A különleges események tervezői – különösen a nonprofit világban dolgozók – tudják, hogy egy szabadtéri adománygyűjtő esemény megszervezése nagyszerű ötlet. Az ilyen típusú rendezvények, akárcsak más közösségi adománygyűjtési ötletek, megkövetelik, hogy az idei adománygyűjtő rendezvény befejezése után azonnal megkezdődjön a következő évi rendezvény tervezése. Fontos, hogy az eseményt értékeljük, és megbeszéljük, mi ment jól, és mi az, amin még javítani lehetne, amíg az esemény még frissen él a csapat fejében. A sikerek és a fejlesztések megbeszélése biztosítja, hogy ezeket a funkciókat a következő évi eseményre be lehessen építeni vagy tovább lehessen fejleszteni. Az ilyen proaktív tervezés a szponzorok számára is értéket teremt. És elkerülhetetlenül minden sikeres közösségi séta reméli, hogy évről évre növekszik és bővül.
Az ilyen rendezvények megtartásának elsődleges céljára, az adománygyűjtésre kell összpontosítani. Azon rendezvényszervezők számára, akik korábban már tartottak közösségi sétát, a tervezés egyik legfontosabb időszaka valójában a séta befejezése után következik be. Annak érdekében, hogy megismerjük egy közösségi adománygyűjtő séta tervezésének és kivitelezésének számos aspektusát, betekintünk a kulisszák mögé a chicagói Y-ME mellrákszervezet által szervezett anyák napi rendezvénybe.
Az Y-ME anyák napi mellrákgyűjtő séta
A Y-ME-t két mellrák túlélő alapította 1979-ben. A nonprofit szervezet leginkább a mellrákos betegek számára létrehozott többnyelvű Nemzeti Mellrák Hotline programjáról vált ismertté. A program az ország egyetlen 24 órás, díjmentes forródrótjaként vált híressé, amelyet teljes egészében mellrák-túlélők, képzett kortárs tanácsadók működtetnek. De a szervezet anyák napján évente adománygyűjtő sétát is szervezett, amellyel programjaikat és szolgáltatásaikat támogatták. A Y-ME 2007-ben több mint 7 millió dollárt gyűjtött össze 12 város közel 43 000 gyaloglójával. 2008-ban már 15 város vett részt. Sajnos az Y-ME 2012-ben bezárta kapuit, de az éves adománygyűjtés öröksége nagyszerű esettanulmány marad a nonprofit rendezvényszervezők számára.
Az Y-ME adománygyűjtési sikerének nagy része annak tulajdonítható, hogy szervezetten közelítette meg a tervezést, és először a legfontosabb célokat tartotta szem előtt. Liz Klug, a szervezet korábbi különleges rendezvényekért felelős igazgatója ezt mondta a 2007-es rekordévük után: “A tervezési folyamat során különböző időpontokra van tervünk. Tehát lépéseket teszünk a legkritikusabb időpontok előmozdítására, hogy biztosak lehessünk a sikerben. Például egy olyan városban, ahol esetleg először adunk otthont egy rendezvénynek, arra kell összpontosítanunk, hogy olyan nagyszerű helyszínt és helyszínt biztosítsunk, ahová az emberek vissza akarnak majd jönni. Lejjebb pedig arra összpontosíthatunk, hogy melyik kávézókba dobjuk le a prospektusokat”. Nézzük meg, hogyan szervezett Klug és az Y-ME rendezvényszervező csapata egy ilyen sikeres eseményt.
A számok elemzése
Egy közösségi séta vagy hasonló esemény megszervezéséhez több különböző alkotó célt kell összehozni, de végső soron az eseményt szervező egyesület vagy jótékonysági szervezet azért teszi ezt, hogy pénzt gyűjtsön az ügye számára. Ezért a következő esemény tervezésének első lépése akkor történik, amikor a jelenlegi esemény véget ér, és ennek a munkának a nagy része a “számokkal” kapcsolatos.”
“Alaposan megnéztük a számokat az esemény befejezése után” – magyarázza Klug – “Összehasonlítottuk, hogyan teljesítettünk idén az előző évhez képest. Megnéztük a résztvevők tapasztalatait. Értékeltük a szponzorációs kategóriáinkat. Válaszoltunk az eseményekkel kapcsolatos azonnali e-mailekre”. A rendezvényszervezők azonnali lépéseket is tesznek annak érdekében, hogy biztosítsák mindazokat, akik részt vettek az idei rendezvényen, hogy jövőre is folytatódjon.”
Klug a részletekbe is beleásta magát. Értékelései során a résztvevő önkéntesek számától kezdve a kiosztott pólók mennyiségéig mindent megvizsgált. Ezután megkérdezte, hogy a következő évben több vagy kevesebb kell-e.
Tervezési idővonal
A közösségi adománygyűjtő sétát szervezők számára fontos tudni, hogy milyen lépéseket kell kezelni a különböző időpontokban. A legtöbb nonprofit szervezet nem engedheti meg magának azt a luxust, hogy sok munkatárs és önkéntes bizottsági tag irányítsa az esemény sikerét. A tervezők azonban felismerik, hogy ügyelniük kell arra, hogy szorosan együttműködjenek egy város polgármesteri hivatalával és közművelődési osztályával, hogy az esemény bekerüljön a nyilvános naptárba.
Klug azt javasolja, hogy a tavalyi számok elemzése után első lépésként a vállalati toborzásra kell összpontosítani. Ha a rendezvény nem új program, fontos, hogy az idei rendezvény befejezése után azonnal megszerezzék a vállalati támogatást a jövő évi rendezvényhez. “A szponzorok megújítására összpontosítottunk, amikor átadtuk a rendezvényt lezáró jelentést” – mondja Klug. A következő kiemeléseket ajánlja a közösségi sétát adománygyűjtő eseményként megszervezni szándékozó tervezőknek:
- Vállalati szponzorok azonosítása
- Sétáló csapatprogramok kidolgozása
- A rendezvény tevékenységeinek meghatározása
- Sétálók toborzásának megkezdése
- A rendezvény logisztikájának véglegesítése
- Megtartani a rendezvényt
- Megtartani egy “köszönetnyilvánító” rendezvényt
- A kiértékelni és megkezdeni a következő rendezvényt
.
Y-Az ME egy külső logisztikai céget is felbérelne, hogy számos logisztikai követelményt kezeljen. Az egyik leghasznosabb azonban egy online regisztrációs rendszer bevezetése volt.
Online regisztrációs rendszer sikere
Y-ME gyorsan megismerte a web használatának fontosságát az online regisztrációhoz, és azóta határozottan támogatja a technológia használatát az online regisztrációhoz és adománygyűjtéshez.
Befektettek egy online választói kapcsolatkezelő rendszerbe, amely a 2003-as verseny weboldalaként szolgált. Ez a fajta rendszer személyes weboldalként szolgál az önkéntesek számára, hogy személyre szabottan szólítsanak fel adományokra és egyéb részvételre. Az információkat egyetlen adatbázisba rögzíti, és eszközként szolgál a gyalogló csapatkapitányok számára, hogy bátorítsák tagjaikat.
Az online résztvevők száma 4000-ről 11 594-re nőtt. Az online adományok száma 5 000-ről 19 650-re nőtt. Az Y-ME csapata úgy vélte, hogy hozzájárult a 2,35 millió dolláros cél eléréséhez, és bónuszként a technológia mintegy 20.000 dollárral csökkentette az adminisztratív költségeket.
Egy ilyen rendszer fontos kommunikációs eszközként is szolgálhat, amely lehetővé teszi a szervezet számára, hogy a verseny napján túl is nyomon kövesse és továbbra is bevonja a választópolgárokat.
A verseny napjának idővonala
A közösségi sétákat leggyakrabban délelőttre tervezik. A jelzések összetettségétől és a helyszíntől függően az esemény előkészítése általában már egy héttel az esemény előtt elkezdődhet, a legtöbb tevékenység pedig a séta előtt néhány nappal történik.
Amikor az Y-ME az éves adománygyűjtő eseményét tervezte, a csapat általában megpróbálta behatárolni azt a területet, ahol a sétát tartották, hogy az ne igényeljen jelentős mennyiségű erőforrást bizonyos műveleti feladatok elvégzéséhez, például az utcák lezárásához. A sétájuk általában nem volt versenyszerű, így az is segítette őket, hogy nem kellett figyelembe venniük a versenyszerűbb versenykörnyezethez szükséges követelményeket.
Maga a verseny napjának menetrendje általában a következőképpen zajlott:
- A rendezvényszervező csapat megérkezik (2.5 órával a séta előtt)
- Az önkéntesek bejelentkezése (2 órával a séta előtt)
- Szponzorok bejelentkezése és felállítása (2 órával a séta előtt)
- A regisztráció megkezdődik (1.5 órával a séta előtt)
- A rajtvonal felállítása (30 perccel a séta előtt)
- nyitó ceremónia (10 perccel a séta előtt)
- A verseny kezdete
- A főszínpad szórakoztatása kezdődik (1 órával a séta kezdete után)
- Hivatalos főszínpadi megjegyzések (a séta befejezése után; 1 órakor.5 óra elteltével)
- A program hivatalosan véget ér (3 órával a séta kezdete után)
- A rendezvény lebontása kezdődik (a rendezvény hivatalos befejezése után)
Tippek a közösségi séta vagy futás megtervezéséhez
A közösségi séta vagy futás első alkalommal történő megrendezésében érdekelt szervezetek számára Klug számos javaslatot ad, amelyek segítik a sikeres rendezvényt.
- Kezdjük a meleg vezetőkkel, beleértve a jó kapcsolatokkal rendelkező önkénteseket, szponzorokat vagy egy nagy csapatot. Határozzon meg mérhető eredményeket.
- Vizsgálja meg a versenytársak rendezvényeit a városban/helyszínen, hogy azonosítsa a legjobb gyakorlataikat és a fejlesztendő területeket.
- Munkálkodjon együtt a város polgármesteri hivatalával és a parkkerületekkel, hogy megbeszéljék a szükséges engedélyeket és a rendezvény logisztikáját: időpont, helyszín, résztvevők száma. Győződjön meg róla, hogy felkészült ezekre a megbeszélésekre.
- Tájékozódjon a költségvetéséről, és győződjön meg arról, hogy egy új rendezvény esetében a működési költségek 25-30%-ban maradnak. Egyes jótékonysági szervezetek az összkiadások 15-20%-ára törekednek.
- Biztosítson szponzorokat a rendezvénye működési költségeinek 100%-ára.