók által kiadott megrendelési adatok információt adnak a birtokában lévő összes eszközről.

Állítsa be az IT-eszközök nyomon követési folyamatát az új eszközökhöz

A szervezetek az új IT-eszközök birtokba vételekor egy meghatározott hardver-életcikluson mennek keresztül. Az életciklus felvázolja azokat a lépéseket, amelyeken az eszköz az élettartama során végigmegy.

A hardver életciklusa jellemzően a következőket foglalja magában:

• Építészet és hálózattervezés
• Az eszköz igénylése
• Elismerés és beszerzés
• Elhelyezés
• Használat, karbantartás és frissítések
• Kivonás

Egy olyan életciklusban, mint a fent leírt, az eszközkövetési folyamat már az első lépésben megkezdődik. Az elemzés elvégzése és a további eszközök beszerzésére vonatkozó beszerzési megrendelés vagy üzleti indoklás előterjesztése után az informatikai részlegnek már világos képet kell kapnia arról, hogy melyik eszköz hova kerül, és milyen szoftverre van szüksége a futtatásához.

A negyedik lépésben az eszközkezelési folyamat konszolidálható, ha minden adat rendelkezésre áll.

Hogyan optimalizálhatók az IT-eszközök a hardvereszköz-kezelés segítségével

A hardvereszköz-kezelő eszköz használatának előnyei túlmutatnak az eszközinformációk egyszerű tárolásán. A modern eszközök lehetővé teszik a műszerfal konfigurálását és az olyan értékes információkhoz való hozzáférést, mint:

• jelentések készítése

  Nézze meg a rendelkezésre állást, a használatot, az éppen nem telepített elemeket, a leszerelendő eszközöket.

• Az IT-hálózati felügyeletet használja riasztások leadására

  Hívja fel a figyelmet, ha a szoftver lejár a garanciaidő vagy eléri az élettartamát.

• Telepítési munkafolyamatok automatizálása

  Konfigurációs sablonok létrehozása az eszközökhöz azok funkcióitól függően.

• Szoftver- és biztonsági frissítések kezelése

  Az állásidő minimalizálása érdekében dedikált időintervallumok ütemezése a frissítésekhez.

A szoftvereszközök kezelésének legjobb gyakorlatai

A szoftvereszközök kezelése a felhőalapú számítástechnika széles körű bevezetése és a Shadow IT csendes bevonása után vált szükségessé.

A szoftvereszközök kezelése három előnnyel jár:

1. Kormányzás

   Szavatolja, hogy csak jóváhagyott alkalmazások kerüljenek a helyi számítástechnikai környezetbe, és a szoftverlicencek teljes mértékben és megfelelően legyenek kihasználva.

2. Kezelés

   A szoftvereszköz-kezelés több funkciót biztosít a frissítések ütemezésére, a költségek előrejelzésére, új eszközök felvételére és a régiek leszerelésére.

3. Vállalati agilitás

   Az információk rendelkezésre állása drámaian felgyorsítja a változtatási folyamatot a nagy szervezetekben.

A szoftvereszköz-kezelés szempontjából vitathatatlanul a licencelés a legfontosabb dimenzió, mivel a licencek rossz kezelése milliós nagyságrendű költségekbe kerülhet a szervezeteknek.

A licenceknek számos típusa létezik, mindegyikhez különböző szerződéses megállapodások és követelmények tartoznak. Ezek közül néhány:

• Identitáshoz kötött

  A licenc egy adott felhasználóhoz van rendelve, és nem átruházható (pl. Microsoft Windows).

• Node-locked

  A licenc, amelyet egyszerre csak egy felhasználó használhat, de később több felhasználó is használhatja.

• Floating

  A licenc, amely nagyszámú felhasználó számára elérhető. A bejelentkezéskor a licencrendszer az igénylő felhasználónak kioszt egy licencet, amelyet a munkamenet végén visszaigényel.

• Site License

  Korlátlan használat a licenc telepítésének helyszínén.

• Open Source

  Korlátlan használat a licencszerződésen belül.

• időzített

  A licenc csak meghatározott ideig használható.

• fizikailag korlátozott

  A hardverhez kötött licencek.

A SAM eszköz kiválasztása

A szoftvereszköz-kezelő eszközök célja, hogy az informatikai személyzet számára minél nagyobb ellenőrzést és átláthatóságot biztosítsanak az informatikai vagyon felett. Bár minden eszköz más és más, a legtöbbjük olyan funkciókat tartalmaz, mint például:

• szoftverlicencek kezelése
• szoftverkonfiguráció
• készletkezelés
• szoftverhasználat
• szerződés és beszerzés
• megfelelőség. ad governance
• Szoftver életciklus menedzsment
• Szoftver telepítés
• Reportálás

A szoftvereszköz-kezelő eszközök kritikus képességeinek értékelése során, javasoljuk, hogy olyan jellemzőket keressenek, amelyek összehangolják a szoftverjogosultsági és fogyasztási adatokat a megfelelési kockázatok csökkentése, a költségek optimalizálása és az üzleti teljesítmény javítása érdekében. Javasoljuk, hogy az infrastruktúra és az üzemeltetés vezetői a következőket keressék:

• Szoftverjogosultságok kézi bevitele
• Szoftverjogosultságok automatizálása
• Endpoint szoftverfogyasztás
• Adatközpont szoftverfogyasztás
• Cloud fogyasztás
• Speciális szoftverfogyasztás
• A külső információk egyeztetése
• Jogosultságok/fogyasztás optimalizálása
• Információk megosztása

Hogyan kezeljük a szoftvereszközöket, ha alkalmazottak csatlakoznak, távoznak, vagy a vállalaton belül mozognak

Amikor szervezeti változás történik, az adott alkalmazottnak frissített informatikai eszközökkel kell rendelkeznie.

Egy munkafolyamatot kell létrehozni, amelynek a következőkre kell kiterjednie: a meglévő eszközök hozzárendelése, új eszközök beszerzése, az eszközök visszaszerzése a vállalatból való kilépéskor, valamint az elveszett vagy ellopott eszközökkel kapcsolatos folyamat felállítása.

Ez az informatikai munkafolyamat szorosan együttműködne a HR-rendszerrel, kommunikálva a felhasználóra vonatkozó információk és az engedélyezési szintek között.

Hogyan kezeljük a szoftvereszközöket az auditok megelőzése érdekében

A szállítói auditok olyan folyamatok, amelyek célja annak vizsgálata, hogy a szervezet megfelel-e a szoftver szerződéses feltételek szerinti használatának.

A rendelkezésre álló licencek rossz áttekinthetősége és kezelése ahhoz vezethet, hogy egy szervezet nem felel meg a követelményeknek, így könnyű célponttá válik a szállítók számára, hogy felértékeljék a termékeiket, és nagy számlákat számoljanak fel.

A nagy szoftvergyártók, például a Microsoft, az Adobe, az IBM, az SAP és az Oracle hírnevet szereztek az agresszív szoftverauditokról, amelyek megzavarják a szervezet informatikai működését.

A szoftvereszköz-kezelő eszköz bevezetésével drasztikusan csökken a nem megfelelőség kockázata, mivel az IT-adminisztrátorok átfogó képet kapnak az összes rendelkezésre álló licencről, azok elosztásáról, arról, hogy ki használja őket, és arról, hogy mikor járnak le.

A licencek megújításának nyomon követése, az igények növekedésekor további eszközök beszerzése és a licencek eltávolítása azokban az esetekben, amikor azokat nem használják, segít a szervezeteknek nemcsak abban, hogy megvédjék magukat az auditálástól, hanem abban is, hogy optimalizálják IT-állományukat a legnagyobb értékek előállítása érdekében.

A szoftvereszközök kezelése a felhőbe történő migráció során

A felhőbe történő migráció összetett és hosszú projekt, amely sok lyukat hagyhat az IT-rendszerekben, ha helytelenül történik. A szoftvereszközök kezelése óriási szerepet játszik abban, hogy minden felhasználó ugyanolyan szolgáltatásokhoz férjen hozzá, mint korábban, és ne legyenek eltérések a migráció előtti és utáni rendszer között.

Minden szállítónak kissé eltérő rendszerei vannak, így az SAP Hana Enterprise Cloud, az IBM Cloud vagy akár az Adobe Experience Cloud között is van különbség.

A Microsoft azt javasolja az IT-vezetőknek, hogy vegyék fontolóra az olyan SAM-megoldásokat, amelyek a következőkben segítenek:

• Segítséget nyújtanak annak meghatározásában, hogy a helyben, a felhőben vagy a hibrid struktúra a legjobb az üzlet számára.
• Az adatközponti eszközök konszolidációs, felhő- és virtualizációs projektekhez történő áthelyezésével kapcsolatos kockázatok mérséklése.
• A migrációs célok meghatározását segítő hosszú távú felhő-migrációs ütemterv elkészítése.
• A felhőbe történő migráció megkönnyíti-e a szoftvereszközök kezelését.
• A szoftverlicencek mélyreható megértése mind a felhő-, mind a helyben történő telepítések esetében.

Mélyreható ismeretekkel rendelkezik a szoftverlicencekről.