A virtuális szervezeti ábra megértése
A változás izgalmas. A változás ijesztő is lehet. Lássuk be, a változás rengeteg munkával jár. Ahogy a szervezetek folyamatosan növekednek és új alkalmazottakkal bővülnek, a szervezeti tájkép is folyamatosan változik. Ezt mindannyian megtapasztaltuk már. Egy ember távozik, egy pozícióval bővül, vagy valakit előléptetnek, és ezzel új szervezeti struktúrát hagynak maguk után. Mindannyian próbáljuk kitalálni, hogy mi volt a felvételi költség, vagy melyik költséghelyről származik.
Amikor változás történik, sok szervezet számára ez a belső struktúra átszervezését vagy a nulláról való teljes újrakezdést jelenti. Sok vállalat bonyolult táblázatokon és dokumentumokon keresztül kezeli szervezetének költségeit és a csapatok felállítását, amelyeket csak néhány alkalmazott ért meg ránézésre. Ahogy a 2018-as State of Workforce Management jelentésből kiderül, az egészségügyi és humánszolgáltató szervezetek 42%-ánál a fluktuáció meghaladja a 20%-ot, ami a szervezeti struktúra folyamatos módosítását eredményezi. Ahhoz, hogy lépést tudjanak tartani ezekkel a változásokkal, a szervezeteknek egyszerűbb utat kell találniuk.”
A szervezet struktúrájának átláthatónak kell lennie, ami azt jelenti, hogy a munkaerő-állományon belül minden alkalmazottnak képesnek kell lennie arra, hogy megnézze és megértse, hogyan épül fel a szervezetük. Ez segít az alkalmazottaknak megérteni a belső parancsnoki láncot, a vezetőknek pedig abban, hogy lássák a csapatukon belül az összes alkalmazottat, és szükség esetén adminisztratív intézkedéseket tehessenek. Amikor az alkalmazottak elhagyják a szervezetet, egy megüresedett pozíció betöltésre kerül, vagy egy alkalmazott új pozícióba kerül, a szervezet struktúrájának automatikusan frissülnie kell, mindenféle manuális erőfeszítés vagy beavatkozás nélkül. Szerencsére az egészségügyi és humán szolgáltatások szervezetei számára ma már rendelkezésre áll egy olyan eszköz, amely ösztönzi az átláthatóságot és az automatizálást a szervezet struktúrájával kapcsolatban, amelyet kifejezetten az igényeik és kihívásaik figyelembevételével terveztek. Ezt az eszközt virtuális szervezeti diagramnak nevezik.
Mi az a virtuális szervezeti diagram?
A virtuális szervezeti diagram egy szervezet belső hierarchiájának vizuális megjelenítése, és részlegenként térképezi fel a munkaerőt. A virtuális szervezeti ábrák fontos szerepet játszanak a munkafolyamatok automatizálásában, és segítenek biztosítani, hogy egyetlen feladat, projekt vagy adat se csússzon át a rostán. Ez különösen hasznos a több száz alkalmazottat foglalkoztató szervezetekben, ahol a változó szervezet manuális nyomon követése teljes munkaidős feladat lehet. Ez nem csak időt takarít meg a HR-eseknek, de felszabadítja őket, hogy olyan feladatokra összpontosíthassanak, amelyek jobban hozzájárulnak a szervezeti sikerhez, mint például a legjobb tehetségek toborzása és megtartása.
A virtuális szervezeti diagram lehetővé teszi a vezetők számára, hogy úgy alakítsák ki szervezetüket, ahogyan szeretnék, lehetővé téve számukra, hogy meghatározzák, hány pozíció lesz az egyes osztályokon. A vezetők egy lépéssel tovább is mehetnek, és konkrét attribútumokat köthetnek az egyes pozíciókhoz, például bértartományt, költséghelyet, finanszírozási forrást és helyszínt. A szervezet belső átláthatóságának növelésén túl ez a megközelítés segít a vezetőknek abban is, hogy jobban nyomon követhessék az egyes pozíciókhoz kapcsolódó költségeket. Ez jelentősen csökkenti a költségvetésen kívüli alkalmazottak felvételének kockázatát.
Hol talál virtuális szervezeti ábrát?
A HR-szoftverek terén a főbb szereplők és gyártók közül sokan nem rendelkeznek virtuális szervezeti ábrával. Ez valószínűleg azért van, mert a szoftvereik általánosak, és a szervezeti mérettől függetlenül tömeges használatra készültek. Az olyan kifinomult, speciális gyártók azonban, mint a DATIS, amelyek konkrét iparágakra összpontosítanak, teljesen interaktív és használható virtuális szervezeti ábrát kínálnak, további költség nélkül. A jelenleg a szállító kiválasztási folyamatában lévő vezetőknek, akik értéket látnak a nagyobb belső átláthatóságban és automatizálásban, a szoftverbemutatók során érdeklődniük kell a virtuális szervezeti diagramról.
A modern virtuális szervezeti diagramok webalapúak, és bárhonnan és bármikor elérhetők, általában egy online portálon keresztül. Sok egészségügyi és humán szolgáltató szervezetnek vannak olyan alkalmazottai, akik távolról vagy útközben dolgoznak, ha ezek az alkalmazottak megtekinthetik a szervezeti struktúrájukat, az növelheti az alkalmazottak elkötelezettségét, és ezeket az alkalmazottakat a körforgásban tartja. Míg a szervezeten belül minden alkalmazott hozzáférhet a virtuális szervezeti ábrához, a vezetők, adminisztrátorok és vezetők speciális jogosultságokkal rendelkeznek, amelyek részletesebb leírást biztosítanak számukra a szervezetüket alkotó különböző pozíciókról.
Mit tehet most?
Mivel az egészségügyi és humánszolgáltató szervezetek 98%-a azt jósolja, hogy 2018-ban több digitális eszközbe és megoldásba fog beruházni, valószínű, hogy már felkutatott néhány szállítót, vagy akár demókat is tervezett. Szánjon ma egy pillanatot arra, hogy felülvizsgálja a folyamatait. Valószínűleg az elmúlt év során átállt különböző technológiákra, de teljesen eltávolodott-e az információk kézi bevitelétől a táblázatokba és a papír alapú megoldásokba? Gondoljon arra, hogy mennyi időt tölt a szervezeti struktúra frissítésével a változások során, és milyen előnyökkel járna, ha automatizálná ezt a folyamatot. Képzelje el, hogy néhány egérkattintással strukturálhatja munkatársait, és a munkafolyamatokat automatikusan átirányíthatja a megfelelő munkatárshoz, ha a parancsnoki lánc megszakad.
A virtuális szervezeti ábrával kapcsolatos további információkért töltse le a DATIS Szervezeti ábra adatlapját.
Ezt a DATIS blogot Rob Bennett, DATIS, 2018. február 22-én írta, és engedély nélkül nem lehet újra közzétenni.