A munkavállalótól általában kérhet orvosi igazolást, ha betegség miatt szabadságot vesz ki. A vállalat betegszabadságra vonatkozó szabályzatán kívül három szövetségi törvény szabályozza az orvosi igazolásokat és a munkával kapcsolatos távolléteket: az Egészségbiztosítási hordozhatósági és elszámoltathatósági törvény adatvédelmi szabálya (HIPAA); a fogyatékossággal élő amerikaiakról szóló törvény (ADA); és a szövetségi egészségügyi szabadságról szóló törvény (FMLA). Fontos tudni, hogy az egyes törvények szerint mi megengedett.
HIPPA
A HIPAA adatvédelmi szabálya szerint a munkáltató kérhet orvosi igazolást és egyéb egészségügyi információkat a munkavállalóktól, ha az információra a betegszabadság, a munkavállalói kártérítés, a wellnessprogramok vagy az egészségbiztosítás meghatározásához van szükség.
Ha azonban közvetlenül a munkavállaló egészségügyi szolgáltatójától kér információkat, akkor az nem adhatja meg ezeket az információkat a munkavállaló beleegyezése nélkül – kivéve, ha egy másik jogszabály erre kötelezi.
ADA
Az ADA-t érvényesítő Equal Employment Opportunity Commission (Egyenlő Foglalkoztatási Esélyek Bizottsága) szerint a munkáltatók rendelkezhetnek olyan irányelvvel, amely minden munkavállalótól orvosi igazolást követel meg a fogyatékosság igazolásához, az ésszerű alkalmazkodás kéréséhez vagy a szabadság szükségességének bizonyításához.
2017-ben egy szövetségi bíróság helyt adott egy ADA-val kapcsolatos ügynek, amelyben a munkavállalót azért bocsátották el, mert megtagadta az orvosi igazolás benyújtását. A Gogos kontra AMS Mechanical System Inc. elnevezésű ügyben a munkavállaló (Gogos) beperelte az AMS Mechanical System Inc. vállalatot, azzal érvelve, hogy fogyatékossága miatt bocsátották el – ami, ha igaz, akkor sérti az ADA-t. A bíróság megerősítette, hogy “ellentmondásmentes” bizonyíték van arra, hogy a munkavállalót azért bocsátották el, mert megtagadta az orvosi igazolásra vonatkozó, a bíróság szerint ésszerű és jogszerű kérést.
FMLA
Az FMLA lehetővé teszi a munkáltatók számára, hogy orvosi igazolást vagy orvosi igazolást kérjenek, amikor a munkavállaló először kér szabadságot az FMLA alapján. Ha a munkavállaló hosszabb szabadságon van, az orvosi igazolás 30 naponként kérhető.
A megszakításos FMLA szabadságon lévő munkavállaló esetében nem lehet minden egyes alkalommal orvosi igazolást kérni, amikor hiányzik a munkából. A munkavállaló által benyújtott első orvosi igazolásnak, amely jelzi az időszakos FMLA szabadság szükségességét, elegendőnek kell lennie. A munkáltató azonban megkérdezheti, hogy a hiányzás közvetlenül kapcsolódik-e az időszakos FMLA-szabadság okához.
Betegszabadság-szabályzat
Az orvosi igazolásokat a vállalat betegszabadság-szabályzatának részévé teheti, amennyiben ezt a gyakorlatot következetesen alkalmazza minden munkavállalóra. Az ADA megsértésének elkerülése érdekében megfontolhatja, hogy csak azt igazolja, hogy az alkalmazottat egészségügyi szolgáltató látta, és megerősíti a munkával kapcsolatos korlátozásokat. Ne kérjen diagnózist a munkavállaló betegségéről, hacsak a törvény nem engedi.
Nézzen utána az állami és helyi fizetett betegszabadságra vonatkozó törvényeknek, amelyek megtilthatják, hogy orvosi igazolást kérjen, hacsak a munkavállaló nem hiányzott meghatározott ideig.
Tudni, mikor kell orvosi igazolást kérni egy beteg munkavállalótól, trükkös lehet. Forduljon jogi tanácsadóhoz, mielőtt kialakítja vállalata betegszabadságra vonatkozó szabályzatát, és ellenőrizze a szövetségi törvényeknek való megfelelést.