Virtuaalisen organisaatiokaavion ymmärtäminen
Muutos on jännittävää. Muutos voi olla pelottavaa. Myönnettäköön, että muutos on paljon työtä. Kun organisaatiot kasvavat ja lisäävät uusia työntekijöitä, organisaatiomaisema muuttuu jatkuvasti. Me kaikki olemme kokeneet sen. Yksi henkilö lähtee, uusi virka lisätään tai joku ylennetään, jolloin organisaatiorakenne muuttuu. Me kaikki yritämme selvittää, mitkä olivat palkkauksen kustannukset tai mistä kustannuspaikasta se tulee.
Kun muutos tapahtuu, se tarkoittaa monille organisaatioille sisäisen rakenteen uudelleenorganisointia tai täydellistä aloittamista tyhjästä. Monet yritykset hallinnoivat organisaationsa kustannuksia ja tiimikokoonpanoa monimutkaisten taulukoiden ja asiakirjojen avulla, joita vain muutama työntekijä ymmärtää yhdellä silmäyksellä. Kuten vuoden 2018 State of Workforce Management -raportista käy ilmi, 42 prosentissa terveys- ja henkilöstöhallinnon organisaatioista vaihtuvuus on yli 20 prosenttia, mikä aiheuttaa jatkuvia muutoksia organisaatiorakenteeseen. Pysyäkseen mukana näissä muutoksissa organisaatioiden on löydettävä yksinkertaisempi tapa.
Organisaation rakenteen tulisi olla läpinäkyvä, mikä tarkoittaa sitä, että kaikkien henkilöstöön kuuluvien työntekijöiden tulisi pystyä näkemään ja ymmärtämään, miten heidän organisaationsa on järjestetty. Tämä auttaa työntekijöitä ymmärtämään sisäisen komentoketjun ja auttaa esimiehiä näkemään kaikki tiimiinsä kuuluvat työntekijät ja ryhtymään tarvittaessa hallinnollisiin toimiin. Kun työntekijät lähtevät organisaatiosta, vapautuva tehtävä täytetään tai työntekijä siirtyy uuteen tehtävään, organisaation rakenteen pitäisi päivittyä automaattisesti ilman manuaalista työtä tai toimenpiteitä. Terveydenhuolto-organisaatioiden onneksi on nyt saatavilla työkalu, joka edistää organisaatiorakenteen läpinäkyvyyttä ja automatisointia ja joka on suunniteltu erityisesti organisaation tarpeita ja haasteita silmällä pitäen. Tämä työkalu tunnetaan nimellä virtuaalinen organisaatiokaavio.
Mikä on virtuaalinen organisaatiokaavio?
Virtuaalinen organisaatiokaavio on visuaalinen esitys organisaation sisäisestä hierarkiasta, ja se kartoittaa työvoiman osastoittain. Virtuaaliset organisaatiokaaviot ovat tärkeitä työnkulun automatisoinnissa, ja niiden avulla voidaan varmistaa, ettei mitään tehtäviä, projekteja tai tietoja jää huomaamatta. Tämä on erityisen hyödyllistä organisaatioissa, joissa on satoja työntekijöitä ja joissa muuttuvan organisaation seuraaminen manuaalisesti voi olla kokopäivätyö. Tämä ei ainoastaan säästä henkilöstöhallinnon aikaa, vaan vapauttaa heidät keskittymään tehtäviin, jotka edistävät enemmän organisaation menestystä, kuten huippulahjakkuuksien rekrytointiin ja säilyttämiseen.
Virtuaalisen organisaatiokaavion avulla johtajat voivat perustaa organisaationsa haluamallaan tavalla, jolloin he voivat määrittää, kuinka monta virkaa kullakin osastolla on. Johtajat voivat myös mennä askeleen pidemmälle ja sitoa kuhunkin virkaan erityisiä ominaisuuksia, kuten palkkaryhmän, kustannuspaikan, rahoituslähteen ja sijainnin. Sen lisäksi, että tämä lähestymistapa lisää organisaation sisäistä näkyvyyttä, se auttaa johtajia myös seuraamaan paremmin kuhunkin toimeen liittyviä kustannuksia. Tämä vähentää merkittävästi riskiä palkata budjetoimattomia työntekijöitä.
Miten löydät virtuaalisen organisaatiokaavion?
Monien HR-ohjelmistojen suurimpien toimijoiden ja toimittajien mukana ei tule virtuaalista organisaatiokaaviota. Tämä johtuu todennäköisesti siitä, että niiden ohjelmistot ovat yleisiä ja tarkoitettu massakäyttöön organisaation koosta riippumatta. Hienostuneet, erikoistuneet myyjät, kuten DATIS, jotka keskittyvät tiettyihin toimialoihin, tarjoavat kuitenkin täysin interaktiivisen ja toimivan virtuaalisen organisaatiokaavion ilman lisäkustannuksia. Tällä hetkellä toimittajan valintaprosessissa olevien johtajien, jotka näkevät arvoa sisäisen läpinäkyvyyden ja automaation lisäämisessä, tulisi tiedustella virtuaalista organisaatiokaaviota ohjelmiston esittelyn yhteydessä.
Nykyaikaiset virtuaaliset organisaatiokaaviot ovat verkkopohjaisia, ja niitä voidaan käyttää mistä tahansa ja milloin tahansa, yleensä verkkoportaalin kautta. Monissa terveys- ja henkilöstöpalveluorganisaatioissa on työntekijöitä, jotka työskentelevät etänä tai tien päällä, ja jos nämä työntekijät voivat tarkastella organisaatiorakennettaan, se voi lisätä työntekijöiden sitoutumista ja pitää nämä työntekijät ajan tasalla. Vaikka kaikilla organisaation työntekijöillä on pääsy virtuaaliseen organisaatiokaavioon, johtajilla, ylläpitäjillä ja johtajilla on erityisoikeudet, joiden avulla he saavat yksityiskohtaisemmat kuvaukset organisaationsa eri tehtävistä.
Mitä voit tehdä nyt?
Koska 98 prosenttia terveys- ja henkilöstöpalveluorganisaatioista ennustaa investoivansa enemmän digitaalisiin työkaluihin ja ratkaisuihin vuonna 2018, on todennäköistä, että olet jo tutkinut joitakin myyjiä tai jopa sopinut demoja. Käytä tänään hetki aikaa prosessiesi tarkistamiseen. Olet todennäköisesti siirtynyt eri teknologioihin viime vuoden aikana, mutta oletko siirtynyt kokonaan pois tietojen manuaalisesta syöttämisestä laskentataulukoihin ja paperipohjaisiin ratkaisuihin? Mieti, kuinka paljon aikaa kuluu organisaatiorakenteen päivittämiseen sen muuttuessa, ja mitä hyötyä saat tästä prosessista automatisoimalla. Kuvittele, että voit jäsentää työvoimasi muutamalla hiiren napsautuksella ja että työnkulut ohjautuvat automaattisesti oikealle työntekijälle, kun komentoketju katkeaa.
Lisätietoa virtuaalisesta organisaatiokaaviosta saat lataamalla DATIS Organizational Chart -tietolomakkeen.
Tämän DATIS-blogin on kirjoittanut Rob Bennett, DATIS, 22. helmikuuta 2018, eikä sitä saa julkaista uudelleen ilman lupaa.