Mi a különbség egy ERP és egy EPM rendszer között? Milyen üzleti problémákat oldanak meg? Miért van szükség mindkettőre? Hogyan működnek együtt?
ERP – Tranzakciófeldolgozásra optimalizálva
Kezdjük az ERP-rendszerekkel. Bár a neve alapján úgy hangzik, mintha egy tervezésre optimalizált rendszerről lenne szó, a valóságban egy ERP-rendszert a back-office tranzakciófeldolgozásra és az operatív folyamatok támogatására tervezték és optimalizálták. Íme néhány az ERP-rendszer által támogatott kulcsfontosságú folyamatok közül:
- Beszerzés
- Fizetendő számlák
- Megrendelések feldolgozása és számlázás
- Követelések és behajtások kezelése
- Fogalompénztárkezelés
- Működők kezelése
- Kincstár és pénzkezelés
- Főkönyvi könyvelés
.
A legtöbb ERP-rendszert relációs adatbázis-kezelő rendszer (RDBMS) segítségével építik és telepítik, amelyet nagy volumenű tranzakciók feldolgozására optimalizáltak. Az ERP-rendszerben lévő adatokat jellemzően a főkönyvi modulban foglalják össze.
Az ERP-rendszerek tehát a tranzakciós adatokra vonatkozó operatív jelentések kezelése mellett támogatnak néhány alapvető pénzügyi és vezetői jelentést is. Ide tartoznak az olyan alapvető pénzügyi kimutatások, mint a mérleg, az eredménykimutatás és a pénzforgalmi kimutatás. Ide tartoznak a vezetői jelentések is, mint például a tényleges és a költségvetési eltérésekről szóló jelentések költséghelyenként és osztályonként.
A legtöbb ERP-rendszer azonban nem támogatja a következő EPM-folyamatokat:
- A pénzügyi eredmények konszolidálása és jelentése több ERP/GL rendszerből
- A pénzügyi és működési költségvetések iteratív gyűjtése, összeállítása és kezelése
- A gördülő előrejelzési folyamat megszervezése és kezelése
- A különböző pénzügyi vagy működési forgatókönyvek “mi van, ha” modellezése (M&A, átszervezések, új termék vagy piacra lépés, hosszú távú tervezés, pénzforgalmi előrejelzés stb.)
- A pénzügyi és működési eredmények többdimenziós elemzése
Ezért elgondolkodhat – hogyan kezelik a szervezetek az ilyen típusú követelményeket, ha az ERP-rendszerük nem képes kezelni azokat? A válasz: Sok szervezet az ERP-rendszerét egy sor Excel-táblázattal egészíti ki, vagy EPM-alkalmazásokat használ az ilyen követelmények támogatására.
EPM – optimalizálva a vezetési folyamatokra
Az EPM szoftvermegoldások kiegészítik az ERP-rendszereket, és jellemzően helyettesítik az egyes vezetési folyamatok támogatására használt táblázatkezelőket:
- Budgetálás, tervezés és előrejelzés
- Pénzügyi konszolidáció és jelentés
- Vezetői jelentés &elemzés
- Vállalati modellezés
Nézzük meg, hogyan kezel egy EPM rendszer néhány ilyen folyamatot – kezdve a költségvetéssel, tervezéssel és előrejelzéssel.
A tervezési modult egy EPM-rendszeren belül a költségvetések és előrejelzési adatok összegyűjtésére és összeállítására tervezték, olyan munkafolyamat- és folyamattámogatással, amely felismeri a folyamat iteratív jellegét. Költségvetési adatbeviteli sablonok hozhatók létre és hangolhatók a különböző részlegek igényeihez, de a vonalvezetők jellemzően nem tudják felülírni a pénzügy által meghatározott üzleti szabályokat és számításokat.
És amikor a vezetők megadják a költségvetési adatokat és megnyomják az enter gombot, az eredmények közvetlenül egy központosított adatbázisba kerülnek összeállításra. Ezek a képességek lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy felgyorsítsák a költségvetési folyamatot, miközben javítják az információk pontosságát. A költségvetés “beültethető” az ERP-rendszerből származó előző évi tényleges eredményekkel, és amikor a költségvetés véglegesítésre kerül, szükség esetén betölthető az ERP-rendszerbe.
A pénzügyi konszolidációt és jelentéstételt illetően a legtöbb EPM-rendszer konszolidációs moduljait úgy tervezték, hogy összegyűjtsék és konszolidálják a pénzügyi eredményeket egyetlen vagy több GL-ből, valamint más adatforrásokból. Ezek a rendszerek beépített támogatást nyújtanak az olyan komplexitásokhoz, mint a valutaátváltás, a vállalatközi kiszűrések és a több számviteli irányelv, például a US GAAP vagy az IFRS szerinti jelentéskészítés. Az EPM-rendszerek emellett rugalmas jelentési eszközöket biztosítanak, amelyek lehetővé teszik a pénzügyi felhasználók számára, hogy könnyen, informatikai támogatás nélkül hozzanak létre és készítsenek sokféle pénzügyi és vezetői jelentést. Ez lehetővé teszi a szervezetek számára, hogy automatizálják és felgyorsítsák az időszak végi zárási és jelentéstételi folyamatot, és több időt szabadítsanak fel a pénzügyiek számára az elemzésekre.
A “mi van, ha” elemzés támogatását illetően pedig a legtöbb EPM rendszer modellező moduljait úgy tervezték, hogy támogassák az integrált, többdimenziós modelleket, amelyek lehetővé teszik a szervezetek számára, hogy megértsék a működési döntések pénzügyi hatásait, más EPM modulokból vagy ERP és más tranzakciós rendszerekből származó adatokat felhasználva.
EPM és ERP – jobb együtt dolgozni
Ha már megértette az ERP és az EPM rendszerek közötti különbségeket, felmerülhet a kérdés, hogy melyiket telepítse először? Ez a tyúk vagy a tojás kérdésre emlékeztet – de erre a kérdésre könnyebb válaszolni. A legtöbb szervezetnél a számviteli/ERP rendszer kerül először bevezetésre. Hacsak nem tervezi a számlák kifizetését és a kézi könyvelést, a vállalat nem működhet valamilyen automatizált könyvelési rendszer nélkül a bérszámfejtés, a számlák feldolgozása, a kifizetések teljesítése, az ügyfelek számlázása, a beszedések nyomon követése és az időszakos pénzügyi kimutatások elkészítése céljából.
A kezdeti szakaszban a táblázatok is elegendőek lehetnek a költségvetések vagy előrejelzések elkészítéséhez, valamint néhány alapvető jelentés és elemzés elkészítéséhez. De ahogy a vállalatok mérete és összetettsége növekszik, a költségvetés készítésének, tervezésének, előrejelzésének és jelentéstételének kézi megközelítése az Excel és az e-mail segítségével nehézkessé válik. Felmerül az EPM-megoldás iránti igény.
A jó hír itt az, hogy az EPM-rendszerek gyakran tudják használni az Excel-t front-endként, és úgy vannak kialakítva, hogy több forrásból – ERP, GL, HR, értékesítés, marketing stb. Egyes esetekben a szállító akár tanúsított csatlakozókat is biztosíthat, amelyek közvetlen integrációt biztosítanak bizonyos rendszerekkel, ami felgyorsítja az integrációs folyamatot és csökkenti az integráció költségeit.
A legtöbb EPM-rendszer jó tulajdonsága pedig az, hogy mivel agnosztikusak a mögöttes tranzakciós rendszerekkel szemben, az átmeneti időszak alatt frissítheti vagy lecserélheti a mögöttes ERP/GL rendszert anélkül, hogy megzavarná a vezetési folyamatokat – azaz a tervezést és a jelentéstételt -. Tehát azok a szervezetek, amelyek frissíteni kívánják ezeket a rendszereket, és még nem rendelkeznek EPM-rendszerrel, az ERP-frissítés előtt érdemes bevezetniük egy EPM-rendszert, hogy csökkentsék a fennakadást. Ebben az esetben tehát a tyúk előbb jön, mint a tojás!
Ügyfélpéldák
A Planful több mint 600 vállalattal dolgozott együtt, hogy segítsen nekik a tervezésre, konszolidációra, jelentéstételre, elemzésre és modellezésre használt táblázatkezelő vagy örökölt alkalmazások felváltásában – egy felhőalapú EPM-megoldással, amely zökkenőmentesen együttműködik az ERP-rendszerükkel. És függetlenül attól, hogy az ERP-rendszert helyben vagy a felhőben telepítik, a Planful gyorsan – jellemzően hetek vagy hónapok alatt – telepíthető.
Ezek az ügyfelek képesek:
- akár 50%-kal csökkenthetik a tervezési és előrejelzési ciklusokat
- akár 75%-kal lerövidíthetik a zárásig eltelt napokat
- akár 80%-kal gyorsíthatják a pénzügyi és vezetői jelentéstételt
- olyan betekintést nyújthatnak, amely csökkenti a költségeket és javítja az üzleti fókuszt
- mindezt alacsonyabb TCO mellett tehetik, mint a helyhez kötött és más felhőszolgáltatók
Tudjon meg többet, töltse le ingyenes fehér könyvünket “Legjobb gyakorlatok: ERP és vállalati teljesítménymenedzsment.”