Yleisesti voit pyytää työntekijältä lääkärintodistusta, kun hän ottaa vapaata sairauden vuoksi. Yrityksesi sairauspoissaolokäytännön lisäksi lääkärintodistuksia ja työhön liittyviä poissaoloja säätelevät kolme liittovaltion lakia: Health Insurance Portability and Accountability Act Privacy Rule (HIPAA), Americans with Disabilities Act (ADA) ja Federal Medical Leave Act (FMLA). On tärkeää tietää, mitä kukin laki sallii.
HIPPA
HIPAA:n tietosuojasäännön (Privacy Rule) mukaan työnantaja voi pyytää työntekijöiltä lääkärintodistuksen ja muita terveystietoja, jos tietoja tarvitaan sairausloman, työntekijöiden korvausten, hyvinvointiohjelmien tai sairausvakuutuksen määrittämiseksi.
Jos kuitenkin pyydät tietoja suoraan työntekijän terveydenhuoltopalvelun tarjoajalta, tämä ei voi antaa tietoja ilman työntekijän suostumusta – ellei jokin muu laki pakota häntä siihen.
ADA
Yhtäläisten työmahdollisuuksien komission (Equal Employment Opportunity Commission) – joka valvoo ADA:n noudattamista – mukaan työnantajilla voi olla käytäntö, jossa vaaditaan kaikkia työntekijöitä toimittamaan lääkärintodistukset, joilla voidaan perustella vammaisuutta, pyytää kohtuullisia mukautuksia tai todistaa loman tarve.
Vuonna 2017 liittovaltion tuomioistuin hyväksyi ADA:han liittyvän tapauksen, jossa työntekijä irtisanottiin, koska hän oli kieltäytynyt toimittamasta lääkärintodistusta. Tapauksessa Gogos v. AMS Mechanical System Inc. työntekijä (Gogos) haastoi AMS Mechanical System Inc:n oikeuteen väittäen, että hänet erotettiin vammaisuuden vuoksi – mikä, jos se pitää paikkansa, rikkoisi ADA:ta. Tuomioistuin vahvisti, että oli ”kiistattomia” todisteita siitä, että työntekijä irtisanottiin sen vuoksi, että hän kieltäytyi kieltäytymästä siitä, mitä tuomioistuin piti kohtuullisena ja laillisena lääkärintodistuspyyntönä.
FMLA
FMLA:n mukaan työnantaja voi vaatia lääkärintodistusta tai lääkärintodistusta, kun työntekijä hakee ensimmäistä kertaa lomaa FMLA:n nojalla. Jos työntekijä on pidennetyllä lomalla, lääkärintodistus voidaan pyytää 30 päivän välein.
Jaksottaisella FMLA-vapaalla olevalta työntekijältä ei voida vaatia lääkärintodistusta joka kerta, kun hän on poissa töistä. Työntekijän alun perin toimittaman lääkärintodistuksen, jossa ilmoitetaan jaksottaisen FMLA-vapaan tarve, pitäisi riittää. Työnantaja voi kuitenkin kysyä, liittyykö poissaolo suoraan ajoittaisen FMLA-vapaan syyhyn.
Sairauslomakäytäntö
Voit ottaa lääkärintodistukset osaksi yrityksesi sairauslomakäytäntöä, kunhan sovellat käytäntöä johdonmukaisesti kaikkiin työntekijöihin. Välttääksesi ADA:n rikkomisen voit harkita vain sen varmistamista, että työntekijä on käynyt terveydenhuollon tarjoajan vastaanotolla ja vahvistanut mahdolliset työhön liittyvät rajoitukset. Älä pyydä diagnoosia työntekijän sairaudesta, ellei laki sitä salli.
Varmista, että tarkistat osavaltion ja paikalliset palkallisia sairauslomia koskevat lait, jotka saattavat kieltää sinua pyytämästä lääkärintodistusta, ellei työntekijäsi ole ollut poissa tiettyä aikaa.
Tietäminen siitä, milloin pyytää lääkärintodistusta sairaalta työntekijältä, voi olla hankalaa. Pyydä oikeudellista neuvontaa ennen yrityksesi sairauslomakäytännön laatimista ja varmistaaksesi, että se on liittovaltion lakien mukainen.